職業學校檔案管理信息化建設

劉虹

[摘? ? ? ? ? ?要]? 檔案管理是學校進行各項信息的留存和使用的重要的管理項目，隨著我國經濟的不斷發展以及信息化改革的不斷提升，提高對檔案的管理和利用已經成為提升學校數據庫和服務能力的重要手段。職業學校檔案管理信息化建設正在逐步落實，旨在幫助職業學校進行信息一體化的檔案管理，提高職業學校檔案管理準確性和檔案管理的利用率。檔案管理對于職業學校來說是一項非常重要的任務，對學生的發展起著重要的作用。隨著電子信息的不斷改革和進步，學校的檔案管理工作必須也要進步。

[關? ? 鍵? ?詞]? 職業學校;檔案管理;信息化;建設;策略

[中圖分類號]? G712? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2018）35-0296-02

現階段我國檔案管理信息化總體上還存在很多問題，隨著學生和教師人數的不斷增加，檔案管理信息化已經到了十分關鍵的地步。職業學校必須加強檔案網絡建設管理力度，不斷開發資源，深入了解學校檔案管理信息化建設中所存在的問題，改變落后的觀念，正確認識到檔案管理信息化的重要性，建立檔案管理信息化統一的管理標準，讓職業學校的檔案能夠得到統一的處理和分類，提升檔案信息的完整性和可靠性。在職業學校檔案管理信息化建設的過程中，教師一定要認識到信息化時代所存在的挑戰，積極配合管理工作人員，提升專業技能的同時推動職業學校檔案管理信息化建設的進程。

一、職業學校檔案管理信息化建設的意義

首先，職業學校進行檔案管理信息化建設，可以有效記錄學校的歷史，讓更多的學生以及教師亦或者是社會中的大多數人能夠對學校的管理有一定的認識;有助于建立和完善學校的基礎信息，讓職業學校將有價值的信息進行記錄和留存。其次，職業學校檔案管理信息化可以為學校的師生和政府提供服務，讓管理信息得到有效的利用和保存。職業學校檔案管理不僅可以完善記錄，還可以幫助管理工作人員對人員的基本信息進行了解。在職業學校的實際工作中，利用學校檔案為社會和用工單位提供學歷證明，進行評優評選，能夠起到有效的服務作用。最后，職業學校檔案管理信息化可以為學校改革打下數據基礎，讓學校進行信息化和網絡化數據管理，讓檔案管理的真實性成為學校信息整合的全方位覆蓋。職業學校需要把握真實的數據庫，對人員的流動性和學校的信息完善起到很好的統計作用，由此可見，職業學校檔案管理信息化的建設是多么的有價值。

二、職業學校檔案管理信息化建設策略

（一）提高檔案管理信息化素質

檔案管理工作者是檔案管理的實施者，而且檔案管理工作系統性、管理性、專業性都比較強，檔案管理人員需要對信息進行有效的分析和處理，需要適應時代的高速發展才能夠完善檔案管理工作。因此，學校在管理工作中，必須意識到人才的重要性，要通過建立一支高素質的管理工作人員隊伍來實現職業學校檔案管理信息化。只有高素質的人才才可以對先進的信息化管理技術進行有效的運用，發揮人才的優勢，提升學校檔案信息管理效率。對于信息管理來說，即便是先進的系統數據庫也還是需要人員控制才能達到檔案管理信息化的有效運用，如果沒有高素質的人才，那么管理工作的領導將不能很好地分配管理任務，管理工作人員也不能發揮檔案管理信息化的作用。因此，職業學校檔案管理的信息化必須要培養高素質的人才，以提高質量。

例如，職業學校可以采用現代化手段對管理檔案的專業人才進行自主培養，可以從其他機構抽調優秀的管理工作者到職業學校進行演講和考察，對管理工作人員進行專業技術的培訓，提高檔案管理工作者的管理技能的同時，提高工作人員的素質。學校還可以采用有效的措施來加強學校檔案管理的實效性，增強管理工作人員的計算機操作能力和文字管理能力以及文字檢索能力。職業學校還可以采用選舉的方式來升遷管理工作人員，而這樣的方法可以提高管理工作人員的素質，激勵管理工作人員嚴格要求自己，能夠正確地運用計算機軟，對管理的信息進行適時的檢索和反饋。學校還可以開展培訓活動，優化管理工作人員的隊伍，提升學校檔案管理信息化的進程，不斷地更新培訓內容，并與當今社會的發展接軌，加強電子信息的收集和有效運用。

（二）完善檔案管理信息化制度

從長遠的角度來看，學校檔案管理信息化的建設與學校組織的教學活動都非常重要，所以，學校需要轉變資金投入，將更多的資金投入教學環節和管理環節，并不斷地改變觀念適應當今時代的信息化發展，促進學校信息化管理建設。要統籌規劃，不能盲目地投入資金，要最大限度地發揮檔案管理信息化效益。制度對于檔案管理信息化具有很大的促進作用，是因為可以保證學校的管理工作正常運行。因此，學校需要在檔案管理信息化的建設過程中制定相應的獎懲制度來調動管理工作者的積極性。對于大多數人來說，管理工作是一項十分枯燥的工作，因為每天接觸的是同樣的事物和同樣的理念，一直都是一成不變的。因此，學校可以以管理工作人員的工作時間和管理檔案的數量為出發點，對工作人員的工作績效進行考核、評定，并予以相應的獎勵或者是懲處。

例如，學校的管理層可以從檔案管理的作用、效率高低的角度出發，建立檔案管理工作人員的獎懲制度。可以這樣分配，對于檔案管理信息化建設過程中有顯著貢獻的工作人員可以給予獎勵工資和增加休息日的獎勵，對于貢獻稍微小點的人可以用工作時間和工作難易度來對管理工作人員進行相應的獎勵。然而，對于職業學校檔案管理信息化建設過程中行動比較散漫的管理人員，高層就可以通過減少休息時間的方法對管理人員進行懲處，旨在讓管理工作人員能夠意識到管理工作的重要性，以調動檔案管理工作者的積極性。對他們制定相應的任務計劃書，讓他們對管理工作的內容和目標進行大量的預估，然后通過一定的時間來完成管理工作。通過這樣的方法并不是要懲處工作人員，而是要促進學校檔案管理信息化的建設，消除工作人員的消極態度，改善工作環境，調動員工的工作積極性。

（三）提高檔案管理規范化

檔案管理信息化的建設對學校的信息化程度具有很高的要求，學校必須具有成熟的檔案管理信息化基礎措施來推行，才能夠讓職業學校檔案管理信息化有足夠的平臺去建設。職業學校進行檔案管理信息化建設有賴于要內部網絡的穩定性和可靠性，并能夠保證職業學校檔案信息管理的規范化，能夠將管理工作中存在的問題進行更改和修正，提高管理工作人員對于計算機的運用能力。檔案管理規范化要求學校能夠規范地實行檔案管理信息化建設的流程，能夠根據流程和標準對學校的檔案資料進行查閱和備份，并進行存檔。在職業學校檔案管理信息化建設過程中，為了提高檔案管理的規范化，并不是所有與學校有關的信息都要進行備份存檔，這是因為檔案管理必須要履行細分學校檔案的標準，通過各科室和各管理部門進行初級分類之后，再將需要備份的檔案進行備份存儲。

例如，職業學校檔案管理信息化建設的過程中，為了提高檔案管理的規范性，學校可以采用各樣方法。如，學校管理工作人員提前將初步調整的信息進行規整和分類，將各個學院或者是各個專業學生的信息進行初步分類，然后將這些檔案資料進行提交。提交以后，管理工作人員可以根據詳細的檔案進行分類、裝訂、裝盒。比如說可以將各個學院的檔案進行裝訂，這樣的話一個學院的檔案都分定在一起。而這樣，對管理工作人員裝訂的技術要求還是比較高的。需要依據信息化的標準，將檔案的年限、目錄、性質、頁數等都列入檔案管理的基本信息中。如果修訂不全的檔案進行了提交，就需要退回進行重新分類、裝訂。最后，還需要對檔案進行編號和入冊進架，實現職業學校檔案管理信息化建設的檔案規范化管理。

（四）加快檔案資源數字化進程

數字化檔案資源是職業學校檔案管理信息化建設過程中的一個必要手段。數字化檔案資源是信息化管理的基礎，能夠加快檔案轉化的步伐和對信息進行處理的時間。可以有計劃地促進檔案利用效率，加強職業學校檔案管理數據庫的建設。檔案管理信息化加快檔案資源數字化進程還可以促進電子化檔案管理，實現檔案管理與信息一體化。現在的檔案管理都是利用信息化將信息轉變成數據，通過計算機軟件進行編碼和完善，最終變成一個數據庫。現如今，職業學校檔案管理工作已經進入了半信息化的進程，通過信息檢索、紙質查檔的方式進行有效的運行。但這樣還是不能滿足信息檔案的服務需求，學校還是需要加大投入，更新辦公設備，推動自動化進程，盡快將存檔信息轉變成電子信息，加快檔案資源數字化進程，促進職業學校檔案管理信息化的建設。

例如，職業學校需要積極地創造良好的條件進行檔案信息化建設，可以建立文件目錄中心和一些網站，為網絡建設提供大量的資源。檔案管理部門需要深入研究工作要點，加強文件的收集和存儲，做好文檔電子化工作，實現紙質檔和電子檔信息的一體化，能夠在職業學校中為師生提供一定的方向，讓學生能夠通過電子化對學校進行大致的了解，也可以幫助教師管理學生。進行專題信息服務還可以提高檔案管理服務質量，推動職業學校的網絡建設，能夠增強檔案管理信息化的管理意識，使電子化檔案管理得到有效的利用。學校還要注重檔案資源的挖掘和建設，要格外注重保存過去的紙質檔案，采用現代化的掃描技術將檔案數字化，從真實意義上實現職業學校檔案管理信息化的建設。

總之，信息化思潮已經來臨，相對于傳統的檔案管理模式來說，信息化管理已經成為一種必然。職業學校進行檔案管理信息化可以有效地提高職業學校的管理水平，能夠促進職業學校的建設和發展，能夠維護學校合法的利益，方便學校高層管理人員對學校的基本情況有大致了解，能夠適時制定有利于學校教育改革戰略，提高職業學校檔案管理信息化的效率。有效地利用數字化、信息化等技術將紙質的文檔建立成數據庫，可以實現學校資源的共享，提高學校的經濟效益和社會效益。學校可以加強信息的人文管理，從人文管理的角度進行信息政策、檔案法律和檔案信息的弘揚，加快檔案管理信息化進程。