文物檔案管理芻議

張孟強

摘要：文物是人類在歷史發(fā)展過程中留下的遺跡和遺物，是人類歷史上寶貴的歷史文化遺產(chǎn)。文物檔案是與文物相關(guān)的，記錄了文物的基本屬性信息以及保存狀況。考古發(fā)掘出土文物檔案準(zhǔn)確地記錄出土文物的出土地點、年代、材質(zhì)、功能、裝飾等，是考古文物工作與檔案工作的重要組成部分。本文以考古發(fā)掘出土文物為例，試對文物檔案的管理提出一點思考，不妥之處，敬請專家批評指正。

關(guān)鍵詞：考古發(fā)掘；出土文物；檔案；管理

文物是人類在歷史發(fā)展過程中留下的遺跡、遺物，反映了人類在各個同歷史時期社會活動、社會關(guān)系、意識形態(tài)以及利用自然、改造自然和當(dāng)時生態(tài)環(huán)境的狀況，是人類歷史上寶貴的歷史文化遺產(chǎn)。檔案是人們社會實踐活動的歷史記錄。[1]檔案的本質(zhì)屬性是原始性、歷史性和記錄性的統(tǒng)一，[2]是文物工作與檔案工作的重要組成部分。文物檔案是與文物相關(guān)的，記錄了文物的時期、功能、用途、材質(zhì)、保存狀況等。

考古發(fā)掘出土文物檔案是將考古現(xiàn)場發(fā)掘所獲文物進行分類、組合、排列、編號等，使之準(zhǔn)確地記錄出土文物的基本信息，具有原始性、歷史性與記錄性的憑證，也具有知識與信息價值。檔案工作出現(xiàn)時是簡單的，然后從最初的簡單發(fā)展到逐步復(fù)雜。考古發(fā)掘出土文物檔案工作主要包括收集、整理、保管、利用四個環(huán)節(jié)。

收集是考古發(fā)掘出土文物檔案工作的第一步。一方面，對于考古發(fā)掘出土文物檔案的工作人員來說需要明確文物檔案的歸檔范圍，主要包括出土文物的形態(tài)特征、保存狀況，文物的出土地點 （ 三維坐標(biāo) ）、探方編號，材質(zhì)、制作工藝、色澤、尺寸、數(shù)量、用途、使用年代、裝飾紋飾等基本信息，照片、拓片、錄像、光盤、U盤、移動硬盤、光盤、書籍以及對文物的管理、研究、利用工作中形成的原始資料。避免工作人員對其片面性認識，認為考古工地出土文物檔案僅僅是一張文物登基表格，造成出土文物檔案信息不夠完整與準(zhǔn)確，甚至缺失。

另一方面，努力提高考古發(fā)掘出土文物檔案工作人員的工作能力，定期培訓(xùn)。首先考古發(fā)掘出土文物檔案的目錄表格填寫應(yīng)當(dāng)使用碳素墨水書寫以便長久保存，規(guī)范、工整，不能夠使用鉛筆、鋼筆、圓珠筆等不耐磨損的書寫檔案資料。其次，移交的檔案材料紙質(zhì)版與電子文件一致，U盤、硬盤、錄像的資料應(yīng)該轉(zhuǎn)換成光盤格式的電子資料并且一并存檔。最后，保證考古發(fā)掘出土文物檔案的時效性，應(yīng)該由負責(zé)人員，及時將其相關(guān)的檔案資料紙質(zhì)資料和電子資料整理完畢并且符合相關(guān)檔案規(guī)范以后交給檔案室保存。

對于考古發(fā)掘出土文物的單位來說，需要及時將出土文物檔案歸檔集中保存，避免在個人手中丟失或者將其文物檔案據(jù)為己有的現(xiàn)象發(fā)生。

文物藏品檔案的整理是指按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。整理是考古發(fā)掘出土文物檔案工作的核心，決定了出土文物檔案的質(zhì)量。完整的考古發(fā)掘出土文物檔案應(yīng)該包括檔案盒、檔案盒封面、目錄、文物信息登記表、備考表等等。

為了使考古發(fā)掘出土文物檔案歸檔時規(guī)范有序，需要對其制定一定的規(guī)則。一方面，對不同類型的檔案進行分類，如文字、表格、圖片、線圖、拓片等。另一方面，對于同一類別的出土文物檔案資料，按照時間的早晚進行再一次排列，時間早的排列在前，時間晚的則排列在后；對于有文字、圖片資料并存的檔案，則需要將文字檔案資料排列在前，圖片檔案資料在后。最后，對于同一份資料而言，應(yīng)該是原始資料在前，復(fù)印資料、釋文以及補充檔案在后。

在對出土文物檔案整理過程中，應(yīng)該注意區(qū)別出土文物的“檔案工作”與出土文物的“管理和研究工作”，不能夠?qū)烧呋煜?/p>

文物藏品檔案的保管是指維護文物藏品檔案的完整與安全的活動。由于考古發(fā)掘出土文物檔案具有最原始資料的特殊性，出土文物的檔案不能夠銷毀，應(yīng)該永久保存。同時為了方便檢索，應(yīng)該對出土文物檔案設(shè)置目錄。出土文物檔案的保存場所需要安全、整潔防火、防水、防蟲、防污染、防塵、防紫外線、防盜等。文物藏品檔案利用是指利用者以閱讀、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動。利用是檔案工作存在的基礎(chǔ)和最終目的。對于已經(jīng)公開發(fā)表的文物資料，考古發(fā)掘出土文物檔案需要適當(dāng)?shù)靥岣唛_放程度，逐步向社會開放，改便長期以來局限于本單位使用的情況。合理利用考古發(fā)掘出土文物檔案，需要尊重考古發(fā)掘單位的權(quán)益，并且履行一定的手續(xù)，借閱、摘錄考古發(fā)掘出土文物檔案，則需要登記；對于復(fù)印、復(fù)制考古發(fā)掘出土文物檔案，需要相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

考古發(fā)掘出土文物檔案是考古發(fā)掘、文物工作和檔案管理工作的重要組成部分，做好出土文物檔案管理工作需要在收集、整理、保管、利用四個方面長期積累，堅持不懈，使考古發(fā)掘出土文物檔案充分發(fā)揮原始性、歷史性與記錄性憑證作用、知識、信息和工具性的價值。

參考文獻：

[1]吳寶康.檔案、檔案工作和檔案學(xué)概說提綱[J].檔案學(xué)通訊，1993（6）.

[2]黃夏基.檔案的本質(zhì)屬性是原始性、歷史性和記錄性的統(tǒng)一[J].檔案通訊，2009（5）.