淺談檔案信息化建設存在的問題及應對措施

張鳳霞

【摘 要】隨著信息技術的發展，利用互聯網和計算機實現檔案信息化建設，是當前我國檔案規劃工作的重點。但是我國目前檔案信息化建設更多應用于民生檔案，政府工作等，企業以及事業單位對于檔案信息化建設還未曾建設或是完善。本文的研究重點在于分析檔案信息化建設的現狀和必要性，對當前信息化建設過程中存在的問題加以闡述分析，最后提出對檔案信息化建設的建議。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；問題及措施

當今時代發展的主題便是信息技術，我們所處在一個信息大爆炸的社會里，計算機的普及使我們每天都會接觸到大量的信息，數字信息的豐富和更新使我們對信息管理的要求越來越高。記錄信息的重要形式便是建立檔案，在科技日新月異的今天，我們對檔案管理的現代化和信息化的不斷研究，使得我們更好的實現資源共享，因為檔案信息建設所涉及到的內容較多，所以只有結合檔案管理現狀，建立檔案管理信息化體系，才能將檔案信息化建設的優勢充分發揮出來。

一、檔案信息化建設的概念及現狀

檔案信息化建設是指運用信息技術代替傳統人工編制的紙質檔案，結合時代發展的情況，對檔案管理的新情況、新原則、新理論進行思考，在互聯網環境中，更好實行檔案信息社會化服務。實現檔案信息化建設重點關注三個方面，首先是實現檔案信息數字化，其次是實現檔案的網站建設，最后是實現數字檔案館建設。

以現代科學技術代替傳統人工，這是現代信息社會的必然發展趨勢。根據我國檔案部門管理的要求，檔案信息化建設對信息資源進行數字化管理，在現階段，已經有許多單位先后開始實施檔案的信息化建設工作。比如說檔案信息網站的建立，只要通過互聯網，便可查詢檔案資料，這使人們的工作變得更加快捷。但是在檔案信息化建設的過程中還出現了諸多問題，比如基礎設施不完善，管理層對檔案管理工作未全面重視等。在實現檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門應針對現實問題，尋求解決問題的對策[1]。

二、檔案信息化建設的重要性

1.使檔案管理效率提高

傳統檔案管理人員用手工進行資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費時費力。在實行信息化后，自動化、網絡化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網絡可以實現信息共享。不僅如此，利用計算機還能進行信息統計，制作報表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.使信息檢索查詢更方便

傳統的信息檢索方式是由檔案管理人員從紙質檔案中找出所需要的信息，信息檢索流程過于復雜。檔案信息化建設后，檔案管理人員可以在數據庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數據庫進行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關聯的信息，這極大的方便了檔案管理人員的工作。

3.提供更優質的服務

檔案管理的信息化建設使檔案管理人員在在個人計算機進行資料查詢，為信息數據的二次利用和科研活動提供堅實基礎。檔案管理部門的作用和職能已經不再局限于進行檔案管理，而是成為了一個更加重要的信息中心[2]。

三、檔案信息化建設中的問題分析

1.檔案信息化管理觀念落后

目前我國一些管理人員認為檔案管理的作用不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理事業在先天上的不足，建設經費投入不多，檔案信息化建設也僅僅是處于起步階段。同時，這也導致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態度不積極，最終導致了檔案信息化建設的不完善，無法實現檔案信息化的服務職能。

2.檔案信息化建設基礎設施不完善

實現檔案信息化建設要滿足一定的硬件條件，包括計算機、區域網絡、數據庫、服務器等設備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎設施的支持，但是這些基礎設施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設的硬件設施不全或是規格不同，信息共享和信息服務質量不高。

3.檔案管理人員素質有待提高

檔案信息化管理需要檔案管理人員有較高的信息技術能力，不僅需要檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現代化的管理方式，對專業技術要求較高，但是我國目前大多數檔案管理人員未曾達到這個要求，很多檔案管理部門都存在著缺少員工，員工專業素質低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統的工作方式上，對現代化辦公的了解和接觸太少。其次，數據庫建設及管理人員，程序設計人員較少，這使得檔案信息化建設程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發展的工作，在技術層面上，由于我國檔案信息化管理的起步較晚，在技術上依賴于外國，這也阻礙了檔案信息化建設的步伐。

4.檔案信息建設的安全存在隱患

檔案信息化處理雖然好處眾多，但是也存在很多安全隱患問題。首先，檔案信息化建設要對原有的檔案進行處理，一些珍貴的檔案保存時間較長，如果處理不當，很容易對檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯印、漏印的情況，這樣在進行電子掃描的時候檔案還是錯的。再次，檔案信息化建設以互聯網為基礎，一旦出現網絡故障，若是沒有及時備份，會造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網絡防范安全意識不高，很容易造成黑客竊取商業機密，攻擊信息系統。

四、推動檔案信息化建設的對策

1.加快完善檔案信息化基礎設施

要實現檔案信息化，管理者要在思想上重視它，加大對基礎設施建設的資金投入。要配備成套的計算機設施，并安裝專業的軟件和與檔案信息化管理相關的掃描、打印等設備。只有完善軟硬件設施，才能為檔案信息化建設提供良好的基礎保障。

2.提高檔案管理人員專業素養

新時代下檔案管理人員應具備良好的素養，管理者可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務意識與責任意識。目前檔案管理專業人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網絡技術了解較少，管理者可以招聘專業的程序設計人員或數據庫管理人員，但是最好的解決方案是，企業應培養綜合型檔案管理人員，使之具備專業素質。

3.做好檔案信息安全工作

檔案信息化建設過程中的安全性需要人們格外關注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應的技術支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術層面上，專業人員要為服務器安裝更高級的防火墻，對重要數據進行加密，為了防止數據的丟失，可以用光盤進行備份。

4.建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項復雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進行，管理者要根據法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露。

五、結束語

在檔案信息化建設的過程中，會出現許多問題，這不僅需要檔案管理人員做好本職工作，還需要技術人員積極配合。只有找出在檔案信息化管理過程中出現的問題，才能有針對性的加以解決。檔案信息化建設是檔案管理事業的必然發展方向，這需要檔案管理人共同努力。

【參考文獻】

[1]陳艷珍.淺談檔案信息化建設三要素[J].辦公室業務，2018（02）：92.

[2]蓋廈.淺談檔案信息化建設存在的問題及應對措施[J].辦公室業務，2018（07）：42.