對(duì)發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

徐成鋼

摘要：為了保證檔案信息能充分的發(fā)揮其所蘊(yùn)含的內(nèi)在價(jià)值，檔案工作者應(yīng)能認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案中所含有信息進(jìn)行有效利用的必要性，并能在檔案信息利用階段結(jié)合檔案信息開發(fā)的關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)制定工作方案。本文就檔案信息的開發(fā)利用工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息；資源

檔案作為一種信息載體，在檔案之記錄了大量的社會(huì)發(fā)展信息、重大會(huì)議信息、科技發(fā)明信息等重要信息，這些信息中蘊(yùn)含了大量的知識(shí)以及豐富的智慧。如果能全面的對(duì)這些檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，那么就能達(dá)到促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的效果。但在目前的檔案信息利用階段仍存在一些不足，影響了社會(huì)對(duì)于檔案信息中知識(shí)的利用。

一、對(duì)檔案中所含有信息進(jìn)行有效利用的必要性

在社會(huì)不斷發(fā)展中逐漸積累下了豐富的檔案信息，這些檔案信息覆蓋了社會(huì)發(fā)展的各個(gè)層面，并且也在其中蘊(yùn)含著大量的知識(shí)以及智慧。但目前大部分的檔案信息都只是安靜的被放置在各個(gè)檔案館中，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的利用，這無(wú)疑是造成了巨大的浪費(fèi)。

1.目前各個(gè)地區(qū)都儲(chǔ)藏了數(shù)量豐富的檔案信息，雖然檔案信息之中往往蘊(yùn)含了大量的有價(jià)值信息，但這些信息往往具有較強(qiáng)的隱蔽性以及潛在性，不能直接被利用到社會(huì)發(fā)展中。面對(duì)這種情況，管理人員應(yīng)能充分的認(rèn)識(shí)到對(duì)信息進(jìn)行有效利用的必要性，只有通過(guò)科學(xué)合理的檔案信息利用才能高校的發(fā)掘出檔案信息中所蘊(yùn)含的知識(shí)，同時(shí)也只有保證對(duì)檔案信息的深入分析利用才能將檔案信息中所蘊(yùn)含的大量知識(shí)切實(shí)的轉(zhuǎn)化成社會(huì)效益，從而促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，

2.現(xiàn)代社會(huì)逐漸實(shí)現(xiàn)了多元化的社會(huì)發(fā)展模式，并且各個(gè)領(lǐng)域都在向更深層次發(fā)展。在這樣的發(fā)展趨勢(shì)之下，各個(gè)領(lǐng)域?qū)τ谥R(shí)的需求量也在提升，而檔案信息所含有的信息恰恰能滿足各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展需求，因此檔案內(nèi)容的開發(fā)也就成為了各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的關(guān)鍵力量。

3.在電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到大力發(fā)展的情況下，人們也更容易掌握到各種信息，同時(shí)也對(duì)信息公開更加的重視。信息公開目前已成為了社會(huì)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，這不僅能滿足人們對(duì)知情權(quán)的要求，同時(shí)也能進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。而在開展信息公開工作的時(shí)候檔案信息就是其中的關(guān)鍵組成部分。

二、檔案信息在開發(fā)階段的關(guān)鍵點(diǎn)

檔案信息內(nèi)容往往會(huì)涉及到較多領(lǐng)域、總量較為龐大，并且一些地區(qū)檔案還存在年代跨度大、時(shí)間較長(zhǎng)的情況，這些因素都對(duì)檔案信息開發(fā)造成了不利影響，為此在進(jìn)行檔案信息開發(fā)中要能掌握檔案開發(fā)的關(guān)鍵點(diǎn)，從而保證檔案開發(fā)的質(zhì)量。

1.要保證檔案開發(fā)的全面性。

由于檔案信息的總量偏大、內(nèi)容較為復(fù)雜因此在進(jìn)行檔案信息開發(fā)的時(shí)候，一些工作人員為為了減少工作量而采用了有選擇性的開發(fā)，這種檔案信息開發(fā)模式就會(huì)使得一部分有價(jià)值的檔案信息被忽略掉，進(jìn)而造成知識(shí)損失。在實(shí)際進(jìn)行檔案信息開發(fā)的時(shí)候應(yīng)能重點(diǎn)保證檔案信息開發(fā)的全面性，能對(duì)所有的檔案信息保持高度重視，只有這樣才能保證檔案信息開發(fā)能順利的進(jìn)行。

2.要能有效的辨別檔案信息的真?zhèn)巍?/p>

檔案信息中所記錄的內(nèi)容往往和相應(yīng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、社會(huì)整體發(fā)展情況有較大的聯(lián)系，而一些檔案信息由于時(shí)間較為久遠(yuǎn)已不符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需要，甚至還有一些檔案信息由于在最初收集階段的工作存在疏忽，導(dǎo)致這些檔案資料真?zhèn)涡源嬖谳^大的問(wèn)題。在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候要能充分的認(rèn)識(shí)到這些因素的影響，進(jìn)而在對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用的時(shí)候能重點(diǎn)做好分析整理工作，尤其要能確保檔案具有良好的真實(shí)性。

三、檔案信息開發(fā)的具體措施

1.改變陳舊檔案管理思想。

在過(guò)期的檔案信息管理中人們往往將工作重點(diǎn)放到了檔案資料的收集管理工作中，而對(duì)檔案信息的開發(fā)利用方面工作的關(guān)注較少。在開展檔案信息利用階段為了真正的挖掘出檔案信息中所含有的內(nèi)在價(jià)值，工作人員要能轉(zhuǎn)變固有的工作思路，在檔案信息管理中積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作。

2.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平。

做好檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是開發(fā)檔案信息資源的首要環(huán)節(jié)，必須扎實(shí)認(rèn)真、堅(jiān)持不懈地進(jìn)行。首先要做好檔案收集工作，豐富檔案收藏內(nèi)容，優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)。檔案信息資源的開發(fā)，是以檔案信息資源的充足、豐富為前提的。檔案收集工作要擴(kuò)大收集范圍，除了向黨政業(yè)務(wù)部門接收檔案外，還要面向社會(huì)其他方面。檔案科學(xué)系統(tǒng)整理工作也是檔案信息資源開發(fā)工作的重要條件，檔案只有經(jīng)過(guò)分門別類，有序的標(biāo)準(zhǔn)化整理，才能使雜亂無(wú)章的混亂信息成為條理井然的有序信息。再次，在檔案編目建設(shè)中，應(yīng)組織力量，從館藏實(shí)際出發(fā)，編制出一系列成套、系統(tǒng)、實(shí)用、多角度、多功能、全方位開發(fā)檔案信息的檢索工具。

3.加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)。

要想提高檔案信息開發(fā)利用的效率，就必須加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段。各單位要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息工作的現(xiàn)代化，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，采用以高新技術(shù)為支撐的服務(wù)手段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)體系，努力實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的計(jì)算機(jī)管理，積極組建檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，加快檔案信息傳播的速度，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務(wù)，提高檔案信息資源利用率。

4.提高檔案人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

加強(qiáng)教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項(xiàng)工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識(shí)，樹立一種為禮會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。同時(shí)要形成檔案工作者的群體意識(shí)，發(fā)揮群體團(tuán)隊(duì)精神，不斷提高人們對(duì)保存檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)和自覺性，這是做好開發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。

5.做好檔案信息資源利用中的保密工作。

檔案信息的公開并為人們利用是社會(huì)發(fā)展的需要，但深入開發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發(fā)利用工作事關(guān)黨和國(guó)家機(jī)密的安全和公民個(gè)人的隱私，開放利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查，特別是涉及國(guó)家政治、軍事、科研、經(jīng)濟(jì)等檔案，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度、嚴(yán)密的工作流程和監(jiān)督制約機(jī)制，確保檔案信息的安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息在當(dāng)今是必不可少的，它不僅服務(wù)著社會(huì)和人民，還服務(wù)著國(guó)家政府。只有合理開發(fā)和利用檔案信息，并且完善其體制，發(fā)現(xiàn)更多其中的價(jià)值，那國(guó)家才能發(fā)展更快，更富強(qiáng)。

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