強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)工作 提升檔案管理水平

韋俊

摘 要：檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檔案事業(yè)建設(shè)的重要的基礎(chǔ)工作。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)提升檔案管理水平、發(fā)展檔案事業(yè)具有重要意義。本文介紹了檔案統(tǒng)計(jì)工作的概念、內(nèi)容，闡述了檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義，指出當(dāng)前企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作存在的問題，提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；檔案統(tǒng)計(jì)

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檔案事業(yè)建設(shè)的重要的基礎(chǔ)工作。檔案工作在許多方面都可以用量化的數(shù)字形式表現(xiàn)出來，這些數(shù)字確切地反映了檔案工作的真實(shí)情況，是直接衡量檔案工作成績(jī)大小、管理水平高低的客觀尺度，因此，強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)于提升檔案管理水平具有十分重要意義。

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作的概念

檔案統(tǒng)計(jì)是一般統(tǒng)計(jì)工作與檔案工作相結(jié)合的產(chǎn)物，就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過圖表和數(shù)字的形式對(duì)檔案工作領(lǐng)域中各種現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析研究，為工作決策提供堅(jiān)實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持的工作。

2 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容

2.1檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)

這是最基本的統(tǒng)計(jì)，包括檔案收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等項(xiàng)目。

2.2檔案工作的統(tǒng)計(jì)

主要是指對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、利用、及“三率”（歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率）等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)。

2.3檔案資源設(shè)備的統(tǒng)計(jì)

主要包括檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案庫房建設(shè)與面積、檔案裝具、設(shè)備、檔案經(jīng)費(fèi)、檔案人員基本情況等方面的統(tǒng)計(jì)。

3 檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義

3.1 檔案統(tǒng)計(jì)為檔案收集工作提供參考和依據(jù)

借助檔案利用統(tǒng)計(jì)分析得出的數(shù)據(jù)和信息，可以了解館藏檔案中哪些門類欠缺，哪些內(nèi)容單薄，從而更好地確定今后檔案收集的類別、重點(diǎn)和措施，更好地把握檔案收集的廣度、深度和力度，為健全檔案門類、完善檔案結(jié)構(gòu)提供參考和依據(jù)。

3.2檔案統(tǒng)計(jì)為檔案鑒定銷毀工作提供依據(jù)

檔案館應(yīng)具備完善的檔案移進(jìn)移出體系，館藏檔案的鑒定銷毀工作不可或缺。檔案利用統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果可作為鑒定檔案保存價(jià)值的參考依據(jù)，保留利用頻率高、利用周期長(zhǎng)的檔案，剔除利用頻率較低、利用周期短的檔案，以減少不必要的損耗，實(shí)現(xiàn)檔案資源的良性循環(huán)。

3.3檔案統(tǒng)計(jì)為檔案編研工作提供依據(jù)

檔案編研課題的選擇，應(yīng)緊密結(jié)合館藏實(shí)際及業(yè)務(wù)部門的需求因素，而檔案利用統(tǒng)計(jì)分析結(jié)論恰恰能比較準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)部門的需求，為檔案編研課題的選擇提供依據(jù)。

3.4檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督、指導(dǎo)的有效工具

通過檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)狀，從中找出差距和問題，通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立典型、表揚(yáng)先進(jìn)、激勵(lì)后進(jìn)，可以有效地對(duì)整個(gè)檔案工作實(shí)行監(jiān)督檢查，保證檔案工作健康順利的發(fā)展，從而更大限度發(fā)揮檔案的作用。

3.5檔案統(tǒng)計(jì)為提高檔案工作管理水平提供保障

長(zhǎng)期地、系統(tǒng)地積累檔案資料，對(duì)其進(jìn)行研究分析，能夠從中認(rèn)識(shí)掌握檔案工作的客觀發(fā)展規(guī)律，為提高檔案的科學(xué)管理水平打下基礎(chǔ)，提供保障。如：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出，銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能夠做到家底清，情況明，保證檔案的完整與安全；對(duì)庫房溫、濕度的統(tǒng)計(jì)，可為檔案庫房的建筑設(shè)計(jì)提供必要的參考資料，這些都是提高檔案工作管理水平的得力措施，為制訂檔案工作方針、政策和編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃提供重要依據(jù)。

4 當(dāng)前企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀

4.1檔案統(tǒng)計(jì)觀念淡薄

檔案人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案統(tǒng)計(jì)觀念淡薄，未能看到檔案統(tǒng)計(jì)在檔案現(xiàn)代管理中的重要作用，使檔案統(tǒng)計(jì)成為整個(gè)檔案工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)，影響和制約著檔案科學(xué)管理水平的提高。

4.2基礎(chǔ)工作不扎實(shí)

檔案人員在平時(shí)的工作中沒有嚴(yán)格做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的登記積累工作。如檔案利用只登記借閱信息，不登記現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查詢、RTX咨詢等信息，造成原始數(shù)據(jù)不全，直接影響到統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。在檔案利用過程中忽視檔案利用實(shí)例的收集工作，缺乏對(duì)實(shí)際案例的系統(tǒng)收集和總結(jié)歸納。

4.3技術(shù)手段落后

目前，多數(shù)企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作中的很多原始數(shù)據(jù)的登記積累工作還停留在手工臺(tái)賬上，受檔案人員自身素質(zhì)、管理水平、工作強(qiáng)度等諸多因素的影響，經(jīng)常出現(xiàn)少登、漏登現(xiàn)象。進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、分析時(shí)，對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)所涉及項(xiàng)目?jī)?nèi)容的各項(xiàng)數(shù)據(jù)均靠手工處理，提取過程較為繁瑣，從而影響了檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展。

4.4統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識(shí)缺乏

檔案人員普遍缺乏系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識(shí)，不能合理地選擇統(tǒng)計(jì)對(duì)象、設(shè)置統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，因而不能及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握檔案工作的動(dòng)態(tài)，揭示檔案工作中的基本規(guī)律，制約了檔案工作管理水平的提高。

4.5重統(tǒng)計(jì)輕分析

長(zhǎng)期以來，企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作只停留在填報(bào)數(shù)字，完成上報(bào)任務(wù)的階段上，沒在對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，使檔案統(tǒng)計(jì)工作未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

5 加強(qiáng)企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)策

5.1改變思想觀念，強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)工作

檔案部門應(yīng)在全體檔案人員中開展重視檔案統(tǒng)計(jì)工作的宣傳和教育活動(dòng)，通過對(duì)現(xiàn)有的檔案工作進(jìn)行深入全面的統(tǒng)計(jì)分析，找出工作中存在的問題和差距，以生動(dòng)的實(shí)例來提高全體檔案人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)。

5.2夯實(shí)基礎(chǔ)工作

5.2.1建立健全檔案統(tǒng)計(jì)工作制度

建立健全檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的前提和保證。制訂檔案統(tǒng)計(jì)工作制度文件，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，進(jìn)一步改革和完善檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，使檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)范化、制度化，經(jīng)常化、有效化，為檔案決策和實(shí)際業(yè)務(wù)操作提供有力保障。

5.2.2完善數(shù)據(jù)登記項(xiàng)目和內(nèi)容，做好數(shù)據(jù)的登記積累工作

檔案統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展應(yīng)當(dāng)適應(yīng)不同方向、不同渠道、不同部門的要求，采用多種科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法，提供多樣化的統(tǒng)計(jì)資料，因此，檔案部門要不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的登記項(xiàng)目和內(nèi)容，并通過檔案工作檢查監(jiān)督、檔案法規(guī)宣傳等措施督促檔案人員認(rèn)真做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的登記積累工作，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。特別指出的是，對(duì)于未查到檔案的個(gè)例也要仔細(xì)登記，才能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面、完整，統(tǒng)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確、可靠。

5.2.3做好檔案利用實(shí)例編寫工作

通過定期下發(fā)檔案利用效果調(diào)查表或召開檔案利用效果座談會(huì)等形式與利用者進(jìn)行溝通交流，集中收集近期檔案利用效益突出的事例編寫檔案利用實(shí)例，能夠更加生動(dòng)形象地展示利用成效，豐富檔案利用統(tǒng)計(jì)分析的素材。

5.3挖掘檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能，提升統(tǒng)計(jì)技術(shù)手段

大力推進(jìn)檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，是提高檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量的基本前提。檔案部門在加大檔案信息化建設(shè)的同時(shí)應(yīng)充分考慮檔案統(tǒng)計(jì)工作的需求，使檔案統(tǒng)計(jì)工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展。

5.4加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

有針對(duì)性地加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，制定檔案統(tǒng)計(jì)分析指南，組織、指導(dǎo)檔案人員根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需求科學(xué)地設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，選擇統(tǒng)計(jì)對(duì)象，不斷完善原始數(shù)據(jù)的積累。

5.5強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)分析，提升管理水平

利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析來優(yōu)化檔案工作流程，提高檔案管理水平，更好地為企業(yè)服務(wù)，才是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵所在。因此，必須把檔案統(tǒng)計(jì)工作的重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，應(yīng)指定專人，加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，不僅要強(qiáng)化對(duì)整個(gè)檔案館工作的宏觀分析，也要重視對(duì)各門類檔案工作的微觀分析。二者相輔相成，才能更科學(xué)、更合理的利用檔案，促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

6 結(jié)束語

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，它是檔案管理計(jì)量化、精確化的基礎(chǔ)，貫穿于檔案工作的全過程，通過對(duì)各類工作以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行分析來了解和掌握檔案的形成、管理、利用情況及檔案事業(yè)發(fā)展的狀況，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案管理水平的重要條件，只有搞好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，做到心中有數(shù)，才能有效地發(fā)揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，這是檔案管理工作的根本所在。