人力資源管理視角下的人事檔案管理工作

朱美玲

【摘要】一切經濟、產業的發展都依托于人力資源，人力資源是一個國家、城市的核心，而人事檔案是企業進行提拔、任用的基礎，只有完善了人事檔案才能進行人力資源的合理調配。人事檔案管理滲透于人力資源管理體系中，通過對人事檔案資源進行深入的分析，幫助企業進行人力資源規劃和人才的招聘。人事檔案管理工作的進行，對于企業的長期可持續性發展有重要作用。本文主要為了促進入力資源管理人事檔案管理的進一步發展與時代，并就出現的問題提供一二點建議。

【關鍵詞】人力資源管理 人事檔案 管理

人事檔案管理就是進行人事檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷和德才表現的文件材料，并以個人為單位組合起來，以備考察。人事檔案的整理歸類，能夠真正實現管理者以人為本的大方針，重點進行人的開發，使用科學的方法對人力物力財力等資源進行合理的調動和分配，以使企業達到一個最佳狀態。

一、人力資源視角下人事檔案管理的短板

（一）人事檔案內容失真并且不完備

在現在的時代大背景下，眾多企業沒有認識到人事檔案的重要性，出現了許多人事檔案造假的事件發生，致使人事檔案的真實性和完備性紛紛遭到懷疑。在制作模板時過于單一，缺乏針對性，參考價值不大。人事檔案管理處于一種被動，所以說，員工檔案的不完整，致使檔案的整理管理形式只剩下了空殼，許多這種人事檔案材料都是一些對現代單位來說幾乎沒有什么參考價值的信息，真正關系到當事人的能力特長、工作業績等方面的資料則少之又少。

（二）人事檔案管理水平和技術低下

一切制度的實施都要有一個專業的管理團隊，而有多數企業管理方式落后，沒有進行及時更新，不能滿足時代要求，導致人事檔案管理工作缺乏科學性，降低了工作效率。而且很多企業對于人事檔案科學管理沒有正確認識，沒有配備足夠的人力、物力、財力，而且各項設施陳舊落后，不能同步，多數人事檔案還留存在紙化保存。部分企事業單位的人事檔案管理者專業素質較低，缺乏理論知識，對人事工作的開展沒有足夠的認識，對人事檔案工作的理解過于簡單化、片面化。有一部分企業沒有較為專業的從業人員對檔案進行整理和分類，人事檔案管理者的管理水平不足，并且在收集檔案材料的過程中應付了事，使得材料的真實性和可靠性難以得到保證。

（三）忽視了人事檔案建成后的利用開發

人力資源管理在社會上還是處于一個剛剛起步的狀態，在人力社會保障局還在一個相對落后的狀態，整體的形式來說，并沒有認識到人事檔案管理的重要性，以及對于人才開發和人員配置的指導性作用，所以造成人事檔案并沒有專門的人員來管理，一般都是由行政部門等相關部門來代替，而他們對于檔案的收集、歸檔、整理、裝訂等事宜并不甚了解。并且許多企業并沒有充分利用人事檔案，在檔案建立完成后便不再進行翻閱，將之束之高閣，這些現代單位沒有對人事檔案進行充分的運用開發，使得人事檔案對于人才培養方面的幫助沒能體現出來。

二、人事檔案管理過程所暴露出的問題解決思路

（一）加強落實人事檔案的收集和完備

現代的人力資源管理應該跟得上時代和企業的要求，過去遷腐、單一、落后的管理人事檔案的方式是注定要淘汰的。要最大化地充實人事檔案材料的相關內容，以便于在現代單位需要查詢或者需要進行人才培養工作時，能盡快地提供相應的信息支持，能夠更加準確及時地了解到該員工的基本情況及相關能力水平。不斷收集、補充檔案信息，擴大信息資源是必須做好的基礎性工作。在各個環節也都秉持嚴謹、科學的態度。在信息的收集上，管理人員應注意核對相關證書和資歷，在涉及學歷、經歷或發明等重要的方面，應要求員工提供相應的證件證明的復印件，此外，檔案的信息也不能太陳舊或單一，應該能進行面目、身份的識別。在檔案的補充和更改上，更要發揮全體人員的積極性，而不僅僅是管理人員，要使全體員工配合好檔案管理人員的工作，及時補充和更新

（二）完善人事檔案管理團隊建設、提升管理水平

人事檔案管理人員應具備對應的管理工作經驗，具備一定的專業素養，這些都將體現在工作過程的行為中，這是人事檔案規范化管理的根本保障。要對人事檔案和人力資源理論知識有深入的認識。領導者和員工必須意識到加強人事檔案管理是企業規范化管理的重要環節；對有關人員進行與檔案管理相關的法律法規、行業標準的培訓，這是與行業接軌、同步前行的基本條件；提升管理人員人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設、現代化的人事檔案管理系統建設等，先進的管理知識和管理方式要積極運用到實際工作中。提升人事檔案管理者的工作能力也是第一要務，需要加大培訓力度，增加工作人員的相關工作知識，培養工作經驗，強化工作技能，增強對于人事檔案管理工作的認識。

（三）充分利用人事檔案整理成果，完善制度建設

在企業內部人事檔案整合結束后，一定要對其功能進行發掘，使其派上用途，最終促使人力資源在企業內部的健康發展。完善的人事檔案是人力資源管理的基礎，是提高人事檔案質量是維護人力資源理、促進入力資源可持續發展、合理開發利用的重要保障。要提升人事檔案管理工作的質量必須建立健全人事檔案管理制度。深化人事檔案管理制度的當務之急是根據新時期、新情況、新目標制定更為科學化、合理化的人事檔案管理制度，還有一些情況是因為整理不當造成使用時檢索繁瑣，所以應按照人事情況設備檔案的分級類目，用阿拉伯數字來表示類目的等級，以方便對檔案的檢索。在人力資源管理規劃編制的進程中，人事檔案資料可以讓企業高層管理者與決策者對人力資源的走勢有一個明確的認識，這就為發展戰略目標的科學性制定奠定了基礎，同時也大大降低了企業優秀職工“跳槽”現象出現的幾率，對其實際需求有一個整體的認識，從而有選擇性、目的性的實施激勵策略。

三、結語

企業中人事檔案管理相關人員應該注意提高自己的行為素質，辦事能力，緊跟時代潮流，將人事檔案管理與國際化接軌，為企業發展做出更大的貢獻。所以我們可以說，完善并且規范的人事檔案管理工作是現代人力資源管理工作的基礎，也是一個現代單位想要蓬勃發展以及進步的必要前提。

參考文獻：

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