信息化時代勘察設(shè)計單位檔案管理工作探討

康郁杰

【摘要】現(xiàn)如今信息化已經(jīng)變成了時代的一種趨勢，自動化的辦公要求被廣泛運用到檔案的數(shù)字化管理當(dāng)中。但由于現(xiàn)如今在環(huán)節(jié)開展的過程當(dāng)中，勘察設(shè)計單位的資料管理仍然存在有較多的矛盾。本文將信息化來作為前提條件，就現(xiàn)如今勘察設(shè)計單位檔案管理當(dāng)中存在的問題，給出切實可行的處理建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；勘察設(shè)計單位；檔案管理

現(xiàn)如今的技術(shù)發(fā)展非常迅速，我們的社會環(huán)境正在發(fā)生巨大的變化，逐漸向信息化時代發(fā)展，現(xiàn)如今技術(shù)改革的重點以及整體就是信息技術(shù)革新，21世紀(jì)將會變成信息時代，在這一個層面上已經(jīng)達成了共識。信息技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代社會經(jīng)濟以及經(jīng)濟開展的必要資源，信息化的程度已變成了現(xiàn)代化水平以及國家實力的一種象征與衡量標(biāo)準(zhǔn)。

一、勘察設(shè)計單位檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

（一）舊的管理模式跟不上愈來愈快的信息節(jié)奏。勘察設(shè)計機構(gòu)的資料管理會保留很長的時間，但是在管理體系以及設(shè)備層面上，依舊存在有很多的缺陷與不足，沒能跟上時代以及社會發(fā)展的腳步。不但會阻礙整體的經(jīng)濟效益，并且也會為其管理造成很多不必要的麻煩。因為，勘察設(shè)計機構(gòu)的檔案管理是一種相關(guān)人員的信息資料庫，因此，強化整體的管理工作，開展信息化非常關(guān)鍵。

（二）加強檔案管理對企業(yè)發(fā)展非常重要。這些年以來，雖說勘察設(shè)計機構(gòu)在技術(shù)上不斷深入，但是原本的檔案管理形式會對我們的工作造成極大的阻礙。與此同時，也會在一定程度上為查詢工作造成麻煩。這樣一來，就會使得整體的工作效益降低，不能發(fā)揮資料應(yīng)有的作用，不利于企業(yè)信息化進程的開展。強化勘察設(shè)計機構(gòu)檔案管理信息化，合理地將各種資源開展歸納、總結(jié)、歸類，這樣一來可以提升整體的工作效益，讓查找信息的時間大大縮短，以此來提升企業(yè)的辦公效率。

（三）信息化己經(jīng)成為一種時代潮流。以前的紙質(zhì)檔案管理形式，不但跟不上時代的步伐以及發(fā)展的進程，更不利于相關(guān)的人員查詢檔案的信息。紙質(zhì)資料的存放與儲存更是為相關(guān)工作人員造成了很多不必要的麻煩，首先，其搬運以及存放就要消耗大量的人力以及物力資源，無形之中增加了其管理的成本，與其管理理念以及要求相違背。信息化的管理形式已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的必然需求，隨著信息化時代的到來，信息傳遞的形式也逐漸增多，自動化的辦公形式已經(jīng)逐漸進入我們的社會當(dāng)中，強化檔案的信息化管理，不但可以提升對于資源的使用，使查找的過程更簡單，并且還可以提升其整體工作的效益。

二、提高勘察設(shè)計單位檔案管理水平的措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。檔案管理相關(guān)工作成員的專業(yè)素養(yǎng)在很多層面上與勘察設(shè)計機構(gòu)檔案管理的工作效率相關(guān)，總的來說，檔案的管理就是人對于資源、對于物品的管理。資料的整理工作、分類工作與總結(jié)工作都要求有人員參與才可以完成，勘察設(shè)計機構(gòu)的檔案主要包含有人事檔案以及技術(shù)資料，同人事資料相比較，科技資料更為專業(yè)，絕大多數(shù)檔案有專業(yè)綜合的性質(zhì)，并且其資料的來源較廣，不但有電子檔案，同樣也有很多的紙質(zhì)檔案，這就要求我們的技術(shù)人員根據(jù)其對應(yīng)的知識理論基礎(chǔ)與相關(guān)的管理技術(shù)來實施分類管理。所以，勘察設(shè)計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)完善工作人員的準(zhǔn)入體系，選出那些知識體系完善、服務(wù)意識到位的綜合性人才。針對在崗的相關(guān)技術(shù)人員而言，要求機構(gòu)定期組織培訓(xùn)活動，為員工帶來更多、更好的提升環(huán)境，以此來保證其自身的技術(shù)水平滿足信息化發(fā)展的需求。

（二）全面落實現(xiàn)代化管理方法。1.確保管理體系的流暢性。管理體系的流暢性是落實檔案管理信息化的根本，所以，要求每個勘察設(shè)計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》與《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見》確保對應(yīng)的體系以及規(guī)定落實到位，所以，在機構(gòu)當(dāng)中要求構(gòu)建起完備的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任體系，把具體的責(zé)任分配到個人頭上，確保檔案管理機構(gòu)以及其對應(yīng)單位工作的順利開展。2.借助現(xiàn)代化管理設(shè)施。檔案的相關(guān)設(shè)施是強化檔案管理工作開展信息化進程的根本，沒有完備的設(shè)備作為輔助，就算有著再完善的體系、職業(yè)素養(yǎng)再高的相關(guān)從業(yè)人員也無從下手。伴隨著現(xiàn)代化進程的不斷深入與電子信息技術(shù)的深入開展，檔案管理環(huán)節(jié)也要求跟上時代的腳步。在之前的檔案管理體系之下，針對檔案的維護，大致局限在檔案庫房、檔案裝置的防水、防塵、防電、防輻射維護層面上，伴隨著信息化進程的不斷開展，在現(xiàn)如今的工作當(dāng)中存在有音頻資料、機讀資料、電子資料等相關(guān)的新興檔案種類，同之前的檔案儲存形式相比，這些形式的資料在其儲存形式以及介質(zhì)上都截然不同，所以，要求我們相關(guān)單位要配置對應(yīng)的儲存設(shè)備，全方位開展檔案管理信息化。

三、結(jié)語

勘查設(shè)計機構(gòu)的資料管理一直以來，都是一個值得我們?nèi)プ⒅氐恼n題，檔案可以按照其性質(zhì)歸類為一種無形的信息類資產(chǎn)，慢慢成為企業(yè)整體實力的一種具體象征，更是企業(yè)市場競爭力的一種具體體現(xiàn)。但是，因為檔案管理的信息化發(fā)展程度還不夠深入，所以，就要求借助科學(xué)的手段來強化檔案管理工作的整體效益及其質(zhì)量。

【參考文獻】

[1]鄭亂.如何在信息化條件下改進勘察設(shè)計單位的檔案管理[J].北方交通，2014（01）：127-129.

[2]趙杉.淺談水利勘察設(shè)計單位科技檔案的現(xiàn)代化管理[J].四川水利，2014 （05） ：71—73.

[3]梁江華.淺談信息化背景下勘察設(shè)計單位如何做好檔案的管理工作[J].價值工程，2014（13） ：154-155.