探究新形勢下檔案管理工作規范化途徑

王強

摘 要：在社會活動中，檔案管理是最為重要的管理活動，不管是對經濟活動，政治活動還是教育活動來說，意義重大。是企業從事經濟活動的保障，是教育事業對學生進行考核及評價的參考依據，是行政事務展開的前提條件。在新形勢下，我國經濟政治環境有了一些轉變，加大了檔案管理工作的難度，對檔案管理工作規范化提出了更高標準的要求。本文闡述了檔案管理工作規范化的意義，分析了新形勢下檔案管理工作遇到的問題，針對問題，提出了合理的解決途徑。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化途徑

在新形勢下，只有加強檔案管理工作的重視度，才能提高其工作效率。然而現階段大多數工作人員對檔案管理工作的重要性并不是很了解，使得檔案管理工作不能順利展開。在發展過程中，單位必須對檔案管理方法進行創新，并嚴格遵守檔案管理工作的標準要求，對檔案進行規范化管理，盡可能的提高服務質量，為事業單位提供便利，從而促進社會經濟建設的發展。

1.檔案管理工作規范化的意義

1.1順應檔案管理工作的標準要求

企業和其他單位在經營過程中環境發生變化的主要原因是政治經濟環境發生了巨大改變，這一改變牽動著其他環境的變化，一旦不能快速適應政治經濟環境所帶來的變化，就會給企業和其他單位造成一定的影響。檔案管理是記錄企業和其他單位發展的歷史信息，是企業和其他單位在發展過程中的首要選擇，記錄著企業在發展中所做的所有努力，為企業提供參考依據。做好檔案管理工作，能夠確定企業的發展方向，找出在發展中所遇到的問題，從而推動企業和其他單位的可持續發展。

1.2加強自身管理

單位日常管理的核心部分就是檔案管理，對一個企業來說，檔案管理是企業發展的前提基礎，把在發展過程中遇到的問題進行整合，歸檔，為企業在日后的發展過程中提供參考依據。與此同時，檔案管理還是企業創建企業文化的重要手段，有助于企業良好形象的樹立。對學校和單位來說，檔案是教學經驗和績效考核總結的重要依據，與單位的日常運營有著密切聯系。對檔案進行規范化管理，可以在一定程度上提高工作效率，有助于加強企業自身的管理。

1.3促進企業單位快速發展

企業管理是企業運營過程中所必須的活動，檔案管理與現代企業管理有著緊密聯系。通過總結和整理企業單位的發展過程，實踐經驗以及數據資料，能夠為后期的發展提供參考依據。檔案中的資料能夠促進企業單位快速發展，是企業發展過程中的精髓，任何單位在前期發展中都不是順利的，檔案管理能夠對以往的經驗教訓進行總結，對后期的發展做一個整體規劃，從而加快企業單位的發展進程。

2.新形勢下檔案管理工作遇到的問題

2.1檔案管理思想比較落后

現如今，在企業單位和學校里，通常只要一涉及到檔案管理部門就會出現一個問題，就是檔案管理主要管理的內容是什么。他們認為檔案管理主要是保存和維護企業單位和學校日常經營過程中的重要數據資料，確保數據資料不會丟失，是檔案管理工作的主要內容。這是一種傳統的檔案管理思想，也體現了檔案管理思想的落后程度，由于受到傳統思想的影響，目前我國一部分檔案管理人員的工作積極性較差，缺勤率高。另外，還有一些企業單位并沒有安排專門的檔案管理人員，只是隨意讓某位員工來承擔。檔案管理思想落后給我國檔案管理工作帶來了巨大影響。

2.2檔案管理方法相對落后

在傳統檔案管理思想的影響下，檔案管理方法主要是以人文本的管理。由工作人員對檔案進行歸納和整合，這種方法的效率極低，大多數需要用檔案的企業單位和員工都會有這樣的感受，在急需檔案時，就會找不到檔案管理人員，或找不到所要用的檔案資料，檔案管理效率非常差。另外，因為缺少專業的檔案管理人員，使得檔案管理出現雜亂現象，完全不符合檔案管理的標準要求。因此，通過目前的檔案管理方法，很難保證檔案環境的安全性，有的檔案室通風情況較差，空氣濕度大，一些檔案資料出現了破損情況。檔案在維護過程中，因為每個管理人員的方式方法不同，所以結果也不同。

2.3檔案管理人才嚴重流失

檔案管理的專業性非常強，并不是將資料簡單的整理好，所涉及的專業性東西較多，例如，統計法，數據庫，對此只有專業型人才才可以擔任此職位。現階段，多數企業單位檔案管理人才嚴重流失，一部分企業單位利用工作人員輪流替換的方式進行管理，但效果不是很明顯。還有一部分企業單位中的檔案管理人員的年齡普遍較高，接受創新型管理方法和思想的進度比較慢，造成管理效率偏低。與此同時，有的企業單位中的檔案管理人員的年齡較小，沒有管理檔案的經驗，在管理過程中經常出現失誤，給管理效果帶來巨大影響。

3.新形勢下檔案管理工作規范化的途徑

3.1合理利用法律手段

如今大多數企業單位對檔案管理的重視程度不高的主要原因是檔案管理沒有在法制體系當中，管理人員對檔案管理的重要性認識不夠全面。對此，在新形勢下，企業單位就要合理利用法律手段，提高檔案管理工作的規范性。第一，加強檔案管理立法工作，將檔案法作為參考依據，把企業單位內部的檔案管理以法律手段的形式明確下來，使得企業單位在日常工作中以相關檔案資料作為參考依據，加強工作人員對檔案管理的重視程度。第二，通過法律手段對檔案管理進行監督，對需要檔案的單位，定期進行檢查，使檔案中的內容真實有效，不存在虛假內容。

3.2合理利用現代科技手段

隨著網路信息的不斷更新，在一定程度上加大了檔案管理的難度，增加了任務量，給檔案管理人員帶來了極大的壓力。對此，就需要合理利用現代科技手段對檔案進行管理。首先，創建數字化檔案系統。把全部的檔案已電子化存檔的方式進行存儲，創建數字化的數據庫，將電子存檔和實物存檔融合到一起，這樣能夠在一定程度上降低檔案的破損情況。其次，創建電子化檔案管理目錄。將圖書館管理系統作為參考依據，在檔案管理中創建一套和圖書館管理系統相似的系統，并創建電子檢索目錄，提升檔案管理效率。最后，創建電子溫控系統。在檔案室中安裝溫度和濕度控制器，并將二者的溫度控制在一定范圍內，延長檔案的存儲時間，提高管理質量。

3.3規范化管理

新形勢下檔案管理工作規范化途徑有，第一，檔案采集的規范化。檔案室中的檔案包裝及縫隙必須采用統一規格的檔案袋，在使用檔案時必須開有證明。第二，檔案歸納整合的規范化。專業性強的檔案管理人員，都是利用編碼形式定期對檔案進行歸納整合，把檔案管理的井井有條，方便查找。檔案存儲的規范化。檔案室要定期通風，打掃灰塵，維持檔案室的采光度，降低檔案室的空氣濕度，有助于更好的存儲檔案。第三，引進經驗豐富的檔案管理人員。加強對檔案管理人員的培訓力度，了解現代化管理流程，提升自身的專業技能。在管理過程中，使用現代化管理思想和手段，了解檔案管理的重要性，將檔案管理歸類到企業單位的日常工作中去。

4 結語

綜上所述，在社會活動中，檔案管理是最為重要的管理活動，不管是對經濟活動，政治活動還是教育活動來說，意義重大。因為檔案管理的思想和方法相對落后，導致我國企業單位的檔案管理效果不是很明顯，有一些檔案會出現破損情況，檔案查找時間長等問題。隨著政治經濟環境的變化，企業單位需要加強檔案管理的重視度，積極引進國外先進的管理思想和方法，合理利用現代科技手段，從而提高檔案管理的質量和效率。

參考文獻

[1]姜春麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代經濟信息，2015（22）；74-75

[2]葉暉.新形勢下檔案管理工作的規范化途徑[J].環球市場，2016（26）；140-141

[3]王冬梅.新形勢下如何實現檔案管理工作的規范化[J].民營科技，2016（7）；84-86