試析高校檔案的收集工作

龐碧霞

摘 要：檔案收集是檔案管理最基礎的環(huán)節(jié)。在以利用為主導的原則下，檔案管理的首末環(huán)節(jié)顯得格外重要。在實際工作中，高校檔案存在收集主體不明確、收集內容廣而重復、收集方式單一等問題。文章立足實踐，從具體操作著手，就高校檔案收集工作加強提出建議。

關鍵詞：檔案收集 高校 現狀 建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

引言

高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。高校檔案收集是積累和貯存檔案信息資源的表現，是利用的先決條件。本文就高校檔案收集工作的現狀進行分析并提出建議。

一、當前高校檔案收集工作的問題

高校檔案收集工作面臨最現實的問題就是“收什么”和“從哪收”。要解決這樣的問題高校檔案管理部門應該從長期的被動接受歸檔的習慣思維中徹底解放出來，積極的尋找問題，主動做好收集工作。

1.收集主體不明確

按照《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）的規(guī)定，高校檔案涉及面廣、門類多，一共分成十一個大類。這些材料收集很多都需要各相關主體部門的配合。雖然高校在管理過程中已經從制度上規(guī)定了歸檔范圍，但是涉及到具體材料時尤其是聯合形成的材料時，并沒有對各部門歸檔的職責進行明確的規(guī)定。加之，各部門對檔案重視程度不同及責任感差等，使得檔案收集時，各部門相互推諉、難以確定某個具體材料的牽頭負責部門。主體的不明確導致部分檔案被遺漏、部分檔案收集質量低、檔案部門與收集主體溝通的難度大等。

2.收集主體檔案意識缺乏

部分部門對應歸檔的材料未落實到位。高校內一些科研部門單獨形成的文件材料被該部門視為自己獨有的資產，不讓其他人查閱與利用。同時隨著新形勢下教育事業(yè)的的開展，許多新形成的檔案材料，如：高層次教研、深造、外事訪問等過程中形成的材料，不能及時收集，導致這部分材料缺失嚴重。由于各部門檔案意識缺乏，各部門歸檔時按部就班，各自負責，缺乏交流，導致應歸檔的材料重復歸檔，降低了工作效率。所形成的檔案都是割裂的，當真正需要時又不能發(fā)揮作用。同時，收集制度的不完善及滯后性，對歸檔范圍沒有進行科學的研究，使制度不能指導實踐。相關部門對檔案收集工作缺乏關注，也很少對歸檔范圍進行分析和研究。

3.電子文件收集滯后

在辦公自動化的背景下，高校傳統(tǒng)的處理文件的方式逐步被網上發(fā)文所替代，產生了大量的電子文件。高校電子文件是高校重要的知識資產，是高校檔案信息資源的重要組成部分。部分部門只收集紙質檔案，單純用紙質檔案歸檔代替電子文件歸檔。未以“前端控制”為指導理論。未在檔案形成之前與相關部門做好溝通工作，未提前對電子錄入工作進行統(tǒng)一的規(guī)劃和安排。

二、加強高校檔案收集工作的建議

1.進一步明確收集主體

著名的管理學者鮑勃盧茨提出了“績效致死”的管理理論。這個方法論指導在實際工作中運用就應多進行激勵而非進行考核及克扣。高校應進一步規(guī)范收集制度，把對檔案工作參與者的激勵寫入制度并落地。對收集工作完成好的部門加以獎勵。檔案工作長期以來偏重于考核與懲罰，不利于從本質上調動人員的積極性。教育部第27號令中也規(guī)定了在收集過程中有成績的應該做出獎勵。高校檔案管理部門應該根據本校的實際情況制訂檔案收集工作獎勵細則，全面的激勵各部門的積極性。激勵的實施使得各部門工作的職業(yè)素養(yǎng)進一步提高，各部門歸檔中就更有責任感、參與感和奉獻精神。近年來，隨著高校管理模式、流程等均在不同程度的變革，檔案收集工作更加復雜，檔案收集需要進一步落實歸檔責任，不同的業(yè)務流程歸檔方式不同，歸檔責任也不同。讓檔案管理從源頭入手，明確主體及范圍，消除檔案收集工作的盲區(qū)。

2.提高全體師生的檔案意識

高校檔案的宣傳工作始終貫穿于檔案管理的各環(huán)節(jié)中。英特爾公司發(fā)明的OKR，是一套明確和跟蹤目標及其完成情況的管理工作。對于高校檔案事業(yè)而言，對檔案重要性的宣傳可以看成是一個大目標，對檔案收集工作宣傳可以看成是一個小目標。實現的關鍵指標之一就是定期通過校園內網、專題會議、校報等方式對檔案工作進行宣傳，讓廣大師生了解檔案、走進檔案、積極參與到檔案歸檔的過程中。也可以將《檔案法》、教育部第27號令等法律法規(guī)的理論知識加以整理，并聘請專業(yè)人員進行詳細的講解，提高全體師生的檔案意識。實現的另一個關鍵指標就是加強領導的重視，通過領導的帶頭帶動作用輻射到更廣的師生中。通過領導的支持，檔案部門可以更好的深入到各部門的第一線業(yè)務，通過確定歸檔形成文件數量、范圍等，因地制宜的進行宣傳工作，從而形成及時全面收集檔案材料的良好作風。

3.提高收集工作現代化水平

根據摩爾定律的理論，電子文件的發(fā)展更迭非常快。為了進一步做好電子文件的收集，一方面要適時引入計算機的專業(yè)的人才，力求打造一支檔案管理綜合能力強、年輕化的人才隊伍，從而提高檔案收集工作的勞動生產率。針對檔案工作人員變動頻繁、業(yè)務生疏等，高校要定期開展培訓工作，對電子文件的形成、收集等進行全面的指導，提升他們的理論水平和實際操作水平，從而整體提高電子文件收集的質量。同時，要加強對電子文件收集的立法并落地，電子文件的收集包括對元數據的收集，較之紙質檔案收集范圍更有復雜性，在頂層設計的時候更需要協同信息中心等部門，通過齊心協作等制定出具有指導意義的制度。制度的覆蓋面要廣而全，將分散于不同數據庫、系統(tǒng)平臺的文件集合生成電子文件資源群。同時要轉化思維，需要每一個收集工作的參與者明確高校檔案收集不僅僅是紙質材料更包括了電子文件。電子文件收集工作甚至更為重要。

結語

高校檔案收集工作是高校檔案工作的重點。高校檔案工作者要認識到管理中的問題并積極改，為高校發(fā)展提供可靠參考。

參考文獻

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