淺析新形勢下無紙化辦公對傳統檔案管理的沖擊

富鐸

【摘要】在電子信息時代，人們的生活方式、工作方式都發生了巨大轉變，自動辦公系統也給傳統檔案管理造成了極大的沖擊，導致傳統檔案管理模式已經無法跟上時代發展趨勢。基于此，本文重點探究無紙化辦公給傳統檔案管理帶來的新挑戰，進而提出相應的解決對策。

【關鍵詞】新形勢；無紙化辦公；傳統檔案管理；沖擊

當今計算機信息技術發展尤為迅速，同時也給傳統檔案管理造成了沖擊。在現代化檔案管理中，信息技術的應用愈加廣泛，檔案管理工作也進入了新一輪的改革熱潮。因此，如何利用無紙化辦公來提高檔案管理效率是需要重點關注的問題。基于此，本文針對無紙化辦公對傳統檔案管理的影響進行相關探究。

一、無紙化辦公的特點

無紙化辦公也就是辦公自動化（OA系統）。OA系統的出現可以通過信息手段提高辦公效率，從而實現自動化辦公模式。靈活應用電子文件進行傳輸、閱覽已經成為主流形式，不僅節省了辦公經費，減少了人力投入，同時也能夠讓檔案管理工作更加規范，通過OA系統即可實現信息調整和整理，具有極大的適應性。所以，應用OA系統已經成為必然趨勢。

二、無紙化辦公對傳統檔案管理造成的沖擊

（一）歸檔工作。傳統的檔案管理是將紙質信息裝訂成冊歸檔，并對檔案袋進行整理排序。與無紙化辦公模式相比，雖然二者歸檔流程大致相同，但是歸檔介質卻有了質的變化。由于檔案管理部門所涉及的檔案種類眾多，辦公自動化生產文件只是日常運營中的一部分，可以直接進行電子歸檔，但是傳統紙質檔案需要重新錄入，從而實現電子歸檔。如果單位沒有實現信息化檔案管理模式，那么在日常工作中所產生的電子檔案就無法直接進行電子歸檔，而是需要打印后再以紙質檔案流程進行歸檔。

（二）電子檔案法律效應問題。電子檔案是通過計算機生成的檔案文件，并存儲在硬盤、云端中，可以在網絡中進行傳遞。雖然采用電子檔案的形式在查閱中非常方便，但是法律效應卻受到了挑戰。也就是電子檔案的法律效應是否能夠和傳統檔案相同，是否會影響紙質檔案的法律效應等。在電子檔案中，由于檔案信息可以通過格式轉換進行修改，因此，電子檔案存在一定的不安全因素，從而影響電子檔案的法律效應。

（三）檔案管理人員問題。無紙化檔案對檔案管理工作人員提出了更高要求，需要檔案管理人員不僅要能夠全面掌握紙質檔案管理方法，同時也能夠掌握電子檔案管理形式。在現有體制下，檔案管理往往不受上層領導的關注，甚至淪為可有可無，從而導致檔案管理人員老齡化、知識匱乏、培訓力度不足的問題。因此對管理人員提出了新的挑戰。

（四）管理制度和工作方法。在無紙化辦公模式下，紙質載體變得越來越少，舊管理制度和工作方法的約束力和適應性大大降低。如果依然采用傳統管理方法和工作方法，不僅無法利用自動辦公系統的優越性，甚至會增加工作量，從而在檔案管理之中出現更多的問題，影響檔案管理水平。

三、傳統檔案管理應對無紙化辦公沖擊的方法

（一）加強人才培養和引進。面對無紙化辦公給檔案管理帶來的新問題，需要組建一支高素質、高技術的檔案管理隊伍，這也是加強現代化檔案管理水平的關鍵因素。要求企事業單位可以培養一批專業化、年輕化的管理隊伍，同時要加強專業人才的引進和吸收，對原有的檔案管理人員開展計算機、細致度的培訓，從而更加適應現代化檔案管理工作內容。如果需要將大量的紙質檔案信息傳輸到網絡平臺中，可以采購文字掃描儀，這樣即可通過掃描儀輸入文檔信息，減少管理人員的工作量，同時也能夠降低輸入錯誤等問題。

（二）對傳統檔案管理制度進行調整。傳統檔案管理制度以紙質檔案作為載體，但已經不適應現代化無紙檔案管理模式，這就需要對傳統管理制度進行調整、改革，從收集、鑒定、利用等多個環節入手，結合國家提出的標準與規定，構建一套更加科學、規范、兼容性強的管理制度。并且在企事業單位層面上，需要強化電子檔案的收集工作，將歸檔、整理、分類、利用等環節納入工作崗位當中，從而讓電子檔案處理和保存變得更加規范、標準。

（三）“雙檔”并存管理模式。由于紙質檔案更具法律效率和直觀性，作為一種原始憑證，是保證電子檔案法律效應的重要內容。電子檔案具備高效、便捷等優點，能夠有效提高檔案信息的利用率。因此，為了能夠全面提高檔案管理效率、發揮檔案價值，需要進行“雙檔”管理模式，也就是在加強紙質檔案管理的基礎上，利用OA系統加強電子檔案管理質量，提高檔案信息的共享性，從而實現檔案管理改革。這樣即可實現紙質檔案存根，發揮電子檔案法律效益；電子檔案加強流通、傳遞，發揮檔案信息價值的目的。

（四）配備電子檔案保管設施。完善電子檔案保管設施，并對電子檔案進行加密處理。針對電子檔案在網絡傳輸中容易被盜、篡改等問題，可以通過數字水印、數字簽名、數字加密技術保護電子檔案信息，保證電子檔案歸檔的法律效應性。再者，要對紙質檔案進行高質量保管，要求配備檔案存儲柜，將檔案豎立存放、減少擠壓、遠離磁場和熱源、隔離有害氣體、保持適應溫度和濕度，這樣才能夠保證檔案的完整性和安全性。

四、結束語

綜上所述，在新形勢下，無紙化辦公已經成為了必然趨勢，對傳統紙質檔案管理造成了巨大沖擊。因此，需要事業單位加強電子檔案的關注力度，通過“雙檔”結合的形式，加強電子檔案法律效應，提高檔案信息的利用率，這樣才能夠發揮檔案管理工作的價值。

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