基本建設項目檔案管理淺見

周昕

[摘 要]基建工程檔案是基建工程的投資成果轉入使用狀態時所形成的能反映該基建工程活動的歷史真實記錄，它不僅對鑒定基建工程內在質量有重要的憑證作用，而且對基建工程日后的改建、擴建、維修、恢復、管理等方面具有重要的依據作用。

[關鍵詞]基建項目；檔案管理；問題及對策

一、基建項目檔案管理中的難點

（一）文件材料收集難

首先建設部門缺少管理運營理念，只建不管。建設部門缺少管理運營理念，只建不管。基建工程的建設一般由基建科負責，竣工后就交給總務科負責管理。保修期過后，使用過程如果不出現嚴重質量問題，基建科就不再介入。因此，基建科只重視設計、施工質量，忽視對與建筑物管理有密切關系的基建檔案工作，建設過程中對規范不重視、方案隨意變更、檔案臨時拼湊的現象屢屢發生，工程檔案完整收集相當困難，其次工程檔案歸檔周期長。一個工程的檔案資料從竣工到歸檔，最少需半年的時間。一個工程的建設從立項到設計到施工、到竣工，往往都是跨年度的。最后工程涉及單位多、部門廣。每當要新開一項建筑工程，首先需要立項，要征得主管部門和控制國家基本工程的省計劃部門的批準，列入投資計劃，取得固定資產投資許可證；其次，該建筑要符合環保、消防的有關規定，需得到環保部門、消防部門的認可；然后該建筑一定要符合市的城市總體規劃，得到規劃局的同意，取得建設工程規劃許可證；

（二）文件材料不準確

由于檔案資料形成的時間較長，一些在施工中臨時發生的變更，由于施工人員對檔案重要性認識不足，往往很難反映到竣工資料中。檔案人員只懂檔案知識，不懂工程技術知識，交來什么，收集什么，難以確定檔案的內容是否真實反映工程竣工時的實際情況和建設過程，判斷不清是否圖物相符，不能有效識別技術數據是否準確可靠。這些原因造成一些工程檔案資料的不準確，給以后的提供利用帶來不利。

（三）提供利用水平低

首先工程檔案的綜合性、專業性比較強，涉及幾十個專業，如：工程地質、測繪、城市規劃、工民建、給排水、園林綠化、環保等，檔案工作人員的知識面太窄，對工程技術知識略知一二，甚至更本不懂，只能為利用者提供一些原始圖紙、批文等檔案資料，很少能提供準確、系統、高效的服務，更不用說進行檔案的編研了。其次基建檔案利用工作的一項重要任務是為工程規劃、建設、管理的決策提供服務。這一點，還未被人們充分認識到。

（四）聲像檔案不重視

首先拍攝難。一方面表現在對工程建設原貌拍攝上難以控制。不少工程沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面表現在對正在建設中的工程項目拍攝不完全，大多數工程沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。其次收集難，拍攝工作主要是科教科負責，隨機性強，檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握，工作往往處于被動，收集上難以控制。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。

二、基建檔案管理工作的對策

（一）完善管理制度，規范工程項目檔案管理程序

1.明確歸檔范圍。即基本建設項目檔案文件材料的歸檔范圍包括從立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，具有保存價值的科技文件材料。

2.明確歸檔要求。項目施工及調試完成后，施工單位、監理單位應根據工程實際情況和行業規定、標準及合同規定的要求編制項目竣工文件。竣工文件由施工單位負責編制，監理單位負責審核。主要內容有：施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質量評定文件、材料（構、配件）質量保證書及復試文件、測試及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等。各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目，在項目竣工時要編制竣工圖，項目竣工圖應由施工單位負責編制。竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，要真實反映項目竣工驗收時的實際情況。按施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合更改，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的，應重新繪制竣工圖，重新繪圖要按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”，并簽署竣工圖章。所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽。合同規定由設計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，并按要求簽署竣工圖標。竣工圖標的內容、格式由行業統一規定。竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。竣工圖編制完成后，監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發現不準確或短缺時要及時修改和補充。竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。項目竣工圖一般為兩套，由施工單位分別向公司檔案館和生產（使用）單位檔案室移交。編制竣工圖所需的費用應在項目建設投資中解決，由建設單位或有關部門在與承包單位簽訂合同時確定。

3.明確考核要求。強調檔案文件材料拒絕歸檔或在利用檔案過程中造成丟失、損壞的單位和個人，依據有關制度，集團公司將分別給予批評、處分或經濟處罰違反檔案法規構成犯罪的，移送司法機關追究刑事責任。

（二）強化檔案部門的監督、檢查、業務指導與考核

1.強化工程建設項目檔案歸檔的計劃性。檔案館根據每年工程建設項目、技術改造項目以及設備大中修項目計劃，及時制定工程、技術改造以及設備大中修項目檔案的歸檔計劃，明確歸檔單位責任人以及歸檔期限等，以公司名義下發，并認真組織督促、檢查與考核，對完不成工程建設項目檔案歸檔計劃的責任單位和責任人提出處罰意見，由集團公司進行處罰。

2.超前控制工程建設項目前期文件材料。參加有關工程項目的各種會議，方案審查會、方案論證會、初步設計審查會、工程建設會、項目例會等，及時了解和掌握建設項目前期文件材料形成情況，并在會議上提出檔案材料形成、積累的要求。

3.強化工程項目施工過程中檔案部門的監督、檢查與業務指導工作。在工程項目施工過程中，公司檔案館始終堅持派人深入施工現場，參與項目的全過程管理，監督、檢查、指導項目部、施工單位在施工過程中檔案材料的形成、積累、整理工作。在工程項目告一段落或竣工時，及時召開各監理單位、質量監督部門和施工單位會議，提出竣工檔案材料的整理、分類、編目、立卷和歸檔的要求，并根據需要舉辦不同類型的培訓班，使他們能夠按標準規范進行整理，避免不必要的返工。

4.嚴把工程項目檔案驗收關。在每項工程項目完工后，檔案館都對工程項目檔案歸檔工作進行安排布置，并對工程項目檔案移交歸檔工作進行指導。在工程項目交工驗收時，嚴格按照國家、省部及有關工程項目檔案檢查驗收制度進行驗收，對檔案材料不齊全完整、準確系統的或案卷質量達不到要求的，必須進行整改。同時，始終堅持沒有齊全完整、準確系統的竣工檔案，檔案部門不予簽字蓋章，公司財務部門不予結算的制度。