高校會(huì)計(jì)憑證管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

李金丹

（天津大學(xué)，天津 300072）

國(guó)務(wù)院2016年印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，對(duì)加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”工作作出總體部署。報(bào)告指出要大力推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)服務(wù)事項(xiàng)全面公開(kāi)，部門間信息聯(lián)通、數(shù)據(jù)共享。黨的十九大報(bào)告中，八次提到了互聯(lián)網(wǎng)的問(wèn)題。這些足以證明互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推行勢(shì)不可擋。

天津大學(xué)財(cái)務(wù)處歷年來(lái)的服務(wù)軌跡，也映射出了我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展歷程。從一開(kāi)始的手工賬套到后來(lái)的會(huì)計(jì)電算化；從師生徹夜排隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬到如今的網(wǎng)上預(yù)約投遞；從開(kāi)具手工發(fā)票到機(jī)打發(fā)票再到現(xiàn)在電子發(fā)票的逐步推廣……

在這樣的大背景下，高校推行“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)計(jì)憑證管理”也拉開(kāi)加速發(fā)展的序幕。

一、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證管理

會(huì)計(jì)憑證管理包括記賬憑證的交接、登記、歸檔、掃描、裝訂、查詢、保管等。每年財(cái)務(wù)處接待大量的校內(nèi)外人員前來(lái)查閱會(huì)計(jì)憑證，用途涉及項(xiàng)目結(jié)題、審計(jì)監(jiān)管等方面。

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證調(diào)取首先需要師生通過(guò)財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)篩選出需要的會(huì)計(jì)憑證，然后通過(guò)電話方式提前向財(cái)務(wù)處預(yù)約查詢憑證時(shí)間，查詢會(huì)計(jì)憑證時(shí)需根據(jù)查詢憑證的數(shù)量安排相應(yīng)的工作人員到財(cái)務(wù)處分工查詢，檔案管理員根據(jù)師生提供的查詢憑證單據(jù)及許可說(shuō)明從憑單庫(kù)里逐本取出會(huì)計(jì)憑證到檔案查詢接待室，此時(shí)師生可以對(duì)經(jīng)過(guò)許可的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行查閱、掃描、打印等，最后財(cái)務(wù)管理員將查詢完畢的會(huì)計(jì)憑證逐本歸位。打印出來(lái)的會(huì)計(jì)憑證均需要加蓋會(huì)計(jì)科的印章才能確保其有效性。

二、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)憑證管理面臨的現(xiàn)狀

（一）高校師生對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)需求不斷提高

隨著財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)種類的不斷豐富，財(cái)務(wù)處提供的服務(wù)形式也變的多樣化。如制單審核由傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷變?yōu)榫W(wǎng)上預(yù)約投遞。信息技術(shù)的變革使得很多現(xiàn)場(chǎng)辦公服務(wù)轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)。在外在的拉力驅(qū)動(dòng)下，會(huì)計(jì)憑證的管理自然“不甘落后”。

（二）高校會(huì)計(jì)憑證數(shù)量與查閱頻率同比增加

隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)蓬勃發(fā)展，各項(xiàng)資金大幅增加，會(huì)計(jì)憑證的制單量與查詢次數(shù)也與日俱增。這無(wú)疑給會(huì)計(jì)憑證的管理帶來(lái)更大的壓力。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我校財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)憑證2017年共制單220702筆，會(huì)計(jì)憑證查閱20217本。傳統(tǒng)的查閱會(huì)計(jì)憑證的方式需投入的人力、物力及精力可想而知。在這些內(nèi)部需求壓力的推動(dòng)下，會(huì)計(jì)憑證管理需要進(jìn)一步提升。

（三）紙質(zhì)版會(huì)計(jì)憑證不利于保存

根據(jù)會(huì)計(jì)制度相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證需要保存30年。在此期間，長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)、頻繁的查閱使會(huì)計(jì)憑證的保管面臨巨大挑戰(zhàn)。師生的每次查閱都會(huì)給會(huì)計(jì)憑證造成不同程度的破損，即使及時(shí)補(bǔ)救，也難以恢復(fù)之前的面貌。長(zhǎng)此以往，會(huì)計(jì)憑證勢(shì)必難以“獨(dú)善其身”。

（四）雙校區(qū)運(yùn)行為查閱會(huì)計(jì)憑證提出了更大的挑戰(zhàn)

由于我校特有的雙校區(qū)運(yùn)行機(jī)制，財(cái)務(wù)處將會(huì)計(jì)憑證分門別類放置于雙校區(qū)的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)。而查閱的憑證可能分布在不同的校區(qū)，這種地理局限性為會(huì)計(jì)憑證管理帶來(lái)諸多不便。

面對(duì)會(huì)計(jì)憑證的海量數(shù)據(jù)、頻繁調(diào)取、異地存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的管理模式顯然已無(wú)法滿足需求。這種情況下，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)憑證信息化管理是必然選擇，而憑證影像化的應(yīng)用則是信息化建設(shè)中的重要部分。

三、會(huì)計(jì)憑證管理的改進(jìn)措施

（一）秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

1.著眼于為師生服務(wù)。憑證影像化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)主要有兩點(diǎn)：一是為師生提供服務(wù)，讓廣大師生更加方便快捷、高效規(guī)范的查詢會(huì)計(jì)憑證；二是加強(qiáng)我處會(huì)計(jì)檔案管理工作，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理模式，提高會(huì)計(jì)工作透明度。憑證影像化的上線大大減少了財(cái)務(wù)和辦事人員的工作總量和工作時(shí)間。

2.著眼于為業(yè)務(wù)服務(wù)。憑證影像化是為滿足師生及財(cái)務(wù)審計(jì)的需求而設(shè)計(jì)的。但信息化的建設(shè)不能脫離財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)而存在，不能脫離業(yè)務(wù)工作而談技術(shù)，不能脫離業(yè)務(wù)實(shí)際而談服務(wù)，這樣只會(huì)增加成本、降低效率、制約發(fā)展。我處結(jié)合具體業(yè)務(wù)需求，不斷優(yōu)化系統(tǒng)流程，為廣大師生提供了一個(gè)簡(jiǎn)潔、方便的操作界面。

3.著眼于為大局服務(wù)。信息化建設(shè)需要服務(wù)于大局的發(fā)展，反過(guò)來(lái)信息化建設(shè)作為科技力量也在支撐大局的發(fā)展。近年來(lái)，我處解放思想、開(kāi)拓創(chuàng)新，逐步在為廣大師生服務(wù)的宏偉藍(lán)圖上勾勒神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，憑證影像化作為這一神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的樹(shù)突成為財(cái)務(wù)對(duì)外提供服務(wù)的中堅(jiān)力量。

（二）以“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)變革為驅(qū)動(dòng)，推進(jìn)我處信息化建設(shè)

1.創(chuàng)新“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，開(kāi)發(fā)憑證影像化系統(tǒng)。為緩解傳統(tǒng)查詢會(huì)計(jì)憑證模式的工作壓力，適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，我處經(jīng)過(guò)多次調(diào)研和協(xié)商，提出系統(tǒng)需求，協(xié)同供應(yīng)商在原有的財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出具有天大特色的憑證影像化系統(tǒng)。

會(huì)計(jì)憑證影像化的使用離不開(kāi)廣大師生的配合。師生需要將報(bào)銷發(fā)票等附件按照要求規(guī)范粘貼，待入庫(kù)前，會(huì)計(jì)檔案管理員將符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)憑證快速掃描存檔。

當(dāng)師生有查詢憑證需求時(shí)可登錄常用的財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行操作。為確保經(jīng)費(fèi)卡各類信息的安全性，師生只能在該平臺(tái)查詢自己權(quán)限內(nèi)的各類信息。用戶可以選擇需要查看的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)卡，點(diǎn)擊明細(xì)后界面上會(huì)顯示某一時(shí)間段的消費(fèi)明細(xì)。每一個(gè)消費(fèi)明細(xì)右側(cè)都有一個(gè)“憑證預(yù)覽”按鈕，此按鈕的鏈接位置即是該會(huì)計(jì)憑證下的憑證及所有附件信息的保存地址。

用戶點(diǎn)擊“憑證預(yù)覽”，系統(tǒng)界面會(huì)出現(xiàn)所有以圖片形式保存的該憑證具體信息。用戶可以雙擊點(diǎn)開(kāi)大圖查看，也可以點(diǎn)擊下載。會(huì)計(jì)憑證的所有圖片信息會(huì)以壓縮包的形式下載到本地硬盤(pán)，方便用戶一鍵式下載打印。

2.立足“以人為本”，注重細(xì)節(jié)服務(wù)。憑證影像化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)注重用戶體驗(yàn)效果，在多處細(xì)節(jié)上體現(xiàn)服務(wù)價(jià)值。例如查詢會(huì)計(jì)憑證不僅局限于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本人進(jìn)行操作，擁有負(fù)責(zé)人在查詢系統(tǒng)授權(quán)的用戶都可以進(jìn)行操作，包括學(xué)生。這種授權(quán)方式能夠使用戶合理分配使用權(quán)限。此外為了使會(huì)計(jì)憑證的所有附件信息能夠?qū)?yīng)相應(yīng)憑證，避免混淆，系統(tǒng)還為所有影像化憑證添加含有憑證號(hào)碼信息的水印。既方便了師生，也確保會(huì)計(jì)憑證信息來(lái)源的真實(shí)性、有效性。同時(shí)為了使用戶能夠更快的熟悉系統(tǒng)新功能，我處還面向全校財(cái)務(wù)辦事人員開(kāi)展了具有針對(duì)性的培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)操作演示，解答相關(guān)疑問(wèn)。

3.整合軟硬件資源，降低信息化建設(shè)運(yùn)行成本。從需求角度出發(fā)，建立高效使用的憑證檢索系統(tǒng)。將憑證影像化系統(tǒng)融入到已成熟的財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)。使師生在熟悉的系統(tǒng)環(huán)境中使用新功能，不僅使其逐步適應(yīng)系統(tǒng)升級(jí)，而且有效地降低信息化建設(shè)的運(yùn)行成本。

4.建立事件異常處理機(jī)制，提高財(cái)務(wù)管理水平。會(huì)計(jì)憑證歸檔后并不是永久不變的，隨時(shí)會(huì)有異常情況發(fā)生。如更換發(fā)票、添加備注信息等。我處針對(duì)這些異常情況建立有效處理機(jī)制，及時(shí)同步更新電子憑證信息。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與團(tuán)隊(duì)建設(shè)相輔相成，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

1.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)總體業(yè)務(wù)能力。在新技術(shù)革命和新產(chǎn)業(yè)變革的時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”以一種新模式、新手段和新業(yè)態(tài)的形式開(kāi)始改變著我們的工作與生活。為了憑證影像化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，我處不僅在檔案查詢崗位增加人員配置，而且提升人員整體素質(zhì)的考核標(biāo)準(zhǔn)。面對(duì)信息化的新時(shí)代，僅僅擁有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)能力已不再滿足檔案查詢崗位需求，我們正廣泛接納同時(shí)擁有財(cái)務(wù)和計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的綜合型人才。財(cái)務(wù)處其他崗位的工作人員，也在不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，進(jìn)行多途徑培訓(xùn)教育，提高職業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證會(huì)計(jì)檔案管理的高效化、科學(xué)化。

2.整合信息技術(shù)與人員發(fā)展，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。在利用憑證影像化作為會(huì)計(jì)憑證查詢新途徑的同時(shí)充分利用人力資源，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與人員發(fā)展的有效整合。例如，憑證影像化的前提是工作人員對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行有效加工整理掃描后存入系統(tǒng)以備查閱。會(huì)計(jì)檔案管理員根據(jù)實(shí)際情況審核掃描文件的質(zhì)量，而非單純依靠教條程序來(lái)執(zhí)行任務(wù)。

四、我校會(huì)計(jì)憑證影像化上線帶來(lái)的實(shí)際效果

目前憑證影像化技術(shù)還處于試運(yùn)行階段。很多師生已經(jīng)配合我處開(kāi)始使用系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證查詢相比，該技術(shù)的效果顯而易見(jiàn)。

(一)提高高校對(duì)檔案的調(diào)取、查閱以及監(jiān)管的工作效率

面對(duì)會(huì)計(jì)憑證的海量數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)憑證的頻繁調(diào)取，查詢會(huì)計(jì)憑證不再需要預(yù)約，查找會(huì)計(jì)憑證不再需要前來(lái)財(cái)務(wù)處。原來(lái)查詢一個(gè)會(huì)計(jì)憑證需要幾分鐘到現(xiàn)在只需要幾秒鐘，憑證影像化促進(jìn)了會(huì)計(jì)憑證查詢向隨時(shí)、隨地高效服務(wù)方向發(fā)展。

（二）提高會(huì)計(jì)憑證的保存質(zhì)量

符合一定要求的會(huì)計(jì)憑證、附件等會(huì)計(jì)資料不僅僅以紙質(zhì)形式存在，而且以電子化的形式歸檔、保存以及共享。這種管理形式利于檔案的保存，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的管理步伐。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案提供信息的準(zhǔn)確性，強(qiáng)化服務(wù)功能

憑證影像化通過(guò)為調(diào)取的資料添加憑證號(hào)水印的方式使打印的附件快速準(zhǔn)確的鎖定會(huì)計(jì)憑證。憑證影像化功能的完善推進(jìn)了高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

在實(shí)際工作中，憑證影像化技術(shù)已逐步走向成熟，我處準(zhǔn)備等到時(shí)機(jī)成熟之際逐步在全校推廣。作為財(cái)務(wù)對(duì)外的信息化服務(wù)，我們歡迎廣大師生在使用過(guò)程中為我們的服務(wù)提供寶貴的意見(jiàn)，我們會(huì)逐步的完善系統(tǒng)。

五、以“互聯(lián)網(wǎng)+”為契機(jī)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)規(guī)律

以服務(wù)廣大師生為宗旨、以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”為契機(jī)、以信息化建設(shè)為手段，共同建設(shè)高水平大學(xué)。

以服務(wù)廣大師生為宗旨。學(xué)會(huì)換位思考，站在師生的角度想問(wèn)題，想師生之所想，急師生之所急，解師生之所困。

以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”為契機(jī)。“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”可以是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和任何一項(xiàng)服務(wù)的組合。高校的任何一個(gè)部門、一個(gè)部門的多項(xiàng)服務(wù)都可以此為框架，逐步開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”模式，為共同建設(shè)數(shù)字化校園添磚加瓦。

以信息化建設(shè)為手段。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，通過(guò)信息化技術(shù)對(duì)教學(xué)、科研、管理等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園勢(shì)在必得。目前，機(jī)關(guān)部處管理人員居多，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員偏少，可以利用外包等形式達(dá)到資源有效配置，開(kāi)展信息化建設(shè)，整合資源，共享數(shù)據(jù)，提升服務(wù)新高度，為廣大師生提供更為人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。