新時期企業檔案數字化建設研究

聶祥引

摘 要：在信息化發展背景下，計算機網絡技術已經得到了快速發展，這就為企業檔案數字化建設帶來了發展機遇。基于此，傳統形式的紙質檔案存儲逐漸轉變為了計算機存儲，在一定程度上方便了檔案查詢以及使用，還能夠大大提升企業辦事效率。因此，信息化發展的今天，強化企業檔案層面的數字化建設發展為企業發展工作的重中之重。本文就新時期企業檔案數字化建設展開詳細論述。

關鍵詞：新時期；企業檔案；數字化建設

現階段，計算機、存儲技術以及網絡技術組成的現代化信息技術已經獲得了迅速發展，應用也更加普遍以及廣泛，直接關系到經濟社會發展水平。此外，信息化以及數字化成為企業生存發展的重要手段，能夠為企業發展經營保駕護航，同時也是現代化的主要標志。在此前提下，傳統檔案管理中的實體保管為主，被數字化管理取代，數字化建設勢在必行。

1 新時期企業檔案數字化建設中存在的問題分析

1.1 缺乏數字化建設的規范體系

隨著檔案數字化趨勢的發展，檔案保管、檔案查詢以及檔案利用方式逐漸發生了較大程度上的變化，其管理工作更加依賴先進的計算機系統，之前的檔案管理規范已經不再適用于現在的管理工作，必須要有全新化的規范作為保障，從根本上實現檔案數字化管理的科學性以及合理性[1]。但是，目前數字化建設期間的規范體系相對來說還不夠健全，沒有統一的行業標準，大部分企業檔案工作人員都是在摸索中前進，對于相關檔案數字化職責不夠明確，數字化檔案工作程序缺乏具體性，工作人員不能夠熟練掌握科學化的檔案管理方法，這種情況下，企業檔案層面的數字化建設就難以實現規范化操作，影響其最終工作效率。

1.2 數字化建設流程設計不合理

數字化工作往往包含多個方面的內容，比如知識產權審計工作、工作計劃編制工作、市場調研工作、流程設計工作、編輯工作、審校驗收工作以及成果歸檔驗收等。但是，在實際工作期間，企業檔案管理期間的數字化建設沒有明確化的定位，存在嚴重的認知偏差。此外，檔案數字化建設中沒有規范化的數字化設計規劃流程，過于片面追求原文數字化，在一定程度上忽視了目錄數字化管理，這樣就會對檔案利用管理產生嚴重阻礙作用。

1.3 數字化建設技術不夠成熟

從某種程度上講，企業檔案在整個數字化建設中，會存在大量技術性難題，技術研發不成熟。具體來說，第一，檔案數字化建設期間的軟件設備適應性不強。軟件種類多種多樣，而且不同軟件之間經常還會出現不能兼容的不良問題，進而造成不同軟件難以實施數字化管理，軟件不通用問題嚴重，數據信息也難以得到同時讀取。第二，檔案信息在網絡層面的保存問題較為突出，作為一項技術難題，數字化檔案保存很難在較短時間之內得到有效處理。現階段，數字化檔案往往采用磁盤以及光盤保存的方式進行存儲，而這些載體壽命是相對較短的，控制在五年到十五年之間。與此同時，隨著信息化技術的日益更新換代，舊存儲介質或者是技術會因技術過時造成讀取困難。

1.4 數字化建設的信息安全難以保障

企業檔案一般情況下會涉及大量企業秘密或者是行業利益，與企業切身利益息息相關。在信息化發展時代，信息資源作為一項戰略性資源，其重要性要遠遠大于企業資產。新形勢下，檔案信息安全以及保密問題顯得尤為重要，屬于檔案數字化工作的關鍵性環節。目前，檔案數字化加工期間，因管理人員自身保密意識相對薄弱，再加上保密技術發展不夠成熟，非常容易造成檔案信息泄密，難以保證信息安全，最終會對企業利用帶來較為嚴重的損害。

2 新時期企業檔案數字化建設策略分析

2.1 強化數字化建設的統籌規劃

一般情況下，企業檔案層面的數字化管理工作開展之前，一個非常重要的環節就是制定出科學化的建設方案，就數字化建設流程以及步驟實施統籌規劃。具體來說，方案制定期間，需要相關管理人員從企業自身發展情況出發，進一步明確企業發展的最為核心的需求，例如工作時機、內容以及組織模式等等[2]。此外，工作人員還應該提前明確企業檔案在整個數字化建設中的項目管理工作，包括企業項目招投標以及企業人員管理工作等。在此基礎上，企業管理人員要注重文件管理以及安全程序管理，在文件管理工作中，需要就原有的文件進行備份或者是恢復處理，真正做好文件理清工作。對于安全管理程序而言，應加強文件的保密管理以及權限開放控制，全方位統籌，強化管理效果。

2.2 轉變檔案數字化建設理念

為了從根本上提升企業在檔案數字化建設工作中的效率，企業需要大力加強專業化管理隊伍建設，積極開展數字化建設。在實際工作中，企業應該怎樣加強管理人員培訓，以此提升管理水平呢，這是一個值得引起高度重視的問題。第一，企業檔案管理思想需要得到不斷更新調整，不斷開拓企業管理人員自身視野。在管理人員高度重視數字化建設的基礎上，實現企業內部快速推進數字化發展[3]。目前，數字化管理技術已經在大數據發展背景下變得更加日新月異，所以說，檔案管理人員需要從自身出發，加快知識更新步伐，讓數字化建設水平緊跟時代步伐，從根本上提升檔案管理水平。實質上，數字化以及傳統檔案之間是各有優缺點的，排除部分特殊情況之外包括打官司等傳統檔案之外，檔案數字化相對來說更加高效以及便捷，屬于企業發展的重要趨勢[4]。

2.3 注重先進技術的開發利用

計算機能夠改變我們的日常生活，隨著網絡技術的發展，使人與人間更加密切，距離縮短，文件搜索查詢已經不用再直接到圖書館以及檔案館查詢了，僅僅需要連接上網絡開展數據庫查詢就可以了。因此，企業檔案必須要就數字化管理工作引起重視，充分借助計算機技術的便捷性，提升檔案查詢效率與管理流程效率。與此同時，在整個建設期間，還必須要強化數據庫安全管理以及保密管理、比如，企業會計檔案管理當中的紙質發票已經逐漸發展成了電子發票模式，從而不斷提升了發票報銷效率，縮短了處理實踐。此外，工程檔案以及企業網絡辦公之間的有機結合，積極開展數字化跟蹤管理，可以讓公司就工程發展變化情況有一個全面化的掌控[5]。

2.4 加大數字化建設軟硬件投入

從企業發展的長遠利益出發，相關工作人員必須要注重檔案數字化發展，從硬件配置、網絡更新以及安全設施管理等多個方面有計劃以及有步驟的建設。具體來說，可以運用每年撥專款方式，實現硬件升級換代，為數字化提供硬件保障[6]。針對軟件開發，企業需要聯合各個部門，加強溝通交流，構建一整套科學化的檔案數字化設計方案，強迫制止那些與企業發展情況不符合或者是粗制濫造的軟件，形成安全可靠以及功能強大的企業檔案數字化軟件，并在一定時間內實現其廣泛推廣應用。

3結語

總而言之，數字化屬于社會發展趨勢，同時也是企業檔案工作發展方向之一。因此，企業需要為檔案數字化提供良好條件，針對問題，采取合理化手段，讓檔案工作更好地融入信息化建設中，為檔案數字化建設奠定良好基礎。

參考文獻

[1]溫青玉.淺談企業檔案數字化建設[J].機電兵船檔案，2015，05：60-62.

[2]張華麗，楊華勇，江偉.數字化檔案云存儲技術研究與設計[J].軟件導刊，2017，1612：184-187.

[3]邢彬彬.信息時代企業檔案管理淺析[J].企業改革與管理，2017，23：12-13.

[4]陳艷艷.加快數字化檔案建設促進國企可持續發展[J].城建檔案，2016，11：24-25.

[5]趙彥.淺述企業檔案的數字化管理[J].辦公室業務，2017，15：123.

[6]靳樹梅.企業數字化檔案管理工作的實踐與思考[J].無線互聯科技，2013，08：194.