人力資源管理視角下的人事檔案管理工作

朱美玲

【摘要】一切經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)的發(fā)展都依托于人力資源，人力資源是一個(gè)國(guó)家、城市的核心，而人事檔案是企業(yè)進(jìn)行提拔、任用的基礎(chǔ)，只有完善了人事檔案才能進(jìn)行人力資源的合理調(diào)配。人事檔案管理滲透于人力資源管理體系中，通過對(duì)人事檔案資源進(jìn)行深入的分析，幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃和人才的招聘。人事檔案管理工作的進(jìn)行，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)性發(fā)展有重要作用。本文主要為了促進(jìn)入力資源管理人事檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展與時(shí)代，并就出現(xiàn)的問題提供一二點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理 人事檔案 管理

人事檔案管理就是進(jìn)行人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件材料，并以個(gè)人為單位組合起來，以備考察。人事檔案的整理歸類，能夠真正實(shí)現(xiàn)管理者以人為本的大方針，重點(diǎn)進(jìn)行人的開發(fā)，使用科學(xué)的方法對(duì)人力物力財(cái)力等資源進(jìn)行合理的調(diào)動(dòng)和分配，以使企業(yè)達(dá)到一個(gè)最佳狀態(tài)。

一、人力資源視角下人事檔案管理的短板

（一）人事檔案內(nèi)容失真并且不完備

在現(xiàn)在的時(shí)代大背景下，眾多企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，出現(xiàn)了許多人事檔案造假的事件發(fā)生，致使人事檔案的真實(shí)性和完備性紛紛遭到懷疑。在制作模板時(shí)過于單一，缺乏針對(duì)性，參考價(jià)值不大。人事檔案管理處于一種被動(dòng)，所以說，員工檔案的不完整，致使檔案的整理管理形式只剩下了空殼，許多這種人事檔案材料都是一些對(duì)現(xiàn)代單位來說幾乎沒有什么參考價(jià)值的信息，真正關(guān)系到當(dāng)事人的能力特長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)等方面的資料則少之又少。

（二）人事檔案管理水平和技術(shù)低下

一切制度的實(shí)施都要有一個(gè)專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，而有多數(shù)企業(yè)管理方式落后，沒有進(jìn)行及時(shí)更新，不能滿足時(shí)代要求，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性，降低了工作效率。而且很多企業(yè)對(duì)于人事檔案科學(xué)管理沒有正確認(rèn)識(shí)，沒有配備足夠的人力、物力、財(cái)力，而且各項(xiàng)設(shè)施陳舊落后，不能同步，多數(shù)人事檔案還留存在紙化保存。部分企事業(yè)單位的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏理論知識(shí)，對(duì)人事工作的開展沒有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案工作的理解過于簡(jiǎn)單化、片面化。有一部分企業(yè)沒有較為專業(yè)的從業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，人事檔案管理者的管理水平不足，并且在收集檔案材料的過程中應(yīng)付了事，使得材料的真實(shí)性和可靠性難以得到保證。

（三）忽視了人事檔案建成后的利用開發(fā)

人力資源管理在社會(huì)上還是處于一個(gè)剛剛起步的狀態(tài)，在人力社會(huì)保障局還在一個(gè)相對(duì)落后的狀態(tài)，整體的形式來說，并沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，以及對(duì)于人才開發(fā)和人員配置的指導(dǎo)性作用，所以造成人事檔案并沒有專門的人員來管理，一般都是由行政部門等相關(guān)部門來代替，而他們對(duì)于檔案的收集、歸檔、整理、裝訂等事宜并不甚了解。并且許多企業(yè)并沒有充分利用人事檔案，在檔案建立完成后便不再進(jìn)行翻閱，將之束之高閣，這些現(xiàn)代單位沒有對(duì)人事檔案進(jìn)行充分的運(yùn)用開發(fā)，使得人事檔案對(duì)于人才培養(yǎng)方面的幫助沒能體現(xiàn)出來。

二、人事檔案管理過程所暴露出的問題解決思路

（一）加強(qiáng)落實(shí)人事檔案的收集和完備

現(xiàn)代的人力資源管理應(yīng)該跟得上時(shí)代和企業(yè)的要求，過去遷腐、單一、落后的管理人事檔案的方式是注定要淘汰的。要最大化地充實(shí)人事檔案材料的相關(guān)內(nèi)容，以便于在現(xiàn)代單位需要查詢或者需要進(jìn)行人才培養(yǎng)工作時(shí)，能盡快地提供相應(yīng)的信息支持，能夠更加準(zhǔn)確及時(shí)地了解到該員工的基本情況及相關(guān)能力水平。不斷收集、補(bǔ)充檔案信息，擴(kuò)大信息資源是必須做好的基礎(chǔ)性工作。在各個(gè)環(huán)節(jié)也都秉持嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度。在信息的收集上，管理人員應(yīng)注意核對(duì)相關(guān)證書和資歷，在涉及學(xué)歷、經(jīng)歷或發(fā)明等重要的方面，應(yīng)要求員工提供相應(yīng)的證件證明的復(fù)印件，此外，檔案的信息也不能太陳舊或單一，應(yīng)該能進(jìn)行面目、身份的識(shí)別。在檔案的補(bǔ)充和更改上，更要發(fā)揮全體人員的積極性，而不僅僅是管理人員，要使全體員工配合好檔案管理人員的工作，及時(shí)補(bǔ)充和更新

（二）完善人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)、提升管理水平

人事檔案管理人員應(yīng)具備對(duì)應(yīng)的管理工作經(jīng)驗(yàn)，具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，這些都將體現(xiàn)在工作過程的行為中，這是人事檔案規(guī)范化管理的根本保障。要對(duì)人事檔案和人力資源理論知識(shí)有深入的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)者和員工必須意識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)；對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，這是與行業(yè)接軌、同步前行的基本條件；提升管理人員人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等，先進(jìn)的管理知識(shí)和管理方式要積極運(yùn)用到實(shí)際工作中。提升人事檔案管理者的工作能力也是第一要?jiǎng)?wù)，需要加大培訓(xùn)力度，增加工作人員的相關(guān)工作知識(shí)，培養(yǎng)工作經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化工作技能，增強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

（三）充分利用人事檔案整理成果，完善制度建設(shè)

在企業(yè)內(nèi)部人事檔案整合結(jié)束后，一定要對(duì)其功能進(jìn)行發(fā)掘，使其派上用途，最終促使人力資源在企業(yè)內(nèi)部的健康發(fā)展。完善的人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ)，是提高人事檔案質(zhì)量是維護(hù)人力資源理、促進(jìn)入力資源可持續(xù)發(fā)展、合理開發(fā)利用的重要保障。要提升人事檔案管理工作的質(zhì)量必須建立健全人事檔案管理制度。深化人事檔案管理制度的當(dāng)務(wù)之急是根據(jù)新時(shí)期、新情況、新目標(biāo)制定更為科學(xué)化、合理化的人事檔案管理制度，還有一些情況是因?yàn)檎聿划?dāng)造成使用時(shí)檢索繁瑣，所以應(yīng)按照人事情況設(shè)備檔案的分級(jí)類目，用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示類目的等級(jí)，以方便對(duì)檔案的檢索。在人力資源管理規(guī)劃編制的進(jìn)程中，人事檔案資料可以讓企業(yè)高層管理者與決策者對(duì)人力資源的走勢(shì)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，這就為發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的科學(xué)性制定奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也大大降低了企業(yè)優(yōu)秀職工“跳槽”現(xiàn)象出現(xiàn)的幾率，對(duì)其實(shí)際需求有一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)，從而有選擇性、目的性的實(shí)施激勵(lì)策略。

三、結(jié)語

企業(yè)中人事檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該注意提高自己的行為素質(zhì)，辦事能力，緊跟時(shí)代潮流，將人事檔案管理與國(guó)際化接軌，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。所以我們可以說，完善并且規(guī)范的人事檔案管理工作是現(xiàn)代人力資源管理工作的基礎(chǔ)，也是一個(gè)現(xiàn)代單位想要蓬勃發(fā)展以及進(jìn)步的必要前提。

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