基于數字化辦公室管理模式對醫院行政管理的應用

蔣潔

【摘要】隨著信息技術發展對社會帶來的變革越來越深入，將數字化手段運用到社會生活中已經成為了一種大趨勢。醫院的行政管理水平的提高也應當合理運用信息化技術，跟上科技的步伐，利用數字化辦公室管理模式進行相關的行政管理活動。本文將對數字化辦公模式的特點和作用進行簡單介紹，對其在醫院行政管理中的具體應用和過程中的難點進行分析，提出相應的一些解決辦法。

【關鍵詞】醫院行政管理 數字化辦公室管理模式 難點 解析

引言：21世紀信息技術的發展將人類帶入了信息化時代，醫院也應當通過信息技術手段提高行政管理水平。醫院管理可以在醫療衛生、教學研究、服務管理等方面和工作模式上進行相應的變革，從而使醫院的行政管理水平得到全面提高，使醫院自身在醫療水平和教學科研水平的能力得到提升，提升醫院自身的綜合競爭力。而要實現這樣的效果，最基礎的工作就是應當建立起一個現代化的數字化辦公室管理模式，這就要求在計算機技術為依托的條件下，使用網絡和相關的通訊設備將病人的診療信息、和行政管理信息通過收集、存儲、處理后提供給醫院所屬的各個部門進行提取和交換，對用戶權限進行設置滿足其對數據查詢、修改等功能的需求。目前，醫院行政管理數字化已經成為了現代醫院的標志之一。

一、簡述數字化辦公室管理模式

（一）數字化辦公簡介

辦公自動化是在20世紀70年代中期依托信息技術的興起而迅速發展起來的一種綜合性的新型辦公模式。在我國，專家將辦公自動化定義為一種將辦公活動放在人以外的現代化辦公設備中進行，使人與設備共同協調服務于某種辦公目的的信息處理系統。

（二）數字化辦公管理模式特點

1、實時性。數字化辦公可以為資源共享和及時溝通提供相應的交互環境。在遇到問題需要與相關人員取得聯系和有緊急信息需要及時發布時，可以通過網絡進行電子協作，改變過去在緊急情況下無法及時溝通的情況，使得各個部門可以即時參與或進行實時協作，提高工作效率。

2、可以對信息進行廣泛管理和集成化處理。由于數字化辦公更注重于對文檔進行組織管理和信息整合，這就使得系統用戶對信息進行檢索和查詢時可以得到方便，避免了各部門之間進行重復活動造成的資源浪費。

3、構造知識門戶。數字化辦公室管理模式擁有著強大的網絡媒介優勢，醫院可以借此構建與世界的聯系，有利于醫院人員及時關注同行業最新學術動態和管理動態，同時還可以發布信息，吸引人才進入，產生良好的對外宣傳作用。

二、醫院辦公情況現狀分析

由于醫院工作的特殊性，臨床醫務人員實行的是輪班制度，而行政管理部人員的工作則是公休制，兩者的工作時間難以協調，無法指定一個統一的時間標準。目前醫院的行政管理部門雖然已經將計算機作為了日常辦公設備，但是其工作中使用的辦公軟件仍然以office和wps等常見辦公軟件居多，多是對文字和數據信息進行簡單處理和錄入。

三、數字化辦公模式在醫院行政管理中的具體應用

基于當前醫院行政管理模式中出現的不合理現象，進行數字化辦公管理模式變革勢在必行。按照需求的不同，醫院數字化辦公管理模式可以分為四個部分逐一進行，切實覆蓋醫院行政管理的方方面面。

（一）溝通聯絡方面

1、構筑信息發布平臺。為了減少由時間和空間帶來的限制，保證信息傳達的及時性和有效性，可以根據信息內容和信息受眾的需要建立擁有不同專欄的信息發布平臺，使信息根據不同需要分門別類地進行滾動。而且還可以根據醫院內部人員分工不同設定相應的權限，使得信息發布更具有指向性。

2、建立會議管理平臺。會議管理平臺可以在會議之前對會議進行通知發布，提供對會議室的情況的查詢和預定，并告知相關的與會人員。會議中可以統計參會人員的情況和會議重點內容，形成一份詳實的會議紀要。

3、構建資源共享平臺。為了減少各部門由于信息資源無法交流而進行的重復勞動，構建資源共享平臺為醫院全體人員根據不同的權限提供可以共享的數據資源，提高各部門人員的工作效率。

4、搭建郵件聯絡平臺。方便院內人員即時、靈活地傳遞信息，對一些郵件進行轉發和應答。

5、筑起論壇交流平臺。一個得到良好管理的論壇交流平臺可以為醫院全體人員提供一個交流信息、探討問題的討論空間。利用論壇的實時、交互特性，院內新聞和學術成果作為作為論壇的討論話題，帶動醫院人員參與到討論之中，借以增強醫院內部的凝聚力和醫學研究討論的學術氛圍。

（二）業務管理方面

1、創建公文管理平臺。公文管理平臺可以使院內公文在收文、傳閱、下發的過程中進行自動流轉，自動建立一個文件的電子存檔，以便于未來有需要的情況下對文件進行查閱、查詢和歸檔。

2、創建考勤、考核管理平臺。為減少人工操作失誤帶來的差錯，應建立一個完善的考勤、考核管理平臺，將過去的紙質文檔數據變為系統的數據。

3、薪酬管理平臺。要想建立一個科學有效的薪酬管理平臺，應當根據薪酬等級的不同，結合考勤情況和考核結果進行設計。

（三）個人辦公。可以為醫院內部人員提供個人專屬辦公平臺，使其擁有自己的個人文件夾和工作日程安排計劃，從而對時間進行統籌管理，合理安排規劃工作內容，對臨時變動能夠做出及時的調整和相應的安排。

（四）系統督辦。醫院數字化管理平臺應當在明晰醫院相關工作流程的基礎條件下，根據醫院的規章制度和辦公流程嚴格規范醫務人員的行為，杜絕人為操作中不按照制度章程辦事的現象，使得辦事過程透明化，有利于對工作進程進行客觀有效的監督，提高醫院的制度執行力。

四、數字化辦公模式中的難點及解決方案

在數字化管理平臺建設的過程中，由于一些原因使得一些問題得以顯現。最為顯著的就是信息安全問題。由于數字化辦公系統必須借助網絡作為媒介，在進行相關建設時應對網絡防火墻進行設置，以其作為阻擋內外部網絡間的交流屏障，保障信息安全。

結束語：傳統的辦公模式工作效率慢、信息傳遞不暢通，使用數字化辦公系統將會對對醫院提高行政管理水平，降低管理成本產生巨大的作用。但如何設計更科學合理辦公管理系統，仍需要在使用過程中不斷地探索和修正。