藥檢業務人力資源建檔與應用研究探討

向金蓮 王偉

【摘要】本文從論述藥品檢驗業務人力資源檔案建立的必要性，到其人事檔案的內涵，針對建檔、查詢管理應用中存在的問題，提出針對性的對策與建議。

【關鍵詞】藥檢業務；人力資源；建檔；應用

一、藥檢業務人力資源檔案的必要性

地方級、省級及國家級食品藥品檢測機構是國家藥品、食品監督保證體系的重要組成部分和技術支持部門，食品藥品檢測機構中心工作是質量監督和藥品檢驗。檢驗人員技術檔案是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，是反映藥檢機構檢驗實力的佐證。藥檢機構具有第三方公正性、權威性和仲裁性，這就要求檢驗人員具有強烈的工作責任心、相應的業務能力和資質水平。藥檢機構檢驗實力主要由檢驗人員、儀器設備、相關管理制度確定，而在影響藥檢公正性、權威性、仲裁性水平和能力的幾個因素中，檢驗人員的責任心、業務水平和能力是主要的關鍵，而要發揮和應用好檢驗人員的業務能力，提高檢驗人員的業務水平，必須知曉檢驗人員的專業知識、水平，業務經歷與業績、培訓和科研狀態，以及其責任心、主動性等等，就必須建立檢驗人員業務的動態的人事檔案，從檢驗人員學習、工作、科研、培訓等方面的歷程和業績的技術檔案的詳細記錄來判斷、管理檢驗人員，提高檢驗人員的藥檢水平和能力。但是關于檢驗人員人事業務檔案的建立、管理與應用還沒有相關文獻進行關心和討論。

檢驗人員的一般人事檔案，如學習簡歷、參加工作時間、工作簡歷、政治面貌、學習和工作的獎勵與處分等均由人事部門建立、更新、完善與保管。但是，進行食藥檢測的檢驗人員必須具有一定的醫藥知識、儀器設備的操作技能和藥檢的工作簡歷、科研水平，而且檢驗人員的業務水平也是一個藥檢單位的總體技術水平和資質考核的基本組成單元，檢驗人員的業務檔案是藥檢單位藥檢水平和資質晉升的主要考核依據，也是檢驗人員技術職稱晉升的依據，是藥檢單位人員業務工作安排與調度、培訓計劃安排的主要參考，也是藥檢單位科學技術方面及藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映藥檢單位藥檢技術水平與科技活動的現狀，而且還可說明整個藥檢工作的歷史過程，是珍貴的科技資源，藥檢單位的技術檔案可對藥檢單位的工作查考、科學研究、發展規劃等提供依據和參考，藥檢單位技術檔案可為計劃及決策的制定和實施以及編史修志提供科學依據和參考資料，不僅能夠為當前的業務工作以及科研工作的開展提供服務，并且還能夠為今后的發展規劃等各項工作提供服務。伴隨著藥品質量監督檢驗工作的開展，進一步強化藥品檢驗人員檔案管理工作，是有效管理藥品檢驗工作的重要基礎。加強檢驗人員技術檔案的管理是藥檢工作中的重要環節，搞好檢驗人員技術檔案工作不僅具有現實意義，而且還有深遠的歷史意義。必須重視和加強檢驗人員業務檔案的建立、維護與管理。

二、藥檢業務人力資源檔案的基本內涵

藥品檢驗人員的主要責任是執行監督藥品生產質量、檢驗分布、使用藥物和其他方面。藥檢技術檔案是藥檢單位在藥品檢驗、醫藥科研、培訓和管理活動中直接形成的，是藥檢單位和檢驗人員的檢驗能力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍。藥品檢驗人員的技術檔案在藥檢檔案中是相當重要的組成部分，和其他檔案相同，都有著“自然形成”“歷史記錄”“使用價值”的屬性，但是同時其還擁有了普通文件以及科技文件的合一性，和其他的藥檢檔案是不可分割的，并且具備了產生的持續性等自身的特點。藥品檢驗人員的技術檔案包括檢驗人員的畢業院校及專業、業務培訓、業務成長、科研水平、能力確認、資質認定及其科研內容。就需要建立藥檢單位的技術檔案，按照一定的建檔、歸檔和完善制度，通過收集、整理、歸檔和補充完善等程序形成完整的藥檢技術檔案。考察和分析檢驗人員技術檔案工作的歷史和現狀，大體存在以下問題：

（一）認識不足。在藥品監督檢驗工作中，有一部分人員把藥檢技術檔案工作視作可有可無的工作，與藥品監督檢驗的業務工作分割開來，把藥檢業務人力資源檔案與單位人力資源檔案簡單混為一體，甚至出現輕視或排斥技術檔案工作的現象；認為藥檢檔案的建立和管理耗時費事，而且需要一定的資金和時間精力建立和維護管理，對藥檢工作沒有幫助或沒有多大的幫助；有的干脆不設技術檔案，使技術檔案處于無人收集、整理和更新完善的狀態。

（二）存在短期行為現象。缺乏檢驗人員技術檔案長期維護和更新完善，缺乏對技術檔案工作長遠負責的思想和意識。不關心檢驗人員技術檔案對現在和今后工作的指導、佐證、核查等方面的作用，甚至不把個人業務與單位業務聯系，把個人發展與單位發展相聯系，缺乏實時更新和完善的恒心和耐心，未建立長效機制。

（三）技術檔案設施落后。大部分藥檢單位檔案因辦公場地、場所限制的客觀因素，未設藥檢技術檔案專庫或專柜，技術檔案存放隨意；大部分技術檔案還是紙質檔案，檔案破損、殘缺嚴重，查找不變。缺乏現代化和信息化管理，有的藥檢單位雖然已經有藥檢檔案網絡和計算機管理，但缺少藥檢技術檔案管理、更新的功能，建立、完善和查找藥檢技術檔案困難、檢索步驟復雜、檢索操作不可逆等。給技術檔案的檢索、查找、利用帶來諸多不便。

（四）檔案管理人員力量薄弱。檔案管理工作不僅僅具有較強的政策性，并且其專業性、技術性也非常強。在培養藥檢人員時，很多都只是注重藥檢技術人員的素質改善以及繼續教育，而對于檔案管理人員的繼續教育并不重視，缺乏完善的計劃以及安排，導致很多檔案管理人員水平仍然停留在過去傳統的檔案資料收集、檢索上。檔案管理專業人員隊伍在政治素養、專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與現代藥檢檔案管理維護的要求懸殊較大。在工作人員力量的配備上，有的單位檔案工作人員因一人多崗，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檢驗人員技術檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檢驗人員技術檔案管理工作的持續性、穩定性和完善更新。

（五）藥檢技術檔案資料收集整理不夠規范、齊全。沒有藥檢技術檔案的統一、規范管理的制度和方法，整理時沒有制訂統一的分類方案、歸檔范圍和保管期限，很容易造成藥檢技術檔案的缺失，給藥檢技術檔案的收集、立卷、保管和利用都帶來了不小的影響。在日常管理藥檢技術檔案工作中存在各自為陣的現象，致使檔案工作人員在收集和整理檢驗人員技術檔案材料時，往往收不齊，收不到，致使一些有價值的必須歸檔的檢驗人員技術檔案資料被遺漏，給藥檢技術檔案工作造成損失。

三、藥檢業務人力資源檔案的管理與應用

藥檢單位應當認真研究和解決藥檢技術檔案中存在的問題，采取針對性的對策措施，加強藥檢技術檔案的建立與管理，便于查詢利用。為此，提出以下研究意見和建議：

（一）更新觀念，注重協同。正確理解藥檢單位技術檔案管理與藥品監督檢驗間的依存關系，藥品監督檢驗工作屬知識、技術密集型行業，確保檢驗人員業務水平、工作能力、工作責任心是藥檢工作質量的重要保證，檢驗人員是整個藥檢工作的主體，而藥檢單位技術檔案管理工作是保證藥檢工作效率和工作質量的一個重要條件。在工作中，藥檢單位技術檔案管理工作應與其他檔案工作并行，既各自獨立，又相互配合，互為補充。

（二）重視技術檔案工作，形成制度化管理。藥檢單位技術檔案管理要以提供利用、服務為根本目的。藥檢單位技術檔案管理工作要轉變重事輕人，重物輕人，重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有檢驗人員技術檔案的價值，建立覆蓋所有檢驗人員技術檔案資源的體系。在職工中加強藥檢技術檔案工作重要性的宣傳，從而激發引導每個相關人員都參與到檢驗人員技術檔案管理工作中，積極配合并主動更新和完善藥檢單位技術檔案資料，成為企業文化的一部分；藥檢單位技術檔案管理工作的效果直接與單位的重視程度有關，單位重視將有利于改變藥檢單位技術檔案管理工作的地位，增強藥檢單位技術檔案管理的意識。其次，做好藥檢單位技術檔案管理的基礎是建立健全藥檢單位技術檔案管理制度，用制度規范管理，使藥檢單位技術檔案得到有效的建立、完善、保存和利用，這些制度應包括有藥檢單位技術檔案范圍、內容、保管期限、完善制度、保管制度和銷毀制度、利用制度、保密制度；修訂和完善檔案員崗位職責、藥檢單位技術檔案整理歸檔、保管保密、查閱利用、庫房安全保衛、鑒定與銷毀等一系列藥檢單位技術檔案管理制度，做到藥檢單位技術檔案管理有章可循、有據可依，從檔案收集、整理、管理和應用等各個環節建立藥檢單位技術檔案管理的制度，促進檔案管理工作的科學化、規范化和制度化，建立藥檢單位技術檔案匯編制度與方法，對藥檢單位技術檔案進行不斷的完善和更新，將藥檢單位技術檔案工作納入日常工作中，將檢驗人員技術檔案納入藥檢檔案的歸口統一建立與管理，檢驗人員技術檔案的建立與管理一般設在行政后勤辦公室的綜合檔案室，或者是單獨的檔案室負責管理。再次，提高藥檢單位技術檔案利用率，讓藥檢單位技術檔案不再被忽視，不再沉睡。

（三）加強檔案管理專、兼職人員的業務水平和工作責任心。檔案管理人員要具有強烈的事業心、高度的責任感、較高的政治鑒別力和嚴格的紀律性，要積極思考如何更好地開發利用藥檢單位技術檔案信息資源，提高藥檢單位技術檔案利用效率。藥檢單位要充分調動檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，讓藥檢單位技術檔案管理真正有人管，有人負責，并且要列入對檔案工作業績的考核內容；要求檔案人員在敬業精神上熱愛藥檢單位技術檔案管理工作，牢固樹立服務意識，使藥檢單位技術檔案管理更好地為業務工作服務。檔案人員要注重平時藥檢單位技術檔案的收集工作，積極主動地實施藥檢單位技術檔案收集，以便及時將藥檢單位技術檔案立卷歸檔，統一管理，對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

（四）堅定樹立藥檢單位技術檔案管理工作的長遠意識。因檢驗人員的知識、能力、業績是不斷成長變化的，需要不斷更新和完善檢驗人員的技術檔案，藥檢單位技術檔案管理工作必須具備長遠的、可持續的觀念，藥檢單位技術檔案管理必須有為“查考使用”服務的意識。

（五）提供完善的檔案管理條件。按照檔案管理要求配備必要的軟件和硬件設施，切實改善藥檢單位技術檔案保管條件，確保藥檢單位技術檔案與其他檔案資料的安全。

（六）研究藥檢單位技術檔案的特點，做好檔案管理工作。根據藥檢單位的工作特點做好藥檢單位技術檔案的收集、整理、分類、組卷、標識、編制索引，保證其完整性、準確性和系統性，在藥檢單位技術檔案資料歸檔后，必須妥善保管。

（七）完善檔案信息管理系統。單位將檢驗人員技術檔案制作成電子檔案和紙質檔案，設定人事檔案的修改完善級別和不同權限的檢索查詢，編制多角度、全方位的檢索工具，這不僅可解決藥檢單位技術檔案的真實性和完整性，又可以解決用戶利用的廣泛性和網絡資源的共享，實現電子檔案和紙質檔案的優勢互補。

四、結語

藥品檢驗人員業務能力是決定藥檢質量、水平的關鍵因素，單位技術人員技術檔案是檢驗檢測機構人員情況的真實寫照，記錄了每個檢驗人員的業務成長過程，對人員管理工作的完善起著重要的借鑒作用，是充分發揮、利用、調動與培養檢驗人員工作能力和業務水平的重要基礎條件，為了管理和應用好檢驗人員技術檔案，必須認知其位，并建立其長效機制，提供良好的環境條件，堅持信息網絡化發展的道路，注重實時的補充、更新和完善，強化保存、檢索等環節管理。

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