強化檔案統計工作 提升檔案管理水平

韋俊

摘 要：檔案統計工作是檔案管理現代化的一項重要內容，是檔案事業建設的重要的基礎工作。做好檔案統計工作對提升檔案管理水平、發展檔案事業具有重要意義。本文介紹了檔案統計工作的概念、內容，闡述了檔案統計工作的意義，指出當前企業檔案統計工作存在的問題，提出了改進措施。

關鍵詞：檔案；檔案管理；檔案統計

檔案統計工作是檔案管理現代化的一項重要內容，是檔案事業建設的重要的基礎工作。檔案工作在許多方面都可以用量化的數字形式表現出來，這些數字確切地反映了檔案工作的真實情況，是直接衡量檔案工作成績大小、管理水平高低的客觀尺度，因此，強化檔案統計工作對于提升檔案管理水平具有十分重要意義。

1 檔案統計工作的概念

檔案統計是一般統計工作與檔案工作相結合的產物，就是運用一系列的統計技術和方法，通過圖表和數字的形式對檔案工作領域中各種現象的現狀、發展趨勢等進行量的描述與分析研究，為工作決策提供堅實可靠的數據支持的工作。

2 檔案統計工作的內容

2.1檔案數量的統計

這是最基本的統計，包括檔案收進、移出、銷毀、實存數量等項目。

2.2檔案工作的統計

主要是指對檔案進行整理、鑒定、保管、利用、及“三率”（歸檔率、完整率、準確率）等業務工作情況的統計。

2.3檔案資源設備的統計

主要包括檔案機構設置、檔案庫房建設與面積、檔案裝具、設備、檔案經費、檔案人員基本情況等方面的統計。

3 檔案統計工作的意義

3.1 檔案統計為檔案收集工作提供參考和依據

借助檔案利用統計分析得出的數據和信息，可以了解館藏檔案中哪些門類欠缺，哪些內容單薄，從而更好地確定今后檔案收集的類別、重點和措施，更好地把握檔案收集的廣度、深度和力度，為健全檔案門類、完善檔案結構提供參考和依據。

3.2檔案統計為檔案鑒定銷毀工作提供依據

檔案館應具備完善的檔案移進移出體系，館藏檔案的鑒定銷毀工作不可或缺。檔案利用統計分析結果可作為鑒定檔案保存價值的參考依據，保留利用頻率高、利用周期長的檔案，剔除利用頻率較低、利用周期短的檔案，以減少不必要的損耗，實現檔案資源的良性循環。

3.3檔案統計為檔案編研工作提供依據

檔案編研課題的選擇，應緊密結合館藏實際及業務部門的需求因素，而檔案利用統計分析結論恰恰能比較準確地反映業務部門的需求，為檔案編研課題的選擇提供依據。

3.4檔案統計是對檔案工作實行監督、指導的有效工具

通過檔案統計數據發現檔案工作的現狀，從中找出差距和問題，通過總結經驗、樹立典型、表揚先進、激勵后進，可以有效地對整個檔案工作實行監督檢查，保證檔案工作健康順利的發展，從而更大限度發揮檔案的作用。

3.5檔案統計為提高檔案工作管理水平提供保障

長期地、系統地積累檔案資料，對其進行研究分析，能夠從中認識掌握檔案工作的客觀發展規律，為提高檔案的科學管理水平打下基礎，提供保障。如：對檔案的收進、移出，銷毀情況進行統計，能夠做到家底清，情況明，保證檔案的完整與安全；對庫房溫、濕度的統計，可為檔案庫房的建筑設計提供必要的參考資料，這些都是提高檔案工作管理水平的得力措施，為制訂檔案工作方針、政策和編制檔案工作發展規劃提供重要依據。

4 當前企業檔案統計工作現狀

4.1檔案統計觀念淡薄

檔案人員對檔案統計工作的重要性認識不足，檔案統計觀念淡薄，未能看到檔案統計在檔案現代管理中的重要作用，使檔案統計成為整個檔案工作中最為薄弱的環節，影響和制約著檔案科學管理水平的提高。

4.2基礎工作不扎實

檔案人員在平時的工作中沒有嚴格做好基礎數據的登記積累工作。如檔案利用只登記借閱信息，不登記現場查閱、電話查詢、RTX咨詢等信息，造成原始數據不全，直接影響到統計結果的準確性。在檔案利用過程中忽視檔案利用實例的收集工作，缺乏對實際案例的系統收集和總結歸納。

4.3技術手段落后

目前，多數企業檔案統計工作中的很多原始數據的登記積累工作還停留在手工臺賬上，受檔案人員自身素質、管理水平、工作強度等諸多因素的影響，經常出現少登、漏登現象。進行統計整理、分析時，對統計指標所涉及項目內容的各項數據均靠手工處理，提取過程較為繁瑣，從而影響了檔案統計工作的開展。

4.4統計專業知識缺乏

檔案人員普遍缺乏系統的統計專業知識，不能合理地選擇統計對象、設置統計項目，進行科學、系統的統計分析，因而不能及時、準確地掌握檔案工作的動態，揭示檔案工作中的基本規律，制約了檔案工作管理水平的提高。

4.5重統計輕分析

長期以來，企業檔案統計工作只停留在填報數字，完成上報任務的階段上，沒在對檔案統計數據進行科學、系統的統計分析，使檔案統計工作未能發揮其應有的作用。

5 加強企業檔案統計工作的對策

5.1改變思想觀念，強化統計工作

檔案部門應在全體檔案人員中開展重視檔案統計工作的宣傳和教育活動，通過對現有的檔案工作進行深入全面的統計分析，找出工作中存在的問題和差距，以生動的實例來提高全體檔案人員對檔案統計工作重要性的認識。

5.2夯實基礎工作

5.2.1建立健全檔案統計工作制度

建立健全檔案統計工作制度，是做好檔案統計工作的前提和保證。制訂檔案統計工作制度文件，建立檔案統計臺賬，進一步改革和完善檔案統計項目，使檔案統計工作規范化、制度化，經常化、有效化，為檔案決策和實際業務操作提供有力保障。

5.2.2完善數據登記項目和內容，做好數據的登記積累工作

檔案統計工作的發展應當適應不同方向、不同渠道、不同部門的要求，采用多種科學的統計方法，提供多樣化的統計資料，因此，檔案部門要不斷完善基礎數據的登記項目和內容，并通過檔案工作檢查監督、檔案法規宣傳等措施督促檔案人員認真做好基礎數據的登記積累工作，確保統計數據準確。特別指出的是，對于未查到檔案的個例也要仔細登記，才能保證基礎數據的全面、完整，統計結果準確、可靠。

5.2.3做好檔案利用實例編寫工作

通過定期下發檔案利用效果調查表或召開檔案利用效果座談會等形式與利用者進行溝通交流，集中收集近期檔案利用效益突出的事例編寫檔案利用實例，能夠更加生動形象地展示利用成效，豐富檔案利用統計分析的素材。

5.3挖掘檔案管理系統統計功能，提升統計技術手段

大力推進檔案信息管理現代化建設，是提高檔案統計質量的基本前提。檔案部門在加大檔案信息化建設的同時應充分考慮檔案統計工作的需求，使檔案統計工作與檔案信息管理現代化建設同步發展。

5.4加強統計專業知識培訓

有針對性地加強統計專業知識的培訓，制定檔案統計分析指南，組織、指導檔案人員根據自身業務的需求科學地設計統計項目，選擇統計對象，不斷完善原始數據的積累。

5.5強化統計分析，提升管理水平

利用檔案統計數據分析來優化檔案工作流程，提高檔案管理水平，更好地為企業服務，才是實現檔案價值的關鍵所在。因此，必須把檔案統計工作的重點放在數據的綜合分析研究上，應指定專人，加強檔案統計數據分析，不僅要強化對整個檔案館工作的宏觀分析，也要重視對各門類檔案工作的微觀分析。二者相輔相成，才能更科學、更合理的利用檔案，促進檔案管理工作更上一個臺階。

6 結束語

檔案統計工作是檔案工作的基礎工作，它是檔案管理計量化、精確化的基礎，貫穿于檔案工作的全過程，通過對各類工作以數據的形式進行分析來了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況及檔案事業發展的狀況，對檔案事業的發展起著至關重要的作用。加強檔案統計工作是提高檔案管理水平的重要條件，只有搞好檔案的統計工作，做到心中有數，才能有效地發揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，更好地為企業的生產經營服務，這是檔案管理工作的根本所在。