ERP系統(tǒng)實(shí)施中會計(jì)確認(rèn)與業(yè)務(wù)流程對接的研究

喬東輝

摘要：當(dāng)代社會投資者和社會公眾對信息的需求極大增長，他們不滿足于固定格式的傳統(tǒng)的會計(jì)報(bào)告，而是渴望及時(shí)了解企業(yè)真實(shí)的經(jīng)營情況，以做出是否投資的判斷，因此基于業(yè)務(wù)流程再造（BPR）理論和先進(jìn)的ERP系統(tǒng)集成技術(shù)，促成了傳統(tǒng)會計(jì)的發(fā)展和變革。

關(guān)鍵詞：ERP；會計(jì)確認(rèn)；業(yè)務(wù)流程；對接

一、ERP環(huán)境下的會計(jì)流程與業(yè)務(wù)流程

（一）BPR與ERP的基本思想、內(nèi)涵和關(guān)系

20世紀(jì)90年代業(yè)務(wù)流程再造（BPR）理論，是基于組織結(jié)構(gòu)、信息技術(shù)和運(yùn)營機(jī)制的再造，根據(jù)BPR理論，ERP系統(tǒng)對企業(yè)整體資源加以規(guī)劃，升華了BPR理論。BPR是ERP實(shí)施的前提和基礎(chǔ)，BPR側(cè)重企業(yè)業(yè)務(wù)流程的整體最優(yōu)化；ERP側(cè)重在合理的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對企業(yè)資源的有效利用與管理。ERP系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)軟件操作系統(tǒng)，而是對企業(yè)全面管理流程進(jìn)行診斷分析，從管理理念上，技術(shù)手段上規(guī)劃嶄新的企業(yè)資源計(jì)劃，它更代表了以供應(yīng)鏈為核心的基于流程的管理思想，管理理念，管理方法。

（二）ERP環(huán)境下的會計(jì)流程與業(yè)務(wù)流程

基于上述思想，會計(jì)系統(tǒng)自然不能游離與業(yè)務(wù)活動之外，必須與業(yè)務(wù)活動相融合，更多的發(fā)揮會計(jì)的監(jiān)督控制反映報(bào)告職能。因此在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮傳統(tǒng)會計(jì)的弊端加以改造，使ERP環(huán)境下的會計(jì)系統(tǒng)能夠介入業(yè)務(wù)活動，發(fā)揮會計(jì)的監(jiān)督控制職能，實(shí)時(shí)報(bào)告企業(yè)的經(jīng)營實(shí)績。

ERP環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)具有集成性、實(shí)時(shí)性、共享性、精確性和面向流程的特點(diǎn)，它嵌于ERP系統(tǒng)中，利用ERP系統(tǒng)集成功能，將會計(jì)控制過程嵌入到企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營的過程中，利用事件驅(qū)動功能，會計(jì)系統(tǒng)可以依據(jù)授權(quán)直接抓取來源于業(yè)務(wù)共享數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。在業(yè)務(wù)運(yùn)營的過程中，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，生成交互共享信息，借助于數(shù)據(jù)集成平臺，會計(jì)信息系統(tǒng)及時(shí)獲取數(shù)據(jù)，完成會計(jì)處理和信息反饋。在這種信息系統(tǒng)中，絕大部分事件數(shù)據(jù)都以原始的、未經(jīng)過處理的方式在事件發(fā)生時(shí)集中儲存。會計(jì)用戶可以隨時(shí)在權(quán)限內(nèi)訪問系統(tǒng)中的共享數(shù)據(jù)庫，并提取原始數(shù)據(jù)到會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和處理，記錄在會計(jì)賬簿中，最終在會計(jì)報(bào)告中得到反映。

二、ERP環(huán)境下會計(jì)確認(rèn)與業(yè)務(wù)流程對接的探討

以A8和SAPB1為例，說明ERP實(shí)施前后業(yè)務(wù)流程和會計(jì)確認(rèn)對接的變化

（一）ERP實(shí)施前業(yè)務(wù)流程和會計(jì)確認(rèn)的對接

如圖1“ERP環(huán)境下會計(jì)確認(rèn)與業(yè)務(wù)流程的關(guān)系”所示：A8設(shè)計(jì)的會計(jì)核算過程，是基于傳統(tǒng)會計(jì)流程的設(shè)計(jì)，是傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程的錄入電腦化，此時(shí)的會計(jì)確認(rèn)很大程度還上依賴于各種發(fā)票等單據(jù)的審核確認(rèn)，還停留在手工計(jì)算錄入會計(jì)憑證，計(jì)算機(jī)匯總試算表和會計(jì)報(bào)表階段，會計(jì)工作還沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的“電子化”。

（二）ERP實(shí)施后業(yè)務(wù)流程和會計(jì)確認(rèn)的對接

SAP系統(tǒng)實(shí)施后，啟用了包括了管理、財(cái)務(wù)、銷售（應(yīng)收賬款）、采購（應(yīng)付賬款）、業(yè)務(wù)伙伴、收付款業(yè)務(wù)、庫存、生產(chǎn)、物料需求計(jì)劃、人力資源、報(bào)表等多個(gè)模塊。

（三）ERP實(shí)施前后業(yè)務(wù)流程和會計(jì)確認(rèn)對接的變化

實(shí)施SAP系統(tǒng)后的業(yè)務(wù)流程與會計(jì)流程對接發(fā)生了很大變化，兩個(gè)流程之間聯(lián)系極為密切，數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)動態(tài)傳遞，信息更加全面。他們之間關(guān)系如下“圖2 SAP實(shí)施后會計(jì)流程與業(yè)務(wù)流程的關(guān)系”所示：

（四）ERP實(shí)施后會計(jì)的確認(rèn)、計(jì)量、記錄、報(bào)告過程的變化

1.ERP環(huán)境下會計(jì)確認(rèn)條件的變化

美國財(cái)務(wù)會計(jì)準(zhǔn)則委員會在1984年的第5號財(cái)務(wù)會計(jì)概念公告中對確認(rèn)做了明確定義，即指的是把一個(gè)事項(xiàng)作為資產(chǎn)、負(fù)債、收入、費(fèi)用等正式加以記錄和列入財(cái)務(wù)報(bào)表的過程。ERP環(huán)境下的會計(jì)確認(rèn)由于計(jì)算機(jī)化操作的緣故，利用計(jì)算機(jī)事件驅(qū)動功能，平時(shí)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)儲存在巨大的源數(shù)據(jù)庫中，一旦事件觸發(fā)點(diǎn)被激活，根據(jù)相關(guān)信息處理代碼，數(shù)據(jù)就會被快速運(yùn)算并記錄在會計(jì)系統(tǒng)中，并在會計(jì)報(bào)表中得到反映，這樣大大提高了會計(jì)業(yè)務(wù)和經(jīng)營業(yè)務(wù)處理的速度，提高了效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，增強(qiáng)了會計(jì)報(bào)告的可信度。

2.ERP環(huán)境下會計(jì)計(jì)量方式的變化

會計(jì)計(jì)量是會計(jì)的本質(zhì)體現(xiàn)，是會計(jì)最基本職能之一，因?yàn)橛?jì)量始終貫穿于會計(jì)體系整個(gè)行為過程之中，尤其是財(cái)務(wù)會計(jì)，其整個(gè)行為軌跡實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)計(jì)量過程。沒有計(jì)量也就沒有會計(jì)。關(guān)于會計(jì)計(jì)量，國內(nèi)外學(xué)者有很多研究，不同時(shí)期也有不同的觀點(diǎn)。美國會計(jì)學(xué)會（AAAI）1966年的“基本會計(jì)理論說明書”認(rèn)為：會計(jì)就是要計(jì)量和傳遞一個(gè)經(jīng)濟(jì)主體的活動中的數(shù)量方面，雖然定性信息是重要的，但會計(jì)職能強(qiáng)調(diào)通過數(shù)量表示有意義的定量信息來增進(jìn)有用性。美國注冊會計(jì)師協(xié)會的會計(jì)原則委員會在1970年第4號報(bào)告中提出“會計(jì)的功能在于提供有關(guān)經(jīng)濟(jì)主體的數(shù)量信息（主要是具有財(cái)務(wù)性質(zhì)），以便于作出經(jīng)濟(jì)決策”。因?yàn)閿?shù)量信息是經(jīng)營決策者所需信息的基礎(chǔ)。上述對會計(jì)計(jì)量的界定是立足于會計(jì)的功能、體現(xiàn)會計(jì)的本質(zhì)，揭示出會計(jì)所以成為會計(jì)的根源。

ERP實(shí)施前的會計(jì)計(jì)量大多以發(fā)票等單據(jù)顯示的金額為準(zhǔn)，ERP實(shí)施后，所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部進(jìn)入ERP系統(tǒng)，所有流程是一環(huán)套一環(huán)的流向下一個(gè)流程，ERP實(shí)施后的會計(jì)計(jì)量，來自于源頭控制——系統(tǒng)中的價(jià)格清單，避免了人為操控價(jià)格的風(fēng)險(xiǎn)；并且因?yàn)橄到y(tǒng)管理“鐵面無私”優(yōu)于人情化“礙于情面”的管理，有利于對企業(yè)運(yùn)營管理。利用系統(tǒng)管理價(jià)格是管理手段的進(jìn)步，也是會計(jì)計(jì)量確認(rèn)的進(jìn)步。

3.ERP環(huán)境下會計(jì)記錄方式的變化

會計(jì)系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，它與業(yè)務(wù)流程緊密相連，數(shù)據(jù)共享，大部分會計(jì)憑證也已經(jīng)不需要手工錄入了，根據(jù)事件驅(qū)動原理，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一旦觸發(fā)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的條件，信息就會自動傳遞到會計(jì)系統(tǒng)中，生成會計(jì)分錄，會計(jì)人員僅僅需要對自動生成的會計(jì)分錄進(jìn)行審核確認(rèn)即可。這類會計(jì)分錄一般很少發(fā)生錯(cuò)誤，準(zhǔn)確度高。月末將會計(jì)分錄打印出來，連同原始發(fā)票等單據(jù)一同裝訂成冊即可。會計(jì)賬簿、報(bào)告和各種管理報(bào)告也全部由會計(jì)系統(tǒng)生成，會計(jì)人員的基礎(chǔ)性會計(jì)工作基本都交由計(jì)算機(jī)完成了。

4.ERP環(huán)境下會計(jì)報(bào)告方式的變化

ERP環(huán)境下會計(jì)報(bào)告模式的核心思想是會計(jì)數(shù)據(jù)的加工、提煉及生成會計(jì)報(bào)告的過程。會計(jì)部門提供的會計(jì)報(bào)一般都有相對固定的格式，這種報(bào)告方便交給注冊會計(jì)師審計(jì)，但是對于報(bào)告使用者來說，會計(jì)報(bào)告所反映的數(shù)據(jù)也未必是使用者希望得到的信息，因此ERP環(huán)境下，報(bào)告使用者經(jīng)過授權(quán)，可以依據(jù)報(bào)告規(guī)則，從共享數(shù)據(jù)庫中提取他們所想要的信息，將報(bào)告創(chuàng)建權(quán)交給信息使用者，打破了傳統(tǒng)會計(jì)報(bào)告系統(tǒng)的局限性，授權(quán)用戶能夠根據(jù)需求隨時(shí)隨地從系統(tǒng)中獲取需要的實(shí)時(shí)的信息。當(dāng)然在方便用戶使用、增加信息透明度的同時(shí)，對用戶的要求也相對較高，授權(quán)用戶需要掌握較多的專業(yè)知識，比如信息更新和維護(hù)處理的知識；還有對網(wǎng)絡(luò)安全性、數(shù)據(jù)傳輸速度、信息檢索方式、智能化信息推導(dǎo)過程等均有較高要求。

總之，ERP系統(tǒng)是一種信息化、規(guī)范化、集成化的管理工具，它融合了業(yè)務(wù)活動和會計(jì)活動，使之協(xié)同作戰(zhàn)共同在企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮作用，提供強(qiáng)有力的信息保障。