企業檔案信息化建設存在的問題與對策研究

畢宏彥

【摘要】檔案建設對企業的整體管理和綜合發展具有決定性作用，目前，我國企業檔案信息化建設處在探索階段，還存在一定的問題需要我們準確把握，有效解決。本文就企業檔案信息化建設中存在的問題進行了簡要分析，并且就此提出了具體的強化措施，希望對加強我國企業檔案信息化建設能夠有所幫助。

【關鍵詞】企業檔案；信息化建設；存在問題；對策

一、企業檔案信息化建設存在的問題

（一）企業檔案管理信息化技術落后。國內很多企業的檔案信息化建設還處在初期階段，檔案信息化建設工作面臨的最大問題是信息化技術的不成熟，企業在信息化建設過程中經常出現這樣那樣的問題，比如說，信息化運行過程中，管理軟件無法高效掌控企業檔案管理工作的要求，而且很多企業在檔案存儲技術上存在很大的問題，企業現代化信息設備也得不到更新，信息化技術收集資料的能力和措施都不夠完善，導致企業檔案信息化建設技術落后，停滯不前。

（二）管理制度不完善。很多企業的檔案管理制度不完善，首先，領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理的很多規定形同虛設，沒有約束力和執行力度，很多管理細節上的問題得不到有效的解決和優化，具體的工作細節上的規章制度沒有明確的規定，導致職工職責不明，檔案管理工作不能達到高度協作的效果。其次，企業的檔案管理工作缺乏一定的獎懲制度和監督措施，沒有專門的監督制度和監督機制，員工工作表現也沒有明確的懲罰機制，導致員工工作的積極性嚴重下降，工作的執行力度不夠，工作質量降低。

（三）管理模式不完善。如今，很多企業還在采取傳統的檔案管理模式，沒有形成單獨的檔案管理部門，也沒有專業的檔案管理工作人員，這樣的檔案管理模式必定是落后且不完善的，有礙于企業的進一步發展。也有企業初步實施了企業檔案的信息化建設，但僅僅局限于用計算機技術在歸檔文件的在案編輯和歸檔管理上，企業內部沒有建立統一的檔案管理信息化平臺，信息管理工作的效率得不到提升，導致整個企業的工作效率都會受到影響。

（四）檔案信息化管理人員綜合素質有待提升。國內企業檔案信息化建設還處在初期階段，大部分檔案信息管理人員的專業知識還沒有得到全面的更新，所以，很多檔案信息管理人員的專業素質還有待提升，專業技能不過關，他們對檔案信息化管理的概念模糊不清，不夠透徹地理解各個工作細節和要點。實際工作過程中，檔案信息管理人員對信息化操作也不是很熟練，導致檔案管理工作中經常出現問題，影響到整個企業的工作效率。

二、企業檔案信息化建設的對策研究

（一）有效提高檔案信息化管理技術水平。不斷提高檔案信息化管理技術水平，才能有效完善企業檔案信息化建設工作。首先企業檔案存儲技術應該有效完善，提升企業檔案的信息化存檔能力，從而更好地實現企業檔案信息化建設。其次，企業檔案的數字化手機手段要全面強化，企業信息收集的速度和范圍必須全面提升，而且企業檔案信息化管理的設備也應該進一步更新，企業應該配置單獨的專業檔案設備室，先進的高標準磁介質檔案存儲設備等新型的相關設備必須全面配備。

（二）有效完善檔案信息化管理制度。任何管理的引進和建設都必須要有嚴格完善的管理制度加以支撐，檔案信息化建設也是如此，只有健全了相關管理制度，才能具體明確每個職工的職責，工作一旦出現問題，可以在最短時間內責任到人，讓每個職工都能對自己的工作崗位高度負責，進一步提高工作效率。

（三）有效更新檔案信息化管理模式。如今，信息化管理模式已經成為企業檔案管理的大勢所趨，傳統的檔案管理模式已經無法適應新時期企業檔案管理工作的要求：首先，企業應該建立統一的檔案管理信息化平臺，通過信息化平臺，企業內部資源信息才能達到足夠程度的共享和流通，企業各部門、各平臺才能在最短的時間內達到信息共享，從而可以大大提升各部門的溝通效率，進一步提高企業的工作效率，以達到企業檔案全面信息化管理。

（四）有效提升檔案信息管理人員的專業素質。首先，相關的檔案管理人員應該定期接受專業的信息化管理培訓，檔案信息化管理涉及到的一切基本操作和管理技能都應該包括在內，比如說計算機基礎、檔案信息化管理知識、檔案信息化管理實際操作等都應該培訓，讓每一位工作人員都能夠做到理論知識和實際操作皆具。其次，企業內部各部門的業務和文件類型，每一位檔案管理人員都應該熟練將其分類和管理，熟練掌握企業的每一項業務，提高企業檔案信息化管理工作的效率和質量。

三、結束語

總之，目前企業檔案信息化建設中存在很多問題，我們要認真分析，并且采取有效的措施解決其中存在的問題，促進企業檔案信息化建設，進一步提升企業工作效率和經濟效益。

【參考文獻】

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