淺析企業檔案資源的開發利用

師琴

摘 要：本文分析了檔案信息資源利用的類型，就如何正確掌握檔案信息資源的利用需求，加強檔案的形成、積累與現代化管理，拓展服務方式，提高檔案編研產品質量，積極主動開展網絡環境下的檔案利用，提高檔案信息資源的利用效率做了闡述。

關鍵詞：企業 檔案資源 開發利用 思考

檔案信息資源的開發和利用，是發揮檔案自身價值、實現檔案信息共享的途徑。檔案開發利用工作的好壞是檢驗和衡量企業檔案工作水平的重要標志。本文就如何做好企業檔案資源開發利用談幾方面的看法。

1 加強收集，重視檔案資源現代化管理

1.1 注重文件材料的形成與積累

檔案資源完整是檔案信息資源開發利用的先決條件。檔案資源來源于文件材料形成部門按歸檔范圍和流程主動向檔案部門移交或檔案人員事后積極收集歸檔。許多企業不注重文件材料的形成與積累，形成部門往往缺乏檔案意識，大量在業務工作中形成的、反映記述單位主要業務職能活動的原始材料，未按流程和要求及時移交歸檔，此外，檔案人員歸檔信息不暢通或工作主動性不夠，未及時做好收集歸檔工作，這些都導致原始材料不完整，不能充分滿足開發利用的需求。

1.2 緊跟企業改革發展，擴大檔案的收集范圍

隨著企業現代化管理進程的加快，企業的科研、生產、經營管理活動范圍逐步擴展，產生的檔案種類和數量激增，已遠遠超過了過去制定的歸檔范圍，若還按老的歸檔范圍收集文件，必將丟失許多有價值的文件。緊跟企業改革發展，不斷更新檔案的收集范圍，是確保企業檔案資源齊全的重要舉措。

1.3 加強檔案資源現代化管理，促使更多利用需求產生和實現

隨著網絡技術的迅速發展，傳統的人工管理方式，已經很難適應檔案資源利用的多元化需求。加強檔案的現代化管理，應用現代信息技術實現快速檢索、打印、準確統計，建立企業內部專業檔案管理信息系統，實現檔案信息資源共享，利用者可以方便、快捷地從網上查到所需的檔案信息，進而促使更多利用需求產生和實現。

2 分析檔案信息資源利用的類型，研究檔案信息資源的需求，不斷提高檔案信息編研產品的質量

檔案只有在參與利用的過程，才能體現價值。認真分析檔案信息資源利用的類型，仔細研究檔案信息資源的需求，才能使檔案信息資源的開發做到有的放矢。

2.1 檔案信息資源的利用類型

檔案利用按資源需求的性質大致可分為學術利用、工作利用和普及利用三種類型。學術利用，主要是利用者在接受課題任務、制定和撰寫課題研究計劃時，直接閱讀檔案進行學術研究，查閱的檔案數量大，專題類檔案利用率高。是檔案歷史價值和學術價值的體現；工作利用，是利用者在制定戰略性計劃、規劃和政策或工作參考時，在檔案中查找可用于參謀決策的資料，這種利用往往可以產生直接的社會效益和經濟效益，具有現實意義。普及利用，是一種檔案的主動服務，主要是宣傳檔案，以促使檔案資源發揮理更廣泛的作用，同時增強廣大職工的檔案意識，實現檔案的文化價值。

2.2 檔案信息資源的利用需求

根據對檔案資源的具體要求和不同著重點，及時掌握檔案信息資源利用的反饋信息，對檔案利用效果進行研究，對利用情況統計分析，是不斷加強檔案資源開發利用的必要手段。

做好利用者的反饋信息收集。包括：檢索工具是否科學并方便用戶使用；編研產品是否準確并具有較強的針對性和適用性；各種提供服務方式是否能為用戶提供最大的方便；各項規章制度是否合理、恰當；檔案人員服務水平的高低以及上述各項內容的合理化建議等。

研究檔案利用的效果，即人們通常所指的檔案的技術效益、經濟效益以及社會效益等，它們能夠較為綜合地反映出檔案利用服務的運行成效，既是評價檔案工作成就的依據，也是檔案部門從宏觀和微觀角度不斷調整與完善服務功能的主要參考。

綜合統計分析檔案利用情況，通過利用檔案的數量、范圍、時間及用途等，探求檔案資源提供利用的規律性，總結開發利用工作的成績和不足，向其他利用者提供具有啟發意義的利用經驗，為檔案資源開發找準著力點。

2.3 不斷提高檔案信息編研產品的質量

編研工作是開發檔案信息資源的重要途徑之一，對檔案材料進行深加工，將檔案所載零散的、不系統的信息變成集中的動態的材料，才能更加有效地服務于企業，提高利用。檔案部門要不斷提高檔案信息編研產品的質量，對不同利用者的利用需求做到心中有數，合理地確定檔案信息資源的開發主題和入編內容，有的放矢地開展編研工作，向用戶提供與之需求相吻合的、具有較高指導意義和參考價值的檔案信息編研產品，最大實現檔案信息資源開發利用的社會效益和經濟效益。

3 積極主動開展好網絡環境下的檔案利用服務

做好檔案信息開發利用工作，還要積極優化館藏檔案，提供網絡環境下的檔案利用服務，注重館藏檔案的數字化、網絡化和檔案信息資源的標準化。要轉變傳統的檔案利用方式，加大力度完善檔案資源數據庫，使檔案管理信息系統和現代信息技術成為檔案利用的重要手段。從滿足企業發展，適合檔案館的實際情況出發，做好檔案管理信息系統與企業其他業務信息系統的互聯，確保業務系統形成的電子數據向檔案管理信息系統歸檔，同時根據需求將傳統館藏檔案進行數字加工后導入檔案管理信息系統。數字化檔案的傳輸、加工和存儲應綜合考慮維持檔案原貌、少占存儲空間、便于傳輸和方便使用等因素，建立起最能滿足企業利用需求且具有標準存儲格式的數字化檔案資源，以網絡為依托、需求為中心，提供方便快捷的利用服務。

4 拓展服務方式，加大宣傳力度，提高檔案信息的利用效率

檔案部門應積極拓展服務方式，實行多樣化服務，如開展檔案展覽與陳列服務、檔案目錄信息服務、咨詢服務等。檔案人員通過服務隨時進行調查，了解用戶的需求特點、利用要求以及利用過程中一些合理化建議，對檔案信息的利用進行預測、研究、進而改進檔案信息服務工作。

同時還要做好宣傳工作，通過多種途徑增強企業的檔案利用意識。通過舉辦檔案知識講座或廣泛利用傳播媒介宣傳檔案工作，使人們對檔案部門工作的性質、內容有充分的了解和正確的認識。要加強對館藏內容的揭示和報道，編輯《檔案要覽》、《全宗介紹》、《檔案資料目錄》等，讓用戶盡可能多地了解館藏內容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當人們出現利用需求時，就會自然想到去查閱檔案，大大提高檔案信息的利用效率。

5 加強學習、開闊視野、提高檔案隊伍的整體素質

在檔案開發利用工作中，檔案工作者加工和完善館藏檔案，滿足利用需求，是檔案利用工作的主動力。檔案工作者的素質直接關系到檔案利用的效率和效果。

檔案工作者應牢固樹立檔案工作服務于企業的科研、生產和經營活動的意識，要有強烈的事業心、責任心和開拓進取創新精神，根據利用需求，全面、及時、準確地為企業的各項活動提供最佳服務。

檔案工作者應優化知識結構，除熟練掌握檔案專業知識外，還要加強現代信息技術的學習，和對知識管理的認知，跟上時代發展的步伐，真正有效地開發檔案資源，做好網絡環境下的檔案利用服務。

綜上所述，收集檔案，分析需求，研究檔案，開發利用，不斷學習新知識、新技能，是新時期對檔案工作者提出的新要求，做好以上幾方面工作，可以有效實現檔案信息資源良好的開發利用，提高檔案工作的管理水平，為企業生產、經營、管理提供系統的、科學的、快捷的檔案利用服務。