探討如何做好學校檔案信息化管理工作

楊海蓉

摘 要：學校的檔案管理工作是了解學校各項工作的展開情況的重要依據，同時也是記錄學校發展歷程的重要史料。隨著信息化時代的發展，信息技術已經逐漸應用到各個領域，學校的檔案管理工作也應該適應發展的需要進行創新。要做好檔案管理信息化建設，不但要提高認識、規范標準，更要加強技術支持和人才儲備，從而推動學校檔案管理信息化建設進程。

關鍵詞：學校檔案管理；信息化建設 ；學校管理工作

隨著電子技術的飛速發展，檔案管理的信息化成為檔案工作現代化的必然趨勢。檔案管理信息化是指通過計算機的傳輸、存儲形成的電子文件歸檔，并遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、保管、利用和統計，通過科技手段和先進管理方法高效率、高速度、高質量地完成檔案管理工作。

1學校進行檔案管理信息化建設的必要性

1.1檔案管理的信息化是時代發展的必然趨勢。

隨著計算機網絡技術的普及應用，社會生活的方方面面，都已經無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術應用在教育領域，具體表現為多媒體的應用，電化教學，以及檔案的信息化管理，這已經成為時代發展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經濟得到前所未有的發展，競爭是市場經濟的本質，誰能夠把握事物發展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應時代的發展，誰就能夠在未來的發展中取得競爭優勢，所以學校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應時代發展的需求。

1.2能夠提高檔案的信息質量，更好的為決策提供基礎。

學校事業的發展是基于領導干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰，決策正確，管理得當，政令通暢，就能夠實現學校的平穩、健康的發展，使學校的各項工作都能夠走在同行業的前列；反之，錯誤的決策，會制約學校各項工作的順利開展，甚至會讓學校蒙受重要的經濟損失，而這些決策的制定又是基于學校內部所產生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據。因此，實現檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學校領導正確決策，打下堅實基礎。

1.3使檔案管理的工作效率大幅度提高。

學校在教學、科學研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務檔案、教學檔案以及學籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統的管理方式，可利用的價值十分有限，當對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統的手工操作進入現代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現出檔案在推動教育事業發展方面的重大意義。

2學校檔案信息化建設的措施

2.1建立完備的信息管理系統，實現計算機及其網絡在檔案部門全覆蓋

要為檔案工作發展提供快、準、全的信息平臺，計算機是一個強有力的工具。因此，建立學校完備的信息網絡系統是實現檔案管理現代化的前提。電子檔案的建立，使檔案儲存與傳輸不受時間、空間和人力的限制，科最大限度開發檔案資源，并科實現檔案資源共享。電子檔案所具有的存儲量大、占據空間小、易于游覽查詢的特點，使檔案信息的利用快速、便捷、高效。

2.2建立學校檔案信息管理中心，以利于各類檔案的統一管理

要加強人才培養，建立現代化的高素質、信息化的檔案管理隊伍。檔案管理人員要不斷學習。更新知識結構，不斷適應瞬息萬變的科學技術發展趨勢。掌握最新信息，實施最新管理技術，應對學校教學檔案管理、學生檔案管理、人事檔案管理等各種具體領域出現的新問題、新情況，利用電子信息技術開創學校檔案管理的新路徑。要逐步健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案管理的具體環節和步驟，制定必要的安全措施。

2.3著力提高檔案標準化、規范化水平

要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統一的上網目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所（如機房、庫房等）的出入規則等，充分體現檔案信息化管理的管理規劃、管理方法和質量要求。

2.4檔案是一個學校非常重要的資源，它記載著學校發展的歷史軌跡，記載著學校教學工作、管理工作、科研工作的每一個細節，是學校最為珍視的財富。檔案信息化建設的基礎就是信息資源，檔案信息化建設首先就是要紙質檔案資源轉換為數字化的資源，這個工作的根本要求就是將各種紙質檔案資源通過計算機技術，掃描儀設施以及檔案信息化軟件等，建立起檔案資源的數據庫，這個數據庫資源合理配置，利用方便。因此，學校的檔案管理部門需要以學校的工作為核心，對檔案的編輯研究力度要不斷地增加，促進檔案數據化不斷地發展完善，形成特色，促進檔案信息資源的開發與利用，不斷地整合學校檔案的信息資源，促進檔案管理的科學化，合理化。

2.5加強檔案信息人才培養

學校檔案信息化的建設的效果如何與檔案管理人員的素質有著緊密的聯系，檔案管理人員是信息資源的采集與整合的重要紐帶與橋梁，因此他們需要具有專業的管理知識與嫻熟的計算機操作水平，熟知信息技術的一切管理手段，能夠對電子文件與信息資源進行使用、維護與管理。所以學校要對檔案管理人員進行專門的培訓，提高其計算機的應用水平，促使其不斷地滿足檔案信息化建設的需要。

2.6重視檔案信息庫的安全工作

在互聯網日益普及的今天，網絡已成為各項工作不可缺少的信息平臺檔案工作也增加了新的內容。今天的檔案管理安全工作，除了檔案信息庫的安全保密工作，存儲數據庫的安全成為重點。檔案信息系統包括各種信息的數據化、存儲電子管理、查詢的利用資料的信息化。數據庫極易受到來自外部的黑客和來自內部的攻擊行為的侵犯，沒有加密的信息庫如同未上鎖的保險柜，其內容隨時可能被人竊取或篡改，因此，信息數據庫的存儲安全成為檔案信息安全的核心。學校信息庫應引進先進的反黑客、反拷貝技術，或數據庫加密儲存，使信息即使被竊取，檔案信息內容也無法破譯。同時，做好數據備份，做到有備無患，除此之外，信息管理人員安全意識的提高，也是確保檔案安全管理的重要一環。防內為主、內外兼防，構筑全面高效的安全防護系統，是實現檔案信息數據庫安全運行的關鍵。

3 結束語

檔案管理信息化對于檔案管理工作而言是非常有利的，但是也需要我們在相應技術的應用中循序漸進，這樣才能確保其發展的穩定性。過于急進或緩慢對于我們的檔案管理工作而言都是不利的，也需要在實際的管理工作中逐步的進行改進，并且在這個過程中不斷的進行問題的發現與改進，這也需要政府的資金與技術的支持才能得到實現，我們的工作人員也需要不斷的端正自身的工作態度，這樣才能在檔案管理信息化的過程中發揮出應有的作用。

參考文獻

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