關于新時期企業文秘工作的研究

任莉

[摘 要]企業文秘工作會影響辦公室的工作效率，關系著企業的戰略目標是否能順利的實現。企業在開展文秘工作的過程中，不能只是對文件、檔案的簡單管理，還應做好會議的撰寫工作，以及活動的組織工作等。所以，新時期必須要做好企業文秘工作，以提升企業的經濟效率，促使企業的可持續發展。本文對企業文秘工作的性質進行分析，并就新時期提高企業文秘工作效率的策略進行探討。

[關鍵詞]新時期；企業文秘工作；策略

雖然文秘工作表面上看起來很簡單，但卻在企業中發揮著承上啟下的作用，是上級領導與下級員工之間的溝通橋梁。有的企業認為文秘工作缺乏技術含量，所以對其不重視，使得企業的發展嚴重受阻。因此，在新時期，企業必須要加強對文秘工作的管理，以促使企業更好地發展。

一、企業文秘工作性質

1.服務性質

對于企業而言，文秘的主要功能是為領導干部、企業的職工提供各種基礎服務，其在企業中發揮著橋梁的作用，與企業的利益息息相關。所以，文秘在日常工作中，必須要認真地做好每一項工作，使企業各個崗位的工作都能有序進行，使企業的經濟效益得到保障。如果文秘工作沒做到位，就會導致企業某些工作出現差錯，給企業帶來經濟損失。比如，某個文件沒有及時傳遞給承辦部門，可能就會延誤相關工作的執行效率，甚至影響到企業的整個生產經營，給企業造成不必要的損失。所以，企業的文秘工作人員必須要做好自己職責范圍內的每一項工作，樹立良好的服務意識，將各類信息及時的傳遞給相關的部門和人員，促使企業能夠正常的運轉。

2.綜合性質

企業文秘工作與其他類型的工作有明顯的區別，具有綜合性特點。文秘工作需要為企業各個部門服務，工作內容涉及的范圍很廣，對于企業的正常運轉有重要意義。比如，文秘需要做好各項會務工作，撰寫好會議材料；將網上的信息及時的傳遞到各個部門，以及部門內相關的人員；負責打印、復印相關的資料；接待企業的各位來賓。由此可見，文秘工作是具有綜合性的。企業文秘工作人員必須要具備較強的工作能力，要能了解各個部門的工作性質和要求，并具備良好的職業道德素養，以免在工作中出現失誤，對其他部門的工作造成不利的影響。

二、新時期提高企業文秘工作效率的策略

1.強化文秘工作人員的服務意識

企業文秘工作的繁雜多樣常常使文秘工作人員感覺到自己的工作枯燥乏味。因此，不少文秘工作人員服務意識淡薄。文秘工作本身就是為企業職工服務，必須要具備較強的服務意識，才能做好自己的工作，為企業創造更多的經濟利益。比如，對于企業領導的決策、意圖，文秘工作人員應將其全面的傳達給每一位員工，并做到信息傳遞的準確性。而員工對于領導決策的執行情況，文秘工作人員則要及時的匯報給企業領導，以便領導根據實際情況，對企業未來的發展方向和戰略作出適當的調整，促使企業未來更好地發展。同時，文秘工作人員要發揮自己的紐帶作用，加強各個部門之間的交流溝通，提高企業信息的共享性。在自己的職責范圍內，將準確的資料完整地提供給各個部門，處理好各個部門之間的關系，避免出現推諉扯皮的情況，使企業的整體工作效率得到提高。作為企業的服務窗口，文秘工作人員還必須要樹立良好的個人形象，對于員工提出的問題，要耐心解答，為員工提供更加優質的服務，以提升員工對文秘工作的滿意度。

2.文秘工作人員應不斷提升自我

隨著市場經濟的不斷發展，企業文秘工作人員每天都面臨著大量的信息，其必須要具備較強的工作能力，才能提高自己的工作效率，達到更好的工作效果。所以，企業文秘工作人員必須不斷地學習，在工作實踐中進行自我提升。比如，積極地學習各類新的辦公自動化軟件，加強業務知識的學習，提高自身的公文寫作能力，協調溝通能力，語言表達技能等等。自身素質的提升有利于企業文秘工作人員更好地開展工作，并為各個部門提供更好的服務，使各部門的工作能夠更加順利的進行。同時，在新時期，企業文秘工作人員還應轉變自己的工作思想和觀念，用知識武裝自己，這樣才能夠在日常工作中游刃有余，為企業的可持續發展奠定有利的基礎。

3.加強對文秘工作人員的考核

針對企業的文秘工作人員制定完善的考核制度，嚴格地對文秘工作人員進行考核，才能提高其工作積極性，使其在工作中更富有責任心和服務意識。在對文秘工作人員進行考核時，應以激勵為主，制定相應的激勵措施。比如，對于工作比較突出的文秘工作人員，要在企業的表彰大會上公開對其進行表揚，使其感受到企業對自己的重視，并贏得各個部門及員工對自己的尊重，使文秘工作人員能夠在以后的工作中更加積極。同時，還要給予其一定的物質激勵，發放一定的獎勵金額，或者一些文秘工作人員的物品，增強文秘工作人員的歸屬感，將企業的發展作為自己的責任。此外，對于工作不到位的文秘工作人員，則應適當的對其施以懲罰，如扣除部分獎金，降低績效獎金的比例，同時還要加強對其的培訓，使其感受到企業并沒有放棄自己，以鼓勵其在以后的工作中更加努力。

三、結語

綜上所述，在經濟全球化發展的新時期下，企業必須要重視文秘工作的有效開展，才能為企業各個部門的工作奠定堅實的基礎，從而促使企業更好、更快地發展。因此，企業應強化文秘工作人員的服務意識，文秘工作人員應不斷提升自我，并加強對文秘工作人員的考核，以提高其工作積極性，使其更加認真負責地對待自己的工作，為企業創造更多的經濟利益。

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