企業項目檔案管理問題的系統性修復及互聯網+下新舉措

呂海民

摘? 要：企業項目檔案管理工作應引入系統論的管理方法，實現文件全生命周期管理，建立文件標準化管理體系;要加大檔案大數據信息的研究，通過創建檔案數據基礎云等措施，解決數據的歸檔和利用問題。

關鍵詞：檔案;管理;系統;修復;互聯網+

企業項目檔案是企業項目合法建設以及后續生產經營的憑據，在企業發展的道路上扮演著越來越重要的角色。中國石化集團作為大型央企，項目檔案管理的系統性不斷完善，信息化、互聯網技術在項目檔案管理中的應用不斷深化。本文結合中國石化近年來工程項目檔案管理的經驗，總結工程項目檔案管理中存在問題，提出項目檔案工作的發展思路。

1 服務的便捷性需求與檔案保密圍墻之間的矛盾，對項目檔案的利用價值產生較大影響

中國石化一個所屬二級單位在為基層減負的調研中，收到這樣一條反饋信息：檔案系統數據利用需要層層審批，給車間工作帶來不便。還有一個企業的4位職工代表聯名提交了一個議案：裝置的原始設計資料、技改技措資料查找困難，不符合一流企業的要求。這些問題的提出，應引起檔案管理人員的反思，在檔案保密與方便利用、被動服務與主動推送之間找契合點，在檔案原文和檔案目錄數據庫的基礎上，建立檔案分析數據庫，對檔案數據、利用習慣、利用者專業等方面數據開展個性化分析，解決以下疑問：哪些數據需要審批？哪個層級來審批最恰當？對于不需要審批的數據如何結合利用者的習慣、最近的利用需求等信息開展檔案信息的主動推送服務？通過簡化利用手續，分析和篩選檔案信息數據，以最便捷的方式、最貼心的服務提供給利用者。

如何通過分析數據實現檔案信息的主動推送服務尤其重要。2009年，在甲型H1N1流感暴發的前幾周，谷歌公司的工程師在《自然》雜志上發表了一篇引人注目的論文。文中解釋了谷歌為什么能夠預測冬季流感的傳播：不僅是全美范圍的傳播，而且可以具體到特定的地區和州。谷歌通過什么來做到的呢？通過觀察人們在網上的搜索記錄來完成這個預測，把5000萬條美國人最頻繁檢索的詞條和美國疾控中心在2003年至2008年間季節性流感傳播時期的數據進行比較，得出結論。分析使用的不是數據本身，而是使用頻率。可見數據的作用無所不在，就看是否發揮作用。

2 檔案管理技術尤其是信息技術的迅速發展與傳統檔案管理方式之間的矛盾，影響著新技術的深入應用

信息技術的迅猛發展，數據信息逐步替代紙質文本的時代已經初現端倪，但大部分檔案管理人員仍然埋在以紙質文本為參照物的工作軌跡中，還在探索其收集方式、整理方法、保管措施，思想上沒有轉變到當前已經由原來的以紙質檔案為主過渡到紙質檔案與電子檔案相輔相成的階段，工作方法和工作標準仍然是老一套，對電子檔案的直觀理解仍然停留在紙質文件的掃描件上，工作重心與實際工作需要脫節，致使檔案工作被邊緣化的趨勢越來越嚴重。

近年來，中國石化作為全國電子文件管理試點單位對電子文件管理進行了有益的探索，發布了電子文件捕獲與歸檔、保管與利用、元數據標準等一系列標準，建立了統一的檔案管理平臺。從2014年開始，自上而下新竣工項目檔案全部實現了基于紙質文本掃描的電子原文和檔案目錄的電子化管理。目前，中國石化工程項目檔案數字交付項目已經立項，正在研究探索階段，筆者認為中國石化項目電子文件管理尚存在幾方面不足：（1）基于二維關系數據庫平臺的建庫方式已經不適應當前三維及多維數據的存儲和展示。（2）ERP等應用系統中的信息未能充分地應用和歸檔到檔案庫中，項目管理過程的部分信息在歸檔數據中缺失。（3）工程項目數字化交付剛剛起步，任重道遠。

3 現實的功利主義與檔案利用價值的后天性條件性之間的矛盾，使部分企業管理者錯誤地將檔案與企業的后備物資等同，實施相同的管理策略

隨著項目檔案專業驗收工作和項目反腐審計的不斷推進和加強，項目檔案的重視程度有所增加，但管理本質上沒有發生改變，大部分企業管理者把檔案工作作為企業后備物資來看待，實質上是嘴里喊著重要，但實際工作中很少關注，尤其是主動關注少之又少。造成這種狀況的直接原因是檔案價值是通過間接和有條件情況下展現，相反，與檔案密切相關的三基資料卻被企業管理者作為重要的生產要素來抓。因此，如何建立檔案與企業三基資料一體的管理體系，將檔案管理融入企業生產經營中，值得深思。

近幾年，中國石化檔案部門按照從嚴管理、依法治企的要求，不斷加強項目檔案管理工作，組織制訂了一系列檔案驗收制度、標準，并嚴格按制度、標準執行，取得了較好的成效。2015年，統籌安排組織完成了工程項目檔案專業驗收共256項，優秀項目38項，其中的6家單位的10個項目沒有一次性通過專業驗收。2016年，組織完成檔案專業驗收共130項，優秀項目38項，其中3家單位3個項目沒有一次性通過專業驗收。工程項目檔案齊全性、完整性、準確性、系統性以及項目檔案的信息化水平都顯著提高。主要的做法和成效有以下幾個方面：

（一）制訂中國石化《建設工程項目檔案管理規范》（Q/SH0704），細化檔案驗收細則和歸檔范圍，引入系統管理的理論，從項目文件形成與流轉的系統性、歸檔流程的系統性、項目文件整理的系統性、項目檔案管理的系統性等方面入手，點面結合，強化對項目行政許可文件、項目文件真實性的檢查，加強檔案部門與工程、物資采購、專項管理、參建單位的溝通協調，推動各項制度落實到位。

（二）落實項目文件不同階段的管理主體責任，加強工程文檔過程監控檢查和接收審核。檔案部門與各職能部門共同參與檢查，共同審核把關，確保文件材料準確真實、齊全完整。

（三）主動作為、嚴抓落實，改變工作被動局面。積極參與總部工程建設項目工作例會，與總部工程部溝通協調，掌握年度建設工程項目驗收任務計劃。實施“雙對接”管理。一是要求各建設單位檔案部門主動與本單位工程管理部門對接，梳理本單位驗收項目;二是集團辦公廳與各建設單位檔案部門逐項對接，將檔案驗收計劃分解細化到每個月，并實時動態跟蹤管理，每月底對下月驗收單位進行督辦提醒。

（四）推動落實項目檔案管理“五同步”：項目檔案管理制度與項目管理制度建設同步;項目文件材料質量過程檢查通報與項目安全、質量過程檢查同步;項目文件材料移交與項目中交同步;項目文件材料審核審查與工程質量生產考核同步;項目檔案驗收與項目專項驗收同步。

（五）嚴抓項目檔案專業驗收，對觸碰下面4條紅線的一律不能通過檔案專業驗收：一是已辦理的行政許可文件材料歸檔完整率未達到100%;二是竣工圖歸檔完整率未達到100%;三是項目文件材料歸檔移交手續不齊全，管理責任未明確;四是歸檔文件材料（圖紙和憑證性文件等）與實際不符。

（六）加強項目檔案管理人員培訓和交流。采取年度定期培訓和現場指導教學結合方式，從理論和實踐操作兩方面切實提升項目檔案管理人員業務技能。對問題多、困難多的單位積極給予指導幫助。尤其是首次進行驗收單位對驗收程序、標準要求不熟悉，項目檔案管理基礎薄弱，通過協調系統內有關專家在驗收前提前進行培訓、指導或者協調驗收單位有關人員到先進企業調研學習。

4 項目檔案管理與項目文件管理脫節，使一些文件管理的職責后置到檔案管理環節中

項目文件的形成與流轉是否規范標準，對項目檔案齊全、完整、準確產生直接的影響，因此抓好項目文件的管理尤其重要。由于分工的不同，對項目文件管理延伸到企業各個職能部門以及參建單位，對檔案部門來說，應以系統論的管理方法為參照，梳理各方責任，將項目立項文件、施工過程文件、監理文件、設計文件、項目合同、質量證明文件、試生產文件、項目HSE文件、職業衛生專業文件、安全專業文件、環保專業文件、外事文件、工程預結算文件、審計文件、竣工驗收文件等的收集歸檔審核責任落實到具體責任單位，實現項目文件全生命周期管理。

5 項目文件歸檔流程沒有納入發展規劃管理、工程管理、土地管理、安全管理等項目相關的業務管理范疇，影響文件材料的歸檔時效和質量

由于業務部門只關注業務是否完結，對各項業務所形成文件資料的歸檔，沒有建立相關的跟蹤機制，造成有些工作形成的資料沒有歸檔。檔案部門應與企業相關部門配合，不斷改進項目檔案管理的方式方法。近幾年來，中石化檔案管理部門通過主動作為，多渠道反饋，很多下屬企業的工程管理部門已經將項目文件的歸檔納入工程項目月度統籌計劃，納入工程項目管理工作環節中，項目文件的歸檔時效和質量都得到較大的提高。

6 信息系統的廣泛應用與系統歸檔數據的不清晰之間的矛盾，影響信息系統歸檔接口的廣泛應用，導致很多重要的業務信息仍然存在各業務信息系統，沒有實施歸檔處理

隨著智能化、信息化應用的不斷發展，智能物流、智能倉庫、智能制造一個接一個不斷涌現，大數據正在改變著我們的工作和生活以及理解身邊事物的方式。檔案管理必然會受到大數據、智能化到來的洗禮，但目前檔案管理方式、方法尚未在信息化融入工作和生活的時代中找到自己的落腳點，很大程度上仍然處于停滯不前中，尤其是在信息系統已經充斥企業每一個業務環節的當下，檔案管理標準對業務信息系統歸檔范圍仍然是一臉茫然，只是簡單地參照紙質文檔的歸檔范圍執行，這種狀態已經極大地阻礙了當下檔案事業的發展，需要檔案人多渠道努力，下大力氣改進，當前尤為重要的是解決業務信息系統數據的接收問題，通過參照公有云、私有云建設的方法經驗，盡早實施檔案數據的基礎云建設。

參考文獻：

[1]兩化融合發展實踐與創新[M].ISBN 978-7-5114-3738-9，中國石化出版社.

[2] [英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼恩·庫克耶著.盛楊燕，周濤譯.大數據時代[M].浙江人民出版社.