事業單位檔案管理的創新思路分析與研究

徐龍

摘 要：本文首先分析了事業單位檔案管理工作的重要性；其次闡述了事業單位檔案管理中存在的問題；加強了事業單位檔案管理的創新思路分析總結；意在旨保證我國事業單位順利發展，做好社會服務。

關鍵詞：事業單位檔案管理；創新；分析研究

隨著時代不斷進步，我國行政管理體制改革逐漸深化，事業單位在新的時代背景下面臨著新的機遇，要想進一步加強社會服務，保證改革順利進行，就要提升事業單位的工作質量。檔案管理是事業單位的重要工作之一，那么檔案管理是否合理高效會直接影響到事業單位管理工作的質量和效率。我國在事業單位檔案管理方面存在的弊端日益顯現，阻礙了改革的進一步深化，不能滿足當前社會對事業單位更高的要求。那么事業單位檔案管理有必要進行理念與方法上的創新，解決檔案管理中的問題以保證事業單位工作的順利開展。

1.事業單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是事業單位的基礎性工作，做好檔案管理對于維護事業單位與職工權益有著重大意義。檔案管理還能為事業單位管理人員提供準確的數據信息以幫助其進行合理的決策。檔案管理工作對管理人員的能力有很高的要求，由于其工作涉及信息范圍較大，管理人員必須具備合格的崗位能力和嚴謹認真的態度。同時檔案管理人員要對自己的作用和目標清晰定位，處理好自身與社會之間的關系，保證檔案管理工作穩定開展，服務于事業單位，促進事業單位在為社會服務中發揮積極作用。

2.事業單位檔案管理中存在的問題

2.1事業單位對檔案管理不夠重視，管理理念落后

我國許多事業單位的領導認為檔案管理就是眾多資料的匯總和堆砌，沒有實質性的價值。只需要一般的整理和分類，并不用對這份工作投入太大精力。領導者對檔案管理的重要性認識不足，那么檔案管理人員就難以提起熱情，影響員工的工作效率。由于長時間對檔案管理不管不問，沒有投入人力、物理和財力保證檔案管理工作的順利開展，會導致檔案堆砌雜亂，當上級領導需要某份資料時管理人員很難及時準確的提供，大大降低了上級工作效率。

2.2檔案管理手段落后，業務基礎偏低

我國事業單位檔案管理硬件設備落后，無法滿足當前檔案管理工作的需求。管理手段長時間不更新，雖然現代社會計算機技術十分發達，但部分事業單位的管理方式陳舊，檔案管理人員采用傳統的方式進行檔案整理，業務水平低下，嚴重滯后事業單位的工作進度。并且事業單位沒有對檔案實施有效的鑒定管理，在檔案保存和保密上存在一定程度上的的不安全隱患。

2.3檔案管理制度不完善

檔案管理制度的完善非常必要，健全的制度能夠為管理人員提供工作依據。我國許多事業單位的制度不完善甚至混亂，領導對規章制度視而不見隨意更改，員工在檔案管理工作中會陷入困境。部分事業單位的管理制度并沒有得到員工的有效落實，比如員工對資料流動過程信息記錄不完整，容易遺忘部分資料的去向，造成檔案丟失，對事業單位的工作造成負面影響，同時也會增加檔案重新收集的成本。因此要建立合理的工作激勵機制，對員工的工作進行考核評估，調動員工的工作積極性，在出現問題與紕漏時能夠及時問責。檔案管理制度要注重與時俱進，市場的需求不斷變化，檔案管理的信息量和工作量逐漸增加，就要建立動態性的管理制度，否則管理人員無法快速適應外部環境的變化，工作效率容易受其影響。

2.4檔案管理人員水平和素質缺乏

事業單位在雇傭員工時沒有設置嚴格的選拔機制，對學歷和經驗沒有要求，會降低檔案管理人員整體的水平和質量。并且事業單位中存在很多“走后門”的現象，人們通過親戚朋友的關系進入事業單位工作，缺乏崗位競爭的公平性，造成行業紀律紊亂。并且管理人員難以保證具備合格的素質和能力勝任檔案管理工作，在檔案管理上缺乏耐心和責任心，以及高效收集整理檔案的能力。事業單位沒有為員工提供崗位培訓的機會，使得員工的管理意識和手段長時間得不到更新，無法滿足社會服務對事業單位逐漸提高的要求。

3.事業單位檔案管理的創新思路分析

3.1創新管理理念，提高事業單位對檔案管理的重視度

在當前新形勢下，事業單位需要重視檔案管理的重要性，不斷創新管理理念，保證檔案管理更加高效的運行。從事業單位領導開始強調檔案管理的作用，自上而下，滲透檔案管理對于事業單位的重要意義。鼓勵員工積極做好管理工作，并且對工作出色的員工進行嘉獎，營造良好的工作氛圍，使每一位員工人盡其用，為事業單位的發展投入全部熱情做出貢獻。

3.2加大資金投入，創新管理手段

隨著市場結構日益復雜，檔案管理工作量也逐漸加大，政府應該加大資金投入，為檔案管理引進先進的管理設備，方便管理人員進行資料的統計和整理，建立電子檔案，實現檔案信息化管理。尤其對于復雜的資料，在整理和保存上有較大的困難和風險，可以在檔案系統中進行電子備份，就能有效避免檔案丟失，大大降低人力成本，提升檔案管理的完整性。并且我國事業單位要不斷總結工作經驗，并且加強崗位經驗交流，充分利用現代化管理手段，保證信息的真實性。

3.3完善和創新事業單位檔案管理制度

為了保障檔案管理工作高效的進行，必須根據事業單位實際情況建立完善的事業單位檔案管理制度。保證檔案管理工作在合法、合規的條件下開展，約束員工和領導的工作行為和權限。事業單位的管理制度要盡量滿足員工的利益需求，并且要具有良好的靈活性和動態性，便于制度的創新和改善。制度中要明確規定員工的崗位職責、權利義務、管理要求和績效考核等，用制度保持員工的嚴謹性以及有利于檔案的保密和處理，規范檔案管理的流程，盡可能防止檔案管理風險發生。

3.4加強員工培訓，提升員工綜合能力

事業單位在招聘時嚴格按照人才選拔機制，引進高文化水準有經驗的專業人才，才能勝任檔案管理的職務。建立完善的內部競爭機制，對積極員工進行獎勵和提拔，消極怠工的員工給予責罰、警告和淘汰。保證檔案管理積極的工作氛圍。事業單位要對員工進行必要的培訓，提升其職業素養和專業能力，培養員工服務意識，實現人才的持續成長。

4.結束語

事業單位的檔案管理對于事業單位的發展具有重要意義，對服務社會能發揮極大的作用。政府和事業單位要重視檔案管理，更新管理意識和管理手段，加大資金投入引進先進的管理設備保證良好的工作條件，輔助管理人員順利開展工作，建立健全的管理制度，提升檔案管理工作效率，以適應社會的發展。事業單位要堅持為社會服務的目標，做好本職工作，為社會穩定和諧的發展不斷發揮積極作用。

參考文獻

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