淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)

張再維

摘 要：隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來，越來越多的企業(yè)重視起信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理作為文化管理的重要組成部分，其網(wǎng)絡(luò)化受到了人們的高度重視。檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，可以更加科學(xué)、便捷、快速的進(jìn)行管理。本文分析了我國現(xiàn)階段檔案管理的狀況，如何實施檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，以及檔案管理網(wǎng)絡(luò)化會面臨的風(fēng)險和解決措施。

關(guān)鍵詞：發(fā)展現(xiàn)狀；存在風(fēng)險；解決措施

隨著我國綜合國力的增強，科技水平的提高，網(wǎng)絡(luò)化的時代已經(jīng)到來，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用受到廣泛關(guān)注，并且被應(yīng)用到各個領(lǐng)域中。檔案管理也緊跟時代的步伐，向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展努力，然而這其中并不是一帆風(fēng)順的，其中存在很多風(fēng)險。針對我國現(xiàn)階段檔案管理的狀態(tài)，安全有效的實施網(wǎng)絡(luò)化，并成功應(yīng)對風(fēng)險，是十分必要的。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理在各個行業(yè)中都占據(jù)著重要地位，在企業(yè)中它可以實現(xiàn)人力資源的有效管理，在圖書館事業(yè)中它可以實現(xiàn)書籍的有效管理與查詢。因此檔案管理實施網(wǎng)絡(luò)化是一項重大舉措。但是在當(dāng)下，我國檔案管理仍存在一些問題，阻礙了檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

一方面由于之前對信息技術(shù)的不重視，我國部分檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的人工管理方式中，這就造成管理工作的復(fù)雜，管理方式的不合理，資源無法實現(xiàn)有效配置。而檔案的形式是多種多樣的，仍選用人工管理模式，不僅導(dǎo)致管理工作無法快速便捷的進(jìn)行，還造成人員需求增大，增加開支。

另一方面檔案管理的工作人員專業(yè)知識以及綜合素質(zhì)較低，部分人員不具備運用網(wǎng)絡(luò)的技能。人員分配的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理始終停留在傳統(tǒng)管理模式中，管理工作人員工作積極性不高，都是影響企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的因素。對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)或雇傭具備專業(yè)知識及技能的人員，都可有效的提高檔案管理的規(guī)范性。

2 實施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實施

傳統(tǒng)的檔案作為我國運用多年的檔案，具有其獨特的優(yōu)勢，因此在實施檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的同時，應(yīng)將電子檔案與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合，同步進(jìn)行。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低，或檔案存放時間較長的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量。另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。

2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理

實施網(wǎng)絡(luò)詩句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結(jié)合OA辦公自動化和MIS信息管理相結(jié)合實施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提高檔案管理自動化程度的進(jìn)一步提高。

2.3 提高檔案管理人員計算機應(yīng)用能力

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化對其管理人員的技能及知識具有更高的要求，而許多從事傳統(tǒng)管理方式的人員并不具備相應(yīng)的知識，甚至綜合素質(zhì)較低。因此，對檔案管理工作人員的培訓(xùn)應(yīng)被提上日程，定期培訓(xùn)管理人員的計算機技能，使之可以更好地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，使檔案管理的應(yīng)用程度有所提升。

3 電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的風(fēng)險

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，在經(jīng)濟(jì)全球化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強了世界各國的聯(lián)系，同時互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，也催生出了相應(yīng)的風(fēng)險。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化需要充分運用互聯(lián)網(wǎng)，而電子檔案的建立除了具有傳統(tǒng)檔案的風(fēng)險外，還需應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)時代所帶來的風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)的公開性使得保護(hù)隱私變得更加重要，檔案作為重要信息更應(yīng)加強保護(hù)。以下為一些檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中所面臨的常見風(fēng)險。

3.1 黑客攻擊

黑客攻擊是檔案管理中我們面對的最為頭疼的一件事情。黑客往往是依靠自己的高超技能，通過設(shè)定一些程序跳過封鎖或者使用木馬病毒等來對服務(wù)器進(jìn)行侵犯。他們具有主動侵犯性，攻擊的頻率以及危害都比較大。計算機黑客按照攻擊動機來可以分為兩大類，一類是惡意破壞，這一類黑客入侵的主要目的是破壞服務(wù)器內(nèi)的資料，對其進(jìn)行刪除或者是篡改，或者是制造大量的垃圾信息，阻礙用戶正常使用數(shù)據(jù)庫。另一類是盜取資料。這一類黑客主要是為了獲取數(shù)據(jù)庫內(nèi)具有價值的資料而對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行攻擊，對數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行竊取，達(dá)到自身的目的。

3.2 網(wǎng)絡(luò)病毒

目前網(wǎng)絡(luò)病毒屢見不鮮，比如熊貓燒香病毒、CIH病毒等等，都能對計算機造成非常嚴(yán)重的影響，如果存儲資料的服務(wù)器被感染病毒的話，會造成大量資料遺失。目前病毒的傳染方式有很多種，最為常見的是通過電子郵件、移動存儲器以及下載等。這些病毒一旦感染很容易通過共享造成局域網(wǎng)內(nèi)所有電腦被傳染，最終對存儲服務(wù)器造成嚴(yán)重?fù)p害。

3.3 管理混亂

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理由多個流程構(gòu)成，比如說文件掃描、檔案分類、授權(quán)管理等，不可能所有流程都由一個人監(jiān)控，因此容易造成流程交接上的出現(xiàn)問題。此外系統(tǒng)的升級以及服務(wù)器的搬移等等都有可能造成文件丟失。

4 風(fēng)險的相關(guān)應(yīng)對措施

4.1 強化防御技術(shù)，降低黑客攻擊風(fēng)險

為了防御黑客的攻擊，網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)當(dāng)為數(shù)據(jù)庫安裝有效的防火墻，為了提高安全系數(shù)，甚至可以在路由器之前安裝物理防火墻，將黑客的攻擊擋在系統(tǒng)之外。防火墻應(yīng)當(dāng)關(guān)閉一些高風(fēng)險的端口，對網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行一定的限制。此外還應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中安裝檢測系統(tǒng)，一旦有非法入侵的用戶進(jìn)入，立即鎖定并且將信息反饋到網(wǎng)絡(luò)管理員處，及時進(jìn)行處理。

4.2 提高風(fēng)險意識，防范病毒攻擊

檔案網(wǎng)絡(luò)管理所處局域網(wǎng)的每一個用戶都應(yīng)當(dāng)有著足夠的警惕性，對于來歷不明的郵件以及下載的文件都要通過殺毒軟件來進(jìn)行掃描，降低感染病毒的概率。

4.3 規(guī)范管理流程

對于用戶的授權(quán)，要嚴(yán)格對用戶的權(quán)限進(jìn)行分類，杜絕出現(xiàn)超級用戶。對于檔案管理的每一個流程要進(jìn)行細(xì)分，責(zé)任劃分清晰，交接工作要進(jìn)行嚴(yán)密統(tǒng)計，必要的時候要可以犧牲速度來換取信息質(zhì)量。

4.4 強化法律制裁

雖然我國的法律是比較全面的，但是互聯(lián)網(wǎng)作為21世紀(jì)以來才在我國興起的產(chǎn)業(yè)，許多與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律還不完善。因此檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，面對的一些風(fēng)險，無法用法律進(jìn)行有效的保護(hù)。我國應(yīng)加強立法，承認(rèn)電子檔案的法律性，并對其進(jìn)行保護(hù)，對從事網(wǎng)絡(luò)犯罪的更應(yīng)嚴(yán)厲處罰。

5 結(jié)束語

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是順應(yīng)時代發(fā)展的重要表現(xiàn)，雖然實施檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化仍面臨者管理人員技能不足綜合素質(zhì)較低、對傳統(tǒng)管理方式的過度依賴，且檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中會面臨黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒、管理混亂等風(fēng)險，但是本文也提出了強化防御技術(shù)、提高對風(fēng)險的重視、使管理過程更具規(guī)范性等的解決措施。

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