探討新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性

張娜

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活質量得到了很大的改善，相應的需求也在不斷的提高，檔案信息需求就是其中的一種，通過查詢檔案信息，能夠更好的了解想獲取的信息，從而為人們的決策等提供依據。而這就與檔案管理工作有關，只有做好檔案管理工作，才能更好的為人們提供檔案服務，提高檔案資源的利用率。而辦公室檔案管理則是我國事業單位以及國有企業中的重要管理內容，這對于各個企業的發展都具有一定的影響。然而辦公室檔案管理工作是比較復雜的工作，在新時期的背景下，如何提高辦公室檔案管理的有效性就顯得極為重要。

關鍵詞：新時期；辦公室檔案管理；有效性

針對新時期的辦公室檔案管理工作是有必要進行深入探究的，因為這關系著我國企業的發展，同時也關系著社會經濟的發展。只有做好辦公室檔案管理工作，才能給人們的決策提供重要的依據，保護個人以及企業的合法權益等。但是在我國一些企業的辦公室檔案管理工作中還是會存在著一些問題，這就使得辦公室檔案管理的效率一直得不到提高。因此，這就需要有關人員能夠重視辦公室檔案管理工作，通過采取一些積極有效的辦法看來解決這些問題，以真正提高辦公室檔案管理的有效性，促進我國眾多企業的健康發展。

1 新時期辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案是企業和事業單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經濟價值。辦公室檔案記錄了企業和事業單位日常經營活動中的一切內容，包括了企業、單位職工的個人信息、日常經營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業和事業單位經營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業和單位從創立之初到發展的整個過程，以及公司在發展過程中取得的一些知識成果，如果發生產權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。

2 辦公室檔案管理中存在的主要問題

目前，我國一些辦公室檔案管理工作中還存在著一些問題，這些問題的出現嚴重制約惡劣企業的辦公室檔案管理水平，這在一定程度上也不利于我國企業的健康發展，還會衍生出一些不必要的問題。因此，針對辦公室檔案管理中存在的問題就值得人們加以深入的探究，以更好的了解其中的問題，然后為加強檔案管理提供可參考的方向。具體而言，存在的主要問題有以下幾點：

2.1 忽視辦公室檔案管理

忽視辦公室檔案管理工作就是一大問題，部分企業的領導者并不能很好的認識到辦公室檔案管理的重要性，也沒有對于檔案管理有一定的認識以及發展規劃，這就對于檔案管理工作的順利開展造成了阻礙，在實際的檔案管理工作過程中，容易發生檔案丟失、銷毀、缺失等現象，這就不利于后續檔案資源的有效利用，對于企業的發展也具有不利影響。

2.2 辦公室檔案管理制度欠缺

辦公室檔案制度不完善也是在管理中存在的問題，根據我國基本國情看來，我國大多企業的檔案管理中還沒有形成比較系統的管理方法，這就使得我國企業檔案的作用難以有效的發揮，大多只是走一個形式，為了應付上級部門的檢查。這就導致辦公室檔案管理工作缺乏一定的規范，一些收集、填寫資料的要求也不能明確，信息錯誤就會存在，檔案信息就會失真，因此，辦公室檔案信息的價值也就會消失，不利于企業的長遠發展。

2.3 辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低

辦公室檔案管理工作的有效開展是需要工作人員推動的，同時還需要掌握先進的管理辦法，這樣才能進一步的加強辦公室的檔案管理。但是在大多企業辦公室檔案管理工作中，還比較缺乏檔案信息化的管理，這與資源投入的力度有關，同時也與管理人員的素質能力有關。投資力度欠缺是因為企業領導不重視這方面的工作，而管理人員的素質問題則是因為工作人員不能掌握先進信息技術的知識以及應用要點，這就使得先進技術的作用難以得到發揮，嚴重影響了辦公室檔案管理工作的效率以及質量。所以，目前，大多企業中還是主要以文檔、圖文的信息檔案形式為主，即使有信息技術的支持，也只是用于瀏覽、錄入，并不能真正提高辦公室檔案的信息化管理水平。

3 新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

3.1 完善辦公室檔案管理機制

事業單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發事件的應急預案。檔案室一旦出現非人力造成的意外事件，導致檔案出現了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。

3.2 提高辦公室檔案管理人員的專業技能

辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業素養。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。

3.3 加強辦公室檔案管理的信息化建設

計算機網絡技術的發展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

4 結束語

隨著時代的不斷向前發展，人們的生活方式以及工作方式發生了很大的改變，各個行業都獲得了較大的發展，但是對于一些工作也提出了更高的要求。辦公室檔案管理工作就是一種比較重要且繁瑣的工作，在新時期背景下，對于這項工作的要求體現的更為明顯。只有不斷的提高辦公室檔案管理的有效性，才能真正實現檔案管理水平的提高。這就需要有關企業檔案管理人員能夠注重創新檔案創新管理方式，相關企業也能加強先進信息技術的應用，加大資金的投入，以進一步的提高辦公室檔案管理的效率，以促進辦公室檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]郭光玲.新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究[J].辦公室業務，2016（20）：118-118.

[2]趙繼紅.新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究[J].商品與質量，2016（50）.

[3]吳萍.新時期下辦公室檔案管理工作的改進對策[J].科研，2017（3）：00260-00260.