淺談檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

張鳳霞

【摘 要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前我國(guó)檔案規(guī)劃工作的重點(diǎn)。但是我國(guó)目前檔案信息化建設(shè)更多應(yīng)用于民生檔案，政府工作等，企業(yè)以及事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)還未曾建設(shè)或是完善。本文的研究重點(diǎn)在于分析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和必要性，對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題加以闡述分析，最后提出對(duì)檔案信息化建設(shè)的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題及措施

當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主題便是信息技術(shù)，我們所處在一個(gè)信息大爆炸的社會(huì)里，計(jì)算機(jī)的普及使我們每天都會(huì)接觸到大量的信息，數(shù)字信息的豐富和更新使我們對(duì)信息管理的要求越來(lái)越高。記錄信息的重要形式便是建立檔案，在科技日新月異的今天，我們對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的不斷研究，使得我們更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，因?yàn)闄n案信息建設(shè)所涉及到的內(nèi)容較多，所以只有結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，建立檔案管理信息化體系，才能將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

一、檔案信息化建設(shè)的概念及現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工編制的紙質(zhì)檔案，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的情況，對(duì)檔案管理的新情況、新原則、新理論進(jìn)行思考，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，更好實(shí)行檔案信息社會(huì)化服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)關(guān)注三個(gè)方面，首先是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，其次是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)站建設(shè)，最后是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工，這是現(xiàn)代信息社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)。根據(jù)我國(guó)檔案部門(mén)管理的要求，檔案信息化建設(shè)對(duì)信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理，在現(xiàn)階段，已經(jīng)有許多單位先后開(kāi)始實(shí)施檔案的信息化建設(shè)工作。比如說(shuō)檔案信息網(wǎng)站的建立，只要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，便可查詢(xún)檔案資料，這使人們的工作變得更加快捷。但是在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，比如基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理層對(duì)檔案管理工作未全面重視等。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，尋求解決問(wèn)題的對(duì)策[1]。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

1.使檔案管理效率提高

傳統(tǒng)檔案管理人員用手工進(jìn)行資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在實(shí)行信息化后，自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)信息共享。不僅如此，利用計(jì)算機(jī)還能進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，制作報(bào)表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.使信息檢索查詢(xún)更方便

傳統(tǒng)的信息檢索方式是由檔案管理人員從紙質(zhì)檔案中找出所需要的信息，信息檢索流程過(guò)于復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中快速查詢(xún)檔案信息。不僅如此，還可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行模糊查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)，能從眾多的信息中找到有關(guān)聯(lián)的信息，這極大的方便了檔案管理人員的工作。

3.提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

檔案管理的信息化建設(shè)使檔案管理人員在在個(gè)人計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料查詢(xún)，為信息數(shù)據(jù)的二次利用和科研活動(dòng)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理部門(mén)的作用和職能已經(jīng)不再局限于進(jìn)行檔案管理，而是成為了一個(gè)更加重要的信息中心[2]。

三、檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題分析

1.檔案信息化管理觀念落后

目前我國(guó)一些管理人員認(rèn)為檔案管理的作用不大，缺乏實(shí)用性，于是造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不多，檔案信息化建設(shè)也僅僅是處于起步階段。同時(shí)，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的工作意識(shí)不強(qiáng)，工作態(tài)度不積極，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)的不完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化的服務(wù)職能。

2.檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)要滿(mǎn)足一定的硬件條件，包括計(jì)算機(jī)、區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的資金投入，目前很多單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施不全或是規(guī)格不同，信息共享和信息服務(wù)質(zhì)量不高。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案信息化管理需要檔案管理人員有較高的信息技術(shù)能力，不僅需要檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)。首先，檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求較高，但是我國(guó)目前大多數(shù)檔案管理人員未曾達(dá)到這個(gè)要求，很多檔案管理部門(mén)都存在著缺少員工，員工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統(tǒng)的工作方式上，對(duì)現(xiàn)代化辦公的了解和接觸太少。其次，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及管理人員，程序設(shè)計(jì)人員較少，這使得檔案信息化建設(shè)程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發(fā)展的工作，在技術(shù)層面上，由于我國(guó)檔案信息化管理的起步較晚，在技術(shù)上依賴(lài)于外國(guó)，這也阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息建設(shè)的安全存在隱患

檔案信息化處理雖然好處眾多，但是也存在很多安全隱患問(wèn)題。首先，檔案信息化建設(shè)要對(duì)原有的檔案進(jìn)行處理，一些珍貴的檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，如果處理不當(dāng)，很容易對(duì)檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯(cuò)印、漏印的情況，這樣在進(jìn)行電子掃描的時(shí)候檔案還是錯(cuò)的。再次，檔案信息化建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障，若是沒(méi)有及時(shí)備份，會(huì)造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)防范安全意識(shí)不高，很容易造成黑客竊取商業(yè)機(jī)密，攻擊信息系統(tǒng)。

四、推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1.加快完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，管理者要在思想上重視它，加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。要配備成套的計(jì)算機(jī)設(shè)施，并安裝專(zhuān)業(yè)的軟件和與檔案信息化管理相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。只有完善軟硬件設(shè)施，才能為檔案信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。

2.提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

新時(shí)代下檔案管理人員應(yīng)具備良好的素養(yǎng)，管理者可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。目前檔案管理專(zhuān)業(yè)人員較少，甚至是通過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)就上崗工作，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解較少，管理者可以招聘專(zhuān)業(yè)的程序設(shè)計(jì)人員或數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員，但是最好的解決方案是，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)綜合型檔案管理人員，使之具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.做好檔案信息安全工作

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全性需要人們格外關(guān)注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)，同時(shí)要有相應(yīng)的技術(shù)支持。作為檔案管理人員，要有保密意識(shí)。在技術(shù)層面上，專(zhuān)業(yè)人員要為服務(wù)器安裝更高級(jí)的防火墻，對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，為了防止數(shù)據(jù)的丟失，可以用光盤(pán)進(jìn)行備份。

4.建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，管理者要根據(jù)法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以防重要信息丟失或泄露。

五、結(jié)束語(yǔ)

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)許多問(wèn)題，這不僅需要檔案管理人員做好本職工作，還需要技術(shù)人員積極配合。只有找出在檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，才能有針對(duì)性的加以解決。檔案信息化建設(shè)是檔案管理事業(yè)的必然發(fā)展方向，這需要檔案管理人共同努力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳艷珍.淺談檔案信息化建設(shè)三要素[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：92.

[2]蓋廈.淺談檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：42.