電子檔案元數據的管理方案

陳蘭

摘 要 隨著社會的進步和信息技術的不斷發展，越來越多的電子文件在其歸檔后就形成了電子檔案，這種電子檔案是保存各種電子文件的重要工具。其中，元數據是這種電子檔案的基礎，它又被叫作“關于數據的數據”，是記錄各種電子文件全部信息的重要工具，通過元數據可以實現對各種重要的電子文件的完整性、真實性的保護。

關鍵詞 電子檔案 元數據 管理方案

元數據的準確定義為：對各種信息資源進行結構化的描述，提供關于信息資源或數據的一種結構化數據。它可以對各種電子數據本身的特征和屬性進行描述，具有發現、檢索、管理、描述等功能。目前基于元數據的電子檔案管理已經廣泛應用于各行各業。本文對元數據在電子檔案管理中的功能、電子檔案元數據管理方案等幾個方面進行研究和探討。

一、元數據在電子檔案管理中的作用

（一）保證電子檔案的真實性和完整性

因為電子檔案與實體分離，并且可以通過相關的操作進行變更，所以它的真實性往往會受到懷疑。但是，如果電子檔案有了元數據，就可以將整個電子檔案的形成、利用、處理的過程記錄下來，從而保證整個電子檔案的真實性和完整性。

（二）確保電子檔案的長期可讀性

我們知道，電子檔案的生成和保存主要是依靠電腦和一些軟件，一旦電腦或者是軟件運行出現問題，電子檔案就無法識別。在這種情況下，就可以利用元數據建立相應的模型對電子檔案的格式信息、制作信息、轉換方式等進行詳細的記錄與描述，這樣就可以在電子檔案遷移過程中保證其完整性和可讀性。

（三）具有發現、檢索、管理、描述等基本功能

元數據最基本的功能就是描述功能，它可以對檔案信息對象的屬性和位置進行詳細的描述，從而將所找對象的基本信息呈現在人們面前。此外，因為元數據將主要信息展示出來了，所以就便于人們快速查找所需信息。同時，元數據還可以對各種資源對象的各個部件之間的結構和關聯模式進行管理。

二、電子檔案元數據的管理方案

電子檔案元數據的管理方案有四種，即內封裝、半封裝、不封裝、特定封裝。以下對電子檔案元數據的這四種管理方案作介紹。

（一）內封裝

內封裝主要就是指將電子檔案的內容信息和相應的元數據進行綁定，使其形成一個完整的對象，目前我國常用的數據封裝方法就是VEO和Mets。VEO內封裝常用的方法有兩種，一種是在不對電子檔案的內容信息作任何處理的前提下，將元數據封裝到內容信息里面的特定位置；另一種就是將存儲在電子檔案內容中的文件進行編碼轉換，然后和元數據一起封裝到特定結構當中。其中第一種方法在現有的技術條件下很難實現，所以應用較少。

（二）半封裝

半封裝就是指將電子數據獨自做成XML結構后進行封裝，這時候電子檔案的內容信息不作處理直接儲存，并且將它的儲存位置寫進元數據封裝包中，從而實現兩者的有效聯系。但是，這種半封裝方案并沒有將元數據和內容信息整合為一個對象，而且如果單單是進行這種邏輯關聯，那就有更簡單的方法，所以該方案沒有什么實際操作和應用價值。

（三）不封裝

不封裝就是指不對內容信息和元數據進行封裝處理，也就是內容信息不進行編碼處理并且以非結構的形態進行獨自存儲，而將元數據以結構化的數據形態進行管理，通過這種方式實現兩者的有效連接。這種電子檔案元數據管理方案簡單可行，易于實施，但是這種不封裝方案沒有將兩者的真實性和完整性進行嚴密的捆綁，因此這種方案是否能保證整個電子檔案內容信息的長期可讀性還有待觀察。

（四）特定封裝

特定封裝就是指將電子檔案身份證和電子檔案元數據進行封裝，并將封裝包進行相應的處理后以結構化的數據形態放入數據庫中，而電子檔案的內容信息以非結構化的數據形態獨立儲存，不作編碼處理。通過這種方式實現電子檔案元數據和身份證封裝包與相應的內容信息之間的相互連接。這種特定封裝的電子元數據的檔案管理方案可行性高、管理方便，達到了將元數據和內容信息直接進行封裝的目的。

綜上所述，元數據能夠對各種電子文件和檔案進行有效的控制，保護電子文件的真實性、完整性和有效性，它是進行電子檔案管理的重要工具，所以一定要選擇合適的元數據管理方法，這對于保證電子檔案長期可讀性、真實性、憑證性具有重要意義。綜合分析以上四種管理方案，特定封裝方案具有較好的可實施性、便于管理，能夠實現電子檔案的真實性和有效性保存，對于提升元數據處理效率和元數據變更時的管理效率具有重要意義，擁有廣闊的發展前景。

（作者單位為長江武漢航道局）

參考文獻

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