機關檔案管理適應信息化建設新要求

鄭萬麗

摘 要：在現今飛速發展的時代里，辦公信息化，無紙作業已經非常普遍，信息化建設的成果在我們的生活中已經無處不在，甚至于某種層面來講存在著依賴的關系。在這樣的情況下，機關檔案管理也面臨著改革和機遇。信息化建設的腳步正在不斷催促機關檔案管理盡快適應新要求。

關鍵詞：機關檔案管理；信息化建設；新要求

機關檔案管理工作想要完成信息化建設，是需要進行長期的工作準備，是需要全體人員的共同努力以及檔案管理人員自身意識的提升的，同時檔案管理相關硬件軟件的條件也是檢驗是否完成信息化建設的金標準，只有滿足以上的種種條件才能完成信息化。

1 機關檔案管理的現狀

1.1 效益不足

機關檔案管理管理工作是機關工作重要的組成部分，機關檔案室更是極為重要組織機構，檔案的機密性保證機關工作項目的安全性，這使得機關在開展檔案管理工作的時候，只注意到了保密，只注意到了對機關自身的信息保障，而忽略開放檔案其背后所潛藏的巨大的社會效益，這里開放所指的并不是全部一絲不剩的開放，而是經過篩選和思考后可以面向社會普羅大眾的那一部分，行成良好的信息傳遞和信息的循環利用。但是由于手續繁雜，耗時長以及刻板觀念導致可以面向社會的檔案信息遲遲得不到解放，效益自然也無法提升。

1.2 提升動力欠缺

檔案管理服務對象始終限制在機關和上級機關，僅對自身機關服務，完成相應的管理工作所要消耗的，精力，人力以及物力其實并不多，還需要自我提升的原因在于，機關本身對檔案管理的要求以至于傳統檔案管理無法滿足信息化時代的腳步。從國家層面而言，機關檔案管理意味著歷史的積累，從某種意義而言，機關檔案管理可以歸屬于公共事業，而檔案管理工作質量的高低影響著國家歷史的真實，一旦從國家的層面來講，機關檔案管理工作要求需要有所提升，這種來自外部的壓力，會促使機關檔案管理工作前進。

1.3 在機關單位中不受重視

在機關單位中，存在多個組織機構來使機關正常運行，但每個組織機構的經費都是有限的，其部門經費的多少由機關內部根據多方面的估計運算后進行發放。而檔案管理工作久居幕后，并不直接參與機關各項工作，沒有直觀的效益做參考，以至于機關領導階級忽視檔案管理工作，自然發放的經費不會太多，同時，由于老板的不重視，不作為，也會導致檔案管理人員，工作積極性下降，最終導致的結果就機關檔案管理水平低下。

2 信息時代下的挑戰

2.1 傳統觀念的挑戰

縱觀歷史，不難發現，傳統的檔案管理過于重視藏，而不是用，而在信息化時代，生產力是金標準，機關檔案管理者，機關領導人，需要將手中的檔案資料轉化為生產力，才能滿足新時代信息化的要求，才能得到社會的普遍要求，才能轉化為剛好更多的效益。為社會經濟做出貢獻。

2.2 傳統管理手段的挑戰

傳統的管理手段是將紙質檔案進行收集處理和再編，盡管部分機關單位開始使用計算機，但事實上，網絡上根本沒有多少可以傳輸的信息檔案，難以達到信息化建設高容量，網絡化的要求，而難以達到高容量和網絡化，就以為無法傳輸，無法傳輸這意味著信息的停滯，而信息的停滯意味著無法產生社會經濟效益。作為檔案管理人員需要充認識到檔案管理工作的重要性，更新管理手段，讓死檔案變成活信息。

2.3 工作者自身素質的挑戰

信息化建設要求檔案管理人員必須掌握一定的管理知識，同時對計算機有一定的操作能力，建立高素質的專業人才，及需要專業的管理知識，還需要計算機才能。傳統的檔案管理人員顯然并不具備這些知識，導致的結果就是檔案管理工作無法滿足新時代的要求。只有檔案管理者提升自我的素質，綜合能力，才有可能將手中的檔案轉化為實際生產力。

3 信息化建設下的新要求

3.1 主動創新

長久以來，檔案管理都保持著封閉的狀態，以一種保守的被動的形象存在，不與外界交流，如此也就使得信息無法得到通暢的交流，畢竟檔案從本質上來講是一種信息，然而隨著時間的流逝信息化時代的到來，管理觀念也是時候發生改變以適應新的要求，從原來，低標準，低要求，低素質轉變為“高、精、專”，整個社會對創新的重視也影響這機關檔案管理工作，不斷施加壓力，要求檔案管理工作由原先的封閉模式轉變為開放模式。

3.2 積極引入新手段

所謂的新手段，并不單純指的換電腦，買軟件，機關檔案管理工作從來都是一個過程包括多個環節，而不是單個步驟，僅將單個步驟強化與總體而言沒有任何意義或者說效果并不明顯反而由于不均衡當致本就不高的效益變為負數。將檔案工作進行信息化，需要對每一個環節進行統籌安排，檔案原件，如前文所說，其本質是信息資源，而信息資源的管理是需要一個開發的過程的，開發目標是計算機檔案管理工作不能僅停留在目錄檢索，要有更深層次的挖掘和研發，變被動封閉為主動開放。

3.3 提升檔案管理人員素質

提升檔案管理人員的自身素質有助于機關檔案管理工作適應信息化建設，提升管理人員素質的手段有很多，比如網絡，比如專業教師，只有通過充分利用多種教育培訓途徑，才能從根本上加強對檔案人員的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識、高新技術知識、現代管理技術知識的培訓，從而最終提高檔案人員的理論和業務素質；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案人員信息化知識水平，培養既精通信息技術又熟悉檔案業務的復合型人才，促進機關檔案信息化建設健康發展。

4 結語

機關檔案管理工作想要適應信息化建設新要求需要建立在檔案信息資源的有序整理的基礎之上才可以，加快檔案信息網絡的建設、 加強檔案信息資源的開發利用、 做好檔案信息化人才隊伍的建設、 促進檔案信息 資源開發利用的政策法規及標準的制定， 同時對欠發達地區， 要正確處理經濟瓶頸對檔案信 息化建設的制約， 從而使得信息化建設成為一個系統網絡。 在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代， 檔案信息存儲和處理的數字化、 收集與傳遞的網絡化已勢在必行，。

參考文獻

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