新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施

陶靜

摘 要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步對現(xiàn)階段的各行各業(yè)都產(chǎn)生了十分深遠(yuǎn)的影響，尤其是經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在很大程度上帶動了科技的發(fā)展，而科技的發(fā)展將直接推動了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。如事業(yè)單位在工作的過程中會產(chǎn)生很多的管理問題，對這些問題和解決方式的記錄被稱為事業(yè)單位的文書檔案管理。這部分檔案記錄對事業(yè)單位本身產(chǎn)生的影響是很大的，是管理過程中產(chǎn)生的寶貴財富。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；文書檔案管理；工作現(xiàn)狀；強(qiáng)化措施

信息化時代的背景下，怎樣使用計算機(jī)來實現(xiàn)對事業(yè)的檔案進(jìn)行管理一直是事業(yè)單位檔案管理過程中積極思考的問題。傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理工作十分繁瑣，并且很容易出現(xiàn)錯誤。而信息化時代的發(fā)展對事業(yè)單位文書檔案管理工作提供了一個新的機(jī)會。通過使用信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對其本身檔案管理工作提供很大的幫助，但反觀現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理的過程還存在一些問題可，如對技術(shù)的使用不規(guī)范和操作人員的綜合能力存在不足等一系列問題而導(dǎo)致實際管理工作存在偏差。基于此，本文對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的問題以及如何正確解決這些問題做系統(tǒng)的探究。

1 文書檔案管理的具體闡述

首先事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理工作是最基本的工作。其作用是記錄事業(yè)單位內(nèi)部人員的工作情況，工作狀態(tài)以及事業(yè)單位在管理的過程中發(fā)現(xiàn)的問題以及使用的措施。可以說是事業(yè)單位內(nèi)部最為詳盡和寫實的一份資料，對事業(yè)單位本身一份十分重要的資料，并且事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行實際的時間決策如在針對人員調(diào)動的環(huán)節(jié)中，也會考慮參考事業(yè)單位的文書檔案。

記錄和保存完整的文書檔案不但能夠幫助機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)就具體事件做出最為合理的決策，還能提升決策的能力和水平。可以說，事業(yè)單位的檔案管理是對事業(yè)單位本身和對國家檔案都有重要的補(bǔ)充和參考作用。

2 當(dāng)前環(huán)節(jié)中事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 工作受不到應(yīng)有的重視

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作在之前很長的一段時間之內(nèi)都受不到應(yīng)用的重視，此問題可從兩方面進(jìn)行思考，一方面文書檔案管理的工作比較繁瑣，在實際的文書檔案管理工作中存在需要消耗大量的人力、物力并且受到實際工作設(shè)備的影響，對檔案的整理工作只能依靠實際人力行為來完成。而另一方面對文書檔案的實際管理工作并不能在短時間內(nèi)得到足夠的收益，其產(chǎn)生收益和實際價值的本身是與文書檔案的管理有著直接的關(guān)系的。為此很多文書檔案管理員或者延伸到整個事業(yè)單位內(nèi)部都形不成對文書檔案管理工作的有效認(rèn)識。進(jìn)而也就無法為事業(yè)單位提供有效的信息支持。

2.2 缺失文書檔案管理的規(guī)章制度

對文書檔案管理制度的缺失與對文書檔案管理的認(rèn)識性不足存在直接的關(guān)系，進(jìn)而也就導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏規(guī)范性和完善性。文書檔案管理工作比較冗雜，加之對文書檔案管理工作遲遲得不到重視，繼而也就導(dǎo)致對文書檔案的管理工作的推進(jìn)存在一定的滯后性。并且沒有足夠規(guī)范的制度對其進(jìn)行考核，導(dǎo)致文書檔案管理的規(guī)范性遲遲得不到相應(yīng)的進(jìn)展，文書檔案的價值也就無法及時展示出來。形成惡性循環(huán)：文書檔案資金投入不斷擴(kuò)大，文書檔案的實際意義卻無法有效的發(fā)揮。

2.3 對文書檔案的管理方式存在落后現(xiàn)象

我國正處于科技飛速發(fā)展的時期，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)對各個行業(yè)都產(chǎn)生顛覆式的沖擊。但事業(yè)單位受到其工作性質(zhì)的影響，存在內(nèi)部封閉性較強(qiáng)的現(xiàn)象，信息化建設(shè)落后，并且交流緩慢。導(dǎo)致其信息化管理方式和程度都沒能與實際的時代需求相接軌，這也就好容易出現(xiàn)是事業(yè)單位內(nèi)部檔案貶值的現(xiàn)象。

2.4 管理人員的素質(zhì)存在一定問題

管理人員的綜合能力不足也是制約事業(yè)單位文書檔案管理工作遲遲得不到進(jìn)展的一個重要的原因。而崗位限制導(dǎo)致必然導(dǎo)致其本身在挑選工作人員的時候會選擇那些綜合能力不足的人員加入到文書檔案管理工作中去，對文書檔案的整理工作存在一定的不足現(xiàn)象；并且人員的流動性大，在交接的過程中容易出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到文書檔案管理工作的完整性。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的措施

3.1 重視文書檔案管理工作

文書檔案管理工作應(yīng)得到足夠的重視，首先事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員應(yīng)充當(dāng)認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，以此來實現(xiàn)對文書檔案管理工作的適當(dāng)整改，從而適應(yīng)新時代的文書檔案管理工作要求。另外取消對文書檔案管理工作的輕視態(tài)度，不能因為文書檔案管理工作本身不能為事業(yè)單位盈利便輕視其工作，此外還應(yīng)推動其本身的管理升級，完善好檔案管理的具體明細(xì)，立足長遠(yuǎn)，切實起到為事業(yè)單位的發(fā)展提供強(qiáng)大動力的作用。

3.2 完善文書檔案管理制度

科學(xué)而有效的文書檔案管理制度能夠極大的提升工作效率。在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)對文書檔案管理工作本身有足夠的了解，并且以此為基礎(chǔ)建立和執(zhí)行合適的規(guī)章制度，用實際的規(guī)范來具體約束文書檔案管理人員的工作行為，提升管理人員的行為規(guī)范性，不能對其放任不管。將文書檔案的實際管理工作落實到具體的工作流程中，積極促進(jìn)文書檔案管理人員工作和其他崗位之間的交流與合作，整體上提升文書檔案管理工作的實際水平。

3.3 加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到時代發(fā)展趨勢，積極地將計算機(jī)技術(shù)、信息化管理手段運用到文書檔案管理中去，提高文書檔案管理工作的工作效率。而要做到這點，主要從三個方面入手：首先，在將文書檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為計算機(jī)存儲時，注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息之間要一一對應(yīng)，不能出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況，保證數(shù)據(jù)規(guī)范與可靠。其次，對于信息化管理的應(yīng)用，要盡快實現(xiàn)從信息采集到錄入，再到整理的流程體系，減少人力方面不必要的投入，提升文書檔案管理工作效率。最后，在進(jìn)行文書檔案管理時，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的交流，以保證文書檔案的準(zhǔn)確性，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部需要運用計算機(jī)技術(shù)搭建信息交流平臺，以保證文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.4 提升工作人員的素質(zhì)

為此可從三個角度實現(xiàn)：首先積極通過組織培訓(xùn)的方式，在一年的特定時間內(nèi)組織員工進(jìn)行文書檔案管理工作的培訓(xùn)，提升自身實際操作能力，規(guī)范文書檔案管理工作。其次加強(qiáng)宣傳，充分讓員工們?nèi)フJ(rèn)識和理解文書檔案管理工作的重要性，讓員工認(rèn)識到自己崗位的價值進(jìn)而產(chǎn)生對自己崗位的責(zé)任感。最后建立獎罰機(jī)制，明確獎罰條件，以此來充分調(diào)動員工的工作積極性，提升對文書檔案的管理能力。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的文書檔案管理工作遲遲得不到進(jìn)展已經(jīng)成為制約事業(yè)單位健康發(fā)展的一個重要的因素。為此我們應(yīng)積極提升對文書檔案管理工作的認(rèn)知深度，提升文書檔案管理人員的素質(zhì)和熱情，進(jìn)而提升整個文書檔案管理工作的科學(xué)程度，使之能切實發(fā)揮其應(yīng)用的作用，為我們的現(xiàn)代化社會建設(shè)打下建設(shè)基礎(chǔ)。

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