怎樣做好信訪檔案的管理工作

陳會(huì)友

摘要：信訪檔案是我們信訪部門(mén)在處理人民群眾來(lái)信、接待群眾來(lái)訪等的實(shí)際工作中直接形成的具有重要參考、借鑒或者警示意義的并按照一定的歸檔制度集中保存下來(lái)的文字、聲像、圖表、電子數(shù)據(jù)等真實(shí)反映信訪工作全過(guò)程的歷史記錄。應(yīng)該說(shuō)，每一份信訪工作檔案就是一個(gè)鮮活的信訪工作案例，就是我們工作作風(fēng)與工作經(jīng)驗(yàn)的典型記錄。所以，從某種程度說(shuō)，新時(shí)期的信訪檔案管理工作見(jiàn)證了新時(shí)期黨群關(guān)系、干群關(guān)系的發(fā)展，因其具有警示與激勵(lì)作用，新時(shí)期的信訪檔案管理工作又直接關(guān)系到社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。那么，實(shí)際工作之中到底應(yīng)該怎樣做好信訪檔案管理工作呢？

關(guān)鍵詞：信訪；檔案；管理工作

一、首先，提高思想認(rèn)識(shí)水平，牢固樹(shù)立政治意識(shí)

與人事、社保、學(xué)校等檔案管理工作相比，信訪檔案管理工作極具特殊性，因?yàn)樗鼘⒘舸嫘旁L事件發(fā)生的背景、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，所以它相當(dāng)于事實(shí)的“監(jiān)控?cái)z像頭”。尊重事實(shí)，真實(shí)記錄事實(shí)，不夸飾，不走樣，這是信訪檔案收檔的基本要求，更是嚴(yán)格要求。這不僅是工作作風(fēng)問(wèn)題，更是我們信訪檔案員的政治性問(wèn)題；因?yàn)樗袑?shí)關(guān)系著社會(huì)的穩(wěn)定以及黨和國(guó)家的政策執(zhí)行與落實(shí)情況。所以說(shuō)，只有站在講政治的高度并且以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)來(lái)從事此項(xiàng)工作，我們的信訪檔案管理工作才稱(chēng)得上有效或者高效。

二、其次，積極爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)的配合與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，著手建立真正適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的檔案管理體系

信訪工作與公檢法工作關(guān)系密切，雖然它并非公檢法等部門(mén)的直接執(zhí)法工作，但是，它們之間有著許多相似之處。事實(shí)上，現(xiàn)實(shí)生活中也確實(shí)有很多信訪案件最后演變成刑事案件或者民事糾紛案件。那么，如果我們信訪檔案管理者能夠使相關(guān)接訪人員在信訪案件發(fā)生之處就借鑒公安辦案人員的調(diào)查問(wèn)詢制度尤其是案列的記載，詳細(xì)而真實(shí)記載整個(gè)事件的過(guò)程，這樣所收集的檔案既形式統(tǒng)一，又能夠?yàn)楣珯z法部門(mén)將來(lái)的調(diào)閱與使用提供科學(xué)的依據(jù)。所以說(shuō)，在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，共同建立明確統(tǒng)一而又科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系是非常必要的。

這樣的檔案管理體系應(yīng)該包括所有部門(mén)檔案建檔的基本要求，又要凸顯信訪檔案管理的特色。所謂基本要求，是指能夠適應(yīng)該行業(yè)所有檔案歸檔的基本操作標(biāo)準(zhǔn)。這樣的檔案，既適合不同部門(mén)的管理與共享，又能有效節(jié)約管理成本，尤其是經(jīng)過(guò)不斷摸索、反復(fù)嘗試之后而形成普適性的可操作的經(jīng)驗(yàn)后，這樣的管理體系一定有助于行業(yè)管理工作的科學(xué)發(fā)展。

這樣的體系還應(yīng)該努力凸顯不同部門(mén)檔案管理的特色。相對(duì)于普適性的管理與操作，該體系還應(yīng)當(dāng)盡可能地幫助不同部門(mén)努力突出各自的特色，比如信訪檔案所收錄的典型案例、成功案例，特別是那些對(duì)于穩(wěn)定社會(huì)發(fā)展并且促進(jìn)信訪工作開(kāi)展的成功經(jīng)驗(yàn)。這樣的檔案是允許其保持自身的保密性的，也正是其自身特色的體現(xiàn)。比如，信訪案件中那種成功調(diào)節(jié)性的雙方當(dāng)事人都非常滿意的典型案例，在收檔時(shí)就可以充分凸顯特色，而且應(yīng)當(dāng)固化下來(lái)，使之發(fā)展成自己行業(yè)的特色。

三、此外，認(rèn)真遵循行業(yè)體系制度，科學(xué)歸檔，認(rèn)真歸檔

（一）認(rèn)真做好信訪材料收集工作。

信訪工作中信訪案件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)的文件資料，尤其是信訪案件初始階段的相關(guān)信息收集，比如來(lái)信來(lái)訪的登記，信訪人的申訴、舉報(bào)、控告材料的依類(lèi)收集；上級(jí)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項(xiàng)的交辦單、批示件及督辦單；案件辦理過(guò)程中信訪人出具的有價(jià)值的相關(guān)合同、收據(jù)等原始材料、同信訪人的談話筆錄及案件處理時(shí)處理意見(jiàn)、復(fù)查意見(jiàn)、復(fù)核意見(jiàn)、息訴罷訪、結(jié)案報(bào)告、相關(guān)會(huì)議記錄、紀(jì)要、調(diào)查報(bào)告和相對(duì)應(yīng)的國(guó)家政策及相關(guān)文件、佐證材料等相關(guān)材料等，都應(yīng)該及時(shí)收集并依據(jù)制度體系收檔。

（二）科學(xué)做好信訪檔案的整理與歸檔工作。

根據(jù)信訪工作的實(shí)際情況，對(duì)辦結(jié)的信訪案件材料嚴(yán)格依據(jù)行業(yè)體系按照一案一卷的原則整理歸檔；正在辦理的信訪案件，敦促承辦人暫時(shí)保存，待辦完后再歸檔。依據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，這里所整理信訪案件資料與傳統(tǒng)的案件材料相比，內(nèi)容更為復(fù)雜，任務(wù)更為艱巨。傳統(tǒng)的案件材料只是那些文字性的，保存形式也主要是紙質(zhì)的，但信息時(shí)代里，信訪案件材料不僅包括各種文字材料，更包括相關(guān)的圖片、視頻，甚至是存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各種網(wǎng)絡(luò)信息。對(duì)于存在于網(wǎng)絡(luò)上的信訪案件信息，很多時(shí)候也是重要的信訪案件信息，對(duì)于偵辦信訪案件意義重大。那么，整理這樣的信息是，就不僅需要有截屏的圖片，還要有圖片所存在的服務(wù)器的數(shù)據(jù)拷貝。再如，很多信訪案件在初始階段往往借力網(wǎng)絡(luò)，像網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ公眾號(hào)、微信公眾號(hào)等來(lái)造勢(shì)，以取得轟動(dòng)效應(yīng)，最終給是有關(guān)部門(mén)施壓。這樣的信息，在傳統(tǒng)的信訪案件材料收集過(guò)程中沒(méi)有涉及過(guò)，現(xiàn)在出現(xiàn)了，可是我們一時(shí)還沒(méi)有做好應(yīng)對(duì)工作。其實(shí)，對(duì)于這類(lèi)案件信息，我們?cè)谛袠I(yè)系統(tǒng)平臺(tái)上，可以借鑒公安網(wǎng)監(jiān)部門(mén)對(duì)此信息處理尤其是歸檔的方法來(lái)處理。總之，新的時(shí)期，新的條件下，信訪案件檔案材料收集、整理、歸類(lèi)的難度更大，任務(wù)更艱巨。

（三）妥善保管、科學(xué)保管信訪檔案材料

無(wú)論是紙質(zhì)檔案材料，還是電子數(shù)據(jù)材料，如果只是收集、整理、歸檔，那就不是真正意義上檔案管理工作；因?yàn)槿魏喂芾淼慕K極目的都是為未來(lái)工作的開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)或者教訓(xùn)，尤其是促進(jìn)相關(guān)工作的科學(xué)開(kāi)展。所以，對(duì)于任何性質(zhì)的信訪檔案材料，我們都應(yīng)該妥善保管并且科學(xué)保管。妥善保管，是說(shuō)依法依規(guī)正確保管，確保信訪檔案管理充分發(fā)揮其管理功能。科學(xué)保管，是指管理科學(xué)、方法科學(xué)，最大程度地為信訪工作的科學(xué)發(fā)展保駕護(hù)航。

總之，信訪檔案管理內(nèi)容繁多，任務(wù)艱巨，但是，事關(guān)社會(huì)的穩(wěn)定與和諧。成功而科學(xué)的信訪檔案管理能夠?yàn)樾聲r(shí)期的信訪工作提供科學(xué)的可執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于提供信訪工作本身的效能有著重大意義，對(duì)于全面建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)更是意義重大。