淺淡信息化系統在企業財務管理中的應用

楊愛東

摘 要：在當今這個信息時代，企業的生存與發展離不開對大數據的應用，企業通過對各種相關數據的收集、分析與運用，可以有助于在生產經營決策中作出準確判斷和風險管控。這些數據信息需要通過專業人員利用相應的信息化工具對管理流程的設計及應用來實現。建筑企業作為國民經濟的重要產業之一，也同樣需要加強信息化建設來促進企業提高經營管理水平，進而提高企業經濟效益，本文擬從建筑企業的信息化管理現狀入手，談談信息化在企業財務管理中如何有效運用。

關鍵詞：信息化 建筑企業 財務管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）06（a）-091-02

建筑企業的財務管理主要特點：（1）資金周轉額較高；（2）供應商信息量較大；（3）生產進度對項目總成本直接影響較大；（4）項目現場財務工作和總部財務管理需要有機結合等。隨著企業的發展，項目規模也會更大，為了提升財務管理效率和效果，對財務管控相關信息采集的準確性和及時性要求會越來越高，因此，信息化系統在建筑企業，尤其是較大規模的建筑企業財務管理中應用的重要性也日益凸顯起來。

1 建筑企業信息化應用的現狀分析

1.1 企業對信息化重視程度

建筑企業信息化應用起步相對較滯后，尤其是營改增以前，基于控成本因素考慮，大多數建筑施工企業更傾向于向個體工商戶或個人購買材料、設備和勞務。由于此類供應商較正規企業相比，雖有一定價格優勢，但產品或服務質量的穩定性不足，履約能力也難以保障，生產風險大多依靠建筑企業負責人或項目經理的經驗判斷來把握。

1.2 項目負責人對信息化應用意愿不強

建筑企業多以項目經理負責制，而資深的項目經理大多已有相對穩定的長期供應商和合作伙伴，合同談判及成本管控也大多親自主導進行。基于內部競爭等因素的考慮，有的項目負責人甚至不愿意主動分享已有信息資源，從自身角度對信息化需求并不強。

1.3 外部聯系單位數據采集困難

信息化平臺建設中，數據采集的質與量相當于人的血液，由于建筑企業生產經營信息中涉及大量的外部單位，例如建設單位、政府部門、供應商、公共資源交易價格網站等，這些信息往往需要主動采集，有的信息采集需要對方必要的配合，因此，能否及時準確采集到有價值的信息，存在一定難度。

2 信息化應用的優勢

既然建筑企業對信息化應用的現狀不盡理想，為什么還要分析信息化建設的必要性呢？信息化的科學運用，能給企業帶來什么益處呢？

2.1 資源共享、優勢整合

企業的生產經營資源等信息來自于企業各個部門，以及外部各相關渠道，通過信息化平臺的建設，將企業所需共性信息進行整合，可以建立有效的信息資源庫，各個部門可以高效查詢信息，進行方案比對，有利于提高選擇質量和效率。通過大數據的橫向和縱向分析，也可以更全面、更客觀地做出科學的判斷和管控。

2.2 及時分析、動態預警

傳統企業財務職能為事后反映，即業務發生后進行財務記錄與核算，相對業務活動的發生過程有一定滯后性，難以及時發現問題、分析原因和及時進行財務管控。通過信息化平臺應用，由于各相關業務流程的環節可以聯動，可以隨時查詢和監控業務動態，調取相關信息進行分析決策，這樣更有助于企業財務管理職能前置，進行事前計劃、事中管控，事后分析全方位的財務管理。

2.3 提高效率、降低管理成本

財務核算中涉及大量數據信息的記錄、計算與歸集，由于企業的日常生產經營活動具有一定的周期循環性，財務核算和分析也同樣有大量重復性質的工作內容。隨著企業的發展和業務量的增加，如果不依靠信息化系統工具，就需要大量投入人力，一方面管理成本會增加；另一方面隨著數據的日益龐雜，工作差錯率也可能增加。如果提前做好財務管理信息化平臺建設，完全可以實現既解放了相應的人力資源，又能提高財務工作效率和工作質量。

3 信息化應用的難點和關鍵點

3.1 明確需求分析

信息化建設是個系統工程，不僅需要熟悉企業管理運行情況，還要掌握一定IT知識。對企業自身而言，就是要盡可能準確描述信息化建設目標，主要包括明確組織構架、審批流程及相應權限、預算管理控制要點、客戶及供應商等數據的采集與引用，信息數據的輸出及共享范圍等。對軟件服務商而言，首先要了解企業需求，通常進場第一步就是先進行詳細的需求調研，梳理企業審批流程、管控模式，分析各操控點及各個生產經營環節中數據信息之間的內在關聯性等。一般情況下，軟件商的標準模塊不能完全滿足企業的個性化需求，軟件服務商還需評估二次開發的可行性。如未進行詳細的需求確認就草率簽約上線，實際運行效果往往大打折扣，企業和軟件商互不滿意，難以實現企業信息化建設初衷。

3.2 產品工具選擇

目前的財務EPR管理軟件、OA辦公自動化系統、項目管理軟件等各類軟件中都可以實現涵蓋財務管理、人力資源管理、供應商信息管理、生產信息管理等各管理模塊，但真正能將各個數據有效融合應用卻并非易事。首先要考慮的是全部整合到同一管理平臺，還是分別應用不同的軟件，通過各軟件相同的代碼進行關聯。兩種方案各有利弊，根據筆者的工作實踐，規模小的企業由于數據精細化程度相對不高，建議考慮第一種方案；術業有專攻，規模較大的集團公司建議根據企業需求，分別篩選各模塊相對成熟的供應商，再整合起來。

3.3 成本投入決策

信息化建設包括軟件、硬件等各項成本投入，有的可以直接采購，但企業管理模式各不相同，標準化的管理系統往往難以滿足企業個性化管理需求。大部分有規模較大的建筑企業仍會選擇軟件二次開發。包括硬件配置、軟件開發和實施費用等總體成本投入從幾萬、幾拾萬，到上百萬甚至數千萬不等。由于信息化建設周期一般較長，且需要先投入才可能逐漸見到成效。企業首先要量力而行，明確信息化投入預算如何達到最佳的投入產出比，需要全面系統的分析需求、評估可行性與成本效益后方能做出準確的決策。

3.4 相關人員培訓

所有的管理系統都需要相應的人員進行操作。雖然通用的信息化軟件操作越來越人性化，但對信息輸入和使用仍需要進行相關的培訓和要求。前面提到信息采集的重要性，信息化建設的優勢是否能充分體現，對信息的輸入準確性和及時性要求較高，準確及時有效的信息有助于進行科學分析和判斷，反之，錯誤的信息也會誤導決策。另外對信息使用人而言，除了加強業務培訓，職業道德教育也不容忽視。核心的信息數據是企業的財富，也是企業的商業機密，保障企業信息安全、加強流程管理、數據分級共享和人員管理也是企業信息化建設的重要內容之一。

4 信息化具體實施運用

4.1 財務軟件的應用

財務軟件是企業管理軟件之一。財務軟件有單機版和網絡版，主要應用于資金管理、往來賬目以及財務收支狀況等方面的核算與管理。大型財務管理系統即ERP（Enterprise Resource Planning）軟件，一般包含如下子模塊或子系統：總賬管理系統、固定資產管理系統、資金管理系統、采購管理系統、庫存管理系統、生產管理系統、成本管理系統、銷售管理系統、工資管理系統、客戶及應收應付管理系統、報表管理系統、財務分析系統等。

應用財務軟件可以使財務人員將編制記賬憑證、登記明細賬、總賬、對賬和編制財務報表等工作壓縮，以錄入記賬憑證和對賬為主，自動完成登記明細賬和總賬，并實現自動生成按財務報表。將財務人員從傳統財務繁雜重復勞動中解放出來，有助于提高財務管理職能的發揮。

4.2 財務軟件和OA辦公系統的結合

OA辦公系統中OA是Office Automation的簡寫，即辦公自動化系統，隨著辦公自動化系統的普及應用，以及建筑企業項目異地管理的需要，項目初具規模的建筑企業會選擇使用OA系統進行業務流程審批、會務管理、內部信息溝通等。

財務軟件和OA辦公系統相結合，可以將合同管理、項目生產進度與收支財務核算進行關聯，集合同審批與登記、項目進度動態更新和按合同節點開票到賬確認收入等業務流程為一條線，每個流程節點的使用人可以即時了解相關動態，財務人員一次錄入財務收支信息，多點共享數據，大大提高協同辦公的效率。舉例說明以下幾點。

（1）經營部門在OA系統中發起新增合同審批表，錄入合同收款條件和相應節點、履約擔保等信息，相關數據自動關聯到項目動態信息表中。

（2）項目部在OA系統中每月根據實際進展情況在項目動態信息表中更新完工產值、形象進度等實際生產信息，涉及到與合同收款節點匹配的信息關聯至開票申請表。

（3）財務部根據開票申請表辦理開具發票、催收應收賬款及時到賬，并自動在財務軟件中生成記賬憑證，登記應收賬款、收入和貨幣資金等明細賬。

（4）項目部OA填報付款申請單，審批后財務辦理支付，并在財務軟件中生成記賬憑證，登記應付賬款、項目成本和貨幣資金等明細賬。

（5）需要注意的是，財務軟件和OA系統中項目代碼應保持一致，以保障數據可以準確的相互引用，并且財務軟件用的項目收支數據可以即時映射到OA系統中項目相關表單中，便于OA流程中各使用人及時了解本項目收支情況。

4.3 財務軟件和網站平臺的結合

較大企業基于自身發展和宣傳需要，會建設自己的企業網站。有助于展示企業自身的實力，使更多的客戶和其他合作伙伴了解企業、認同企業。由于財務軟件和OA辦公系統均為企業內部人員使用，外部人員的有效信息不便于自動采集。但由于企業網站是對外公開的平臺，在網站門戶開通供應商等外部使用人輸入端口，設定相關錄入窗體，更方便企業和合作伙伴雙方的信息交流，財務系統也可直接關聯供應商信息，并動態進行供應商信用管理和分析。項目管理人員也可以了解和掌握更全面的供應商數據，及時把控風險，提高議價和談判能力。舉例說明以下幾點。

（1）供應商通過企業門戶網站可查詢招標信息，如有意向，可注冊ID，填寫供應商基本情況信息表，達成初步意向后即可自動關聯入企業OA辦公系統，列入企業供應商庫。

（2）生產部門在OA系統中完成合同審批及根據合同節點進行付款審批。

（3）財務部門辦理后在OA系統更新支付信息并導入財務軟件系統，生成記賬憑證和供應商往來賬。

（4）最終通過網站、OA系統和財務軟件的信息關聯，供應商可以自助核對往來賬，生產部門也可以即時掌握付款進度，防范超付風險。

5 結語

信息化建設對建筑企業而言是個系統工程，不能一蹴而就。俗話說：“磨刀不誤砍柴工”，每個企業的生產經營和財務管理都有其個性化需求，企業的信息化建設需要充分認證，必須做好頂層設計，信息化建設也不是僅依靠財務一個部門就能實現的，需要決策層的高度重視，由各相關部門的協同配合來完成。在建設期和使用初期勢必會增加一定工作量和成本投入，但隨著企業業務量的增長，信息化系統也需要不斷完善，科學的信息化系統運用的優勢一定會日益顯現出來，持續為企業的發展助力。

參考文獻

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