如何改進辦公室檔案管理工作探討

段連偉

摘 要：隨著單位內部的部門職能越來越明確，辦公室的檔案管理工作作為其中的一部分變得非常重要，為了提升單位的工作效率以及質量，改進辦公室檔案管理工作是非常非必要的。本文首先對現階段辦公室檔案管理工作存在的問題進行了分析，然后通過針對性的提出改進對策，以期能夠為辦公室檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵詞： 管理工作；策略；辦公室；檔案；辦公

在單位長時間的工作過程中發現，辦公室檔案管理和單位各項工作有著非常緊密的聯系，現階段，辦公室檔案管理工作存在很多問題，這些問題的存在對于單位的發展以及運行帶來了一定的阻礙。問題主要分為三個方面：第一，辦公室檔案管理的意識較弱，在辦公室檔案管理日常工作過程中由于沒有相應制度的依靠，使得管理工作常常出現問題；第二，辦公室檔案的收集存在一定問題，由于辦公室檔案管理人員的專業素質有限，檔案相關資料的真實性不能夠得到保障；第三，隨著社會信息化的發展，社會對辦公室檔案管理工作有了更高的要求，而傳統的管理工作并煤油很好的適應社會的發展方向，出現了信息化程度低，信息資源的共享效率低等問題。因此，對于單位而言，改進辦公室檔案管理工作是勢在必行。

1 增強辦公室檔案意識， 完善檔案日常管理制度

第一，很多單位對于辦公室檔案管理工作的態度缺乏一定的重視性，所以檔案管理人員的管理意識不強，造成辦公室方案管理工作效率低等問題的出現。因此，單位應該按照現階段辦公室檔案管理工作的現狀，首先對辦公室檔案管理工作有一個正確的認識，積極地針對具體的要求進行改進，制定符合實際的可行性檔案管理目標，建立起良好的管理理念，進一步制定科學合理的辦公室檔案管理制度，通過制度的保障將管理責任得到實際的落實。具體來講比如針對辦公室檔案管理的工作，單位可以通過成立工作小組或者獨立部門的方式進行，針對實際情況制定可行有效的目標，將制定好的目標細致化，將具體的辦公室檔案管理責任具體到小組的個人，同時還可以將小組工作人員的實效納入績效范圍內，通過這樣的方式來改進辦公室檔案管理工作的效率以及質量，實現辦公室檔案管理工作的新局面。

第二，強化辦公室檔案日常管理工作。制定全面完善的辦公室檔案管理工作保障制度，

首先應該針對性的了解辦公室檔案管理工作的實際流程以及規定，然后對相關工作人員的行為進行約束以及監督管理，防止管理人員在實際工作過程中出現不規范的行為。同時，辦公室檔案管理工作可以與其他相關文件的整理、收集以及管理工作聯系起來，通過與單位其他文件管理的結合來強化實際的管理工作。一般可以通過針對文件資料建立專門的管理部門小組，專門的進行文件資料的的整理與管理，主要包括文件資料的分類、整理、標記等，通過這些工作來方便日后的查詢。這樣也能夠保障辦公室檔案的安全性，尤其是一些較為重要的資料，可以將其進行進一步的加密，單獨存放。

2 加強辦公室檔案收集， 提高檔案人員素質水平

第一，單位應該進一步強化辦公室檔案的收集工作。對于辦公室檔案管理工作來說，最基礎的工作就是資料的收集，首先應該加強檔案管理工作的規范化，只有保障了基礎工作的質量才能夠實現預期的辦公室檔案管理效果。首先，針對檔案資料進行分類、收集以及保管，在檔案資料收集的過程中最基本的要求就是資料的字跡清晰，然后才是這些檔案資料的保管；

然后，對檔案資料收集進行規范化，具體可以通過對資料進行文字編號、附件以及主題詞的確定，按照制定的管理制度來進行，進一步為檔案管理提供便利；最后，檢索的高效性還是需要通過制定的科學合理的檢索制度來實現的，這項工作可以依賴于網絡信息技術來實現，通過辦公室自動化系統來實現網上管理工作。

第二，定期的組織辦公室檔案管理人員進行培訓工作，針對性的提升檔案管理人員的專業素質。辦公室檔案管理工作離不開專業人士的落實，近幾年，隨著社會網絡信息技術的飛速發展，很多辦公室檔案管理人員的專業素質跟不上時代的發展，專業素質告急。很多單位辦公室檔案管理人員由于缺乏專業技術在檔案管理工作的過程中常常出現問題，與現代化的發展還存在很大的差距。為了提升辦公室檔案管理人員的綜合素質，可以通過以下措施實現：首先，幫助辦公室檔案管理人員樹立正確的態度，讓其充分的認識到檔案管理工作的重要性，制定一定的獎懲制度來鼓勵檔案工作人員的工作；然后，定期的開展檔案管理相關的培訓課程，在提升檔案管理人員的專業素質的基礎上，還應該幫助員工提升計算機技術，通過這樣的方式促進辦公室檔案管理工作的質量以及效率。

3 推進檔案數字化進程， 加快實現信息資源共享

第一，加快辦公室檔案數字信息化的進程。針對具體的情況制定數字信息化發展的進程，然后進一步的對其監督檢查，保障辦公室檔案數字信息化的順利進行。除此之外，可以適當的加大資源的投入，形成一定的協作機制，與單位各力量進行結合來實現辦公室檔案數字信息化的建設，明確單位檔案信息管理的主體責任體，特別是檔案信息的生產主體以及責任主體，進一步推動檔案的數字信息化建設。除此之外，單位在進行檔案信息數字信息化建設的基礎上，還應該保障紙質版檔案的保存，一般是通過光盤刻錄以及網上傳輸兩種形式進行辦公室檔案的管理，通過這樣的方式實現辦公室檔案資料的電子歸檔化，而檔案信息中的文件以及圖片一般采用并存制度，進一步保障檔案全文檢索的實現。辦公室檔案信息的數字信息化能夠提升辦公室的查準率以及查全率，最終推動辦公室檔案管理工作的改進。

第二，加快實現辦公室檔案信息資源共享化的速度。對于單位來說，首先應該在國家標準的規定的范圍內努力的尋求創新以及突破，建立規范的管理系統來實現辦公室檔案管理工作的數字信息化，進而實現在辦公系統內部進行各種資料的管理等一系列的工作，最終實現辦公室檔案數字信息化的實現。同時，由于辦公室檔案管理工作的方向應該與單位的實際發展保持一致，所以單位內部應該實際信息資源共享，共享目錄應該針對單位的需要來進行制定，通過這樣的方式保障辦公室檔案管理工作的效率。

4結束語

綜上所述，為了盡可能的發揮辦公室檔案管理工作在作用，單位應該針對現階段辦公室檔案管理工作存在的問題提出有效的改進對策，通過這樣的方式推動辦公室檔案管理工作效率的提升。除此之外，單位還應該時刻的重視辦公室檔案管理人員的綜合素質，最基本的要求就是使用計算機信息技術等，可以投入一定的資金來推動辦公室檔案管理工作實現數字信息化，提升信息資源的利用率。只有這樣才能夠使單位跟上信息時代發展的要求。

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