優化和改善高職院校資產管理的探索

何文婷

摘要：文章系統歸納了當前高職院校資產管理存在的問題，剖析比較深刻，并將這些問題與學校實際情況相結合，從硬件與軟件方面，即系統升級與制度、人員完善相結合的角度提出改進的意見與建議。

關鍵詞：高職院校；資產管理；硬件；軟件；制度

近幾年， 上海出版印刷高等專科學校職業教育事業得到了迅速發展，辦學規模逐年擴大，教育經費不斷增加。學校為了在提高辦學水平的基礎上增強自身的競爭力，物資采購的規模、設備設施的使用極速增加，設備的種類及采購的模式日趨復雜，資產管理工作的難度越來越大。在高校的總體管理工作中，資產管理是整個學校行政管理的重要組成部分，對于學校的整體工作活動起著至關重要的作用，為學校的教學工作、行政管理工作、以及生活后勤等方面都提供了重要的基礎保障。隨著學校發展規模的不斷壯大，對資產管理工作的要求也在不斷提升。

近兩年上海出版印刷高等專科學校對與CRP系統投入了很大的人力與物力成本，智慧校園信息化建設已取得標志性成果，信息化水平整體上了一個臺階；但是資產管理目前使用AIFI系統，該系統為單機版系統，無法滿足智慧校園信息化建設整合資產數據需求。本文研究的主要目的是利用智慧校園信息化建設成果，結合現代化資產管理的需求，設計開發出一個適合于資產管理的系統。該系統將全面實現從資產的申購、審批、采購、入庫等工作流程，并能夠對臺賬和日常管理進行動態跟蹤，從而大大提高了固定資產管理工作。

一、資產管理工作在國內與國外的現狀

以美國固定資產管理模式為例，其對固定資產的定義為：“建筑物、設備或土地等因交易、事件或事項而獲得或控制的長期有形資產。”其管理理念是控制和問責。美國聯邦政府管理和預算辦公室（OMB）頒布的 A-21 通告規定了其固定資產范圍：使用年限一年以上，購買價值超過五千美元。

美國固定資產管理主要包括九個環節，分別是需求管理、采購評估、采購計劃、采購預算、詢價及采購、存檔管理、使用管理、評估報告及報廢，其中最為關鍵的是采購、使用和報廢。美國的資產管理的核心目標是發揮設備的最大使用潛能，政府將給予對設備進行再利用的部門較高的信用評價以激勵設備再利用。

我國的《中央行政事業單位固定資產管理辦法》規定各部門資產管理的主要任務是：建立健全各項管理制度，合理配備并節約、有效使用固定資產提高固定資產使用效益，保障固定資產的安全和完整。各部門固定資產的管理和使用應堅持統一政策、統一領導、分級管理、責任到人、物盡其用的原則。國務院機關事務管理局要求各級國家機關、事業單位和團體組織對納入政府采購目錄內的設備必須嚴格執行政府采購，通過各省、市的政府采購網進行統一購置。要求設置專職的資產管理員，對本單位的固定資產進行統一有規劃的管理并對固定資產的使用遺失等負有安全責任。資產的使用人在退休、離職或工作調動前必須辦理資產交接手續，同時要求對固定資產管理員定期進行培訓。

在資產管理軟件市場上，還是由部分發達國家開發的網絡化管理系統產品占主流主導地位，比如美國的 MAXIMO 系統，國內的資產管理軟件尚未成熟，僅占10%左右的市場。

目前，許多高校已經在使用不同版本的資產管理系統，逐步實現資產管理的數字化、信息化、網絡化。華東地區資產建設優秀案例，當屬上海理工大學建設最具有代表性案例。目前上海理工大學資產管理系統經過多方面多維度建設，已全面覆蓋資產日常管理、資產全生命周期管理的需要，已全面解決學校普遍所遇到的問題。

二、資產管理工作中存在的問題與不足

高校固定資產管理普遍存在下列問題：1.資產管理系統中的臺帳、資產卡片與實物不相符合；2.設備的存放地點不清楚，無法清楚知道某個地點上存放多少固定資產；3.申請固定資產報廢不及時，資產賬和財務賬上無法及時核銷，拆卸下來的實物與資產賬上的實物卡片不相符；4.對于設備的移動、調撥、維修等缺乏跟蹤管理，沒有歷史記錄。

近年來，隨著上海出版印刷高等專科學校的不斷擴招、購買的設備的逐年增加，學校的固定資產的總額呈現不斷上升趨勢。資產管理也趨向多元化、復雜化。校園信息管理系統（CRP）的應用是一個大趨勢，在此方面已取得一定的成績，通過AIFI資產管理軟件基本可以實現資產的全方位管理。但是仍然存在若干問題需要完善與改進。

上海出版印刷高等專科學校目前資產管理存在的問題：1.目前采用的資產管理系統是之前教委指定的AIFI系統，是一個單機版的資產管理系統，資產管理部門在使用該系統的時候消耗了大量的人力、物力和精力，還達不到預期的效果，非但不能及時掌握固定資產的分布及使用現狀，還造成大量的資產閑置、浪費的情況；2.缺少倉庫管理員，由于人手和場地等原因，沒有專職的倉庫管理員也沒有專門存放報廢或待報廢的設備，無法對學校新購尚未領用和待報廢的設備進行實時的監管；3.線上管理與線下管理脫節，學校所購置的大型設備只是在購進時在電腦上登記入庫，后續的使用情況和設備狀況缺少一個動態的監察，直到報廢在系統上做資產處置，這樣容易造成設備使用缺少監管、無法發揮其最大價值的問題

三、優化和改善過程中遇到的問題

基于信息化建設基礎上優化和改善學校資產管理流程的探索和研究過程中，主要遇到以下幾個問題。

（一）與CRP校級數據中心無縫集成，保障數據源頭唯一，避免“信息孤島”

近年來，由于功能模塊要求不同，學校陸續建設了若干個第三方系統，比如教務系統、實驗室管理系統、人事系統等，各系統分別采用不同的數據標準和數據庫，由此形成了多個“信息孤島”。首先要解決的是資產管理系統中數據重復管理的問題，要求與CRP校級數據中心數據和資源實現高效共享，及時更新協同數據。資產管理系統嚴格按照依據CRP校級數據中心數據標準規范以及上海市財政局下發的《上海市市級行政事業單位國有資產管理信息系統管理規程》設計開發。

目前資產管理系統已與CRP校級數據中心無縫集成，實現資產業務數據實現同步共享，循環流動，不斷加工處理，使數據始終處于激活狀態，保障數據源頭唯一，從而確保數據的真實性、實時性、規范性和安全性，以提高管理決策的準確性。

（二）資產數據上報

教育部上報報表包括：單位固定資產情況表、普通高等學校教學、科研儀器設備增減情況表、固定資產分類統計表、固定資產分類期度增減變動情況表、固定資產分戶期度增減變動情況表、行政事業單位國有資產情況統計表、資產盤點匯總表、資產情況表。

國資委上報報表包括：教學科研儀器設備表、教學科研儀器設備表增減變動情況表、精密貴重儀器設備表、教學實驗項目表、專人實驗室人員表、實驗室基本情況表、實驗室經費情況表。

市財政上報報表包括：新增卡片、增值卡片、報廢卡片。

教育部、國資委、市財政的資產分類的編碼不一致，如何打造“學校-院系-使用人”三級資產業務動態管理平臺，實現一鍵上報財政、國資委、教育部等主管部門，同時保證上報數據真實性、實時性、規范性。

之前，資產管理部門采用教育部AIFI系統登記校內資產信息，再登錄其他主管部門系統重新登記校內資產信息，造成了資產管理部門工作效率降低以及主管部門無法真實地、實時地掌握資產情況。

基于各主管部門資產編碼及分類規則，梳理教育資產分類、國標資產分類、財務資產分類相互之間的映射關系，設計一套符合教育資產分類、國標資產分類、財務資產分類以及特殊資產分類的標準規范。資產管理系統嚴格按照財政、國資委、教育部上報報表格式，實現一鍵生成報表上報，實現與財政、國資委、教育部資產系統有效對接。

（三）資產精細化及實時動態化管理

這幾年由于骨干院校建設和新校區建設等投入，每年采購的儀器設備不僅在金額上翻了幾翻，在數量上也不斷增長，設備的更新率不斷提高。但是由于目前上海出版印刷高等專科學校還是使用單機版的AIFI系統管理模式，且資產管理部門由于人手有限等原因，目前主要的精力還只能集中在數據的錄入和卡片打印等工作上，工作強度大，重復勞動，數據更新不及時，由于人工手動輸入經常會出錯準確性較差，無法實現固定資產信息的實時、動態的管理。

根據《上海市市級事業單位國有資產管理暫行辦法》“人人都管物，物物有人管”的要求，鼓勵全校教職工參與資產管理工作。資產管理系統涵蓋物品申購、驗收入庫、臺賬管理、資產調撥、日常管理、資產報廢等模塊功能，同時系統基于B/S架構，與CRP校級數據中心無縫集成，實現固定資產信息實時、動態的管理。

（四）實現對設備的歷史信息動態跟蹤管理

資產職能部門管理與各部門占有使用相互脫節，致使缺乏對設備使用和維護的歷史信息的動態跟蹤管理，從而造成資產使用率底下、遺失、盲目采購等問題出現。

針對資產申購、驗收入庫、資產調撥、資產借用、資產維修、資產報廢等業務流程進行優化改進，將資產職能部門管理與占有使用部門參與到資產管理中，實現“人人都管物，物物有人管”，完善資產全生命周期信息。

四、資產管理工作的優化與轉變

資產管理正式邁入網絡化、精細化管理階段。資產管理系統的建設不僅提高資產管理部門的信息化水平和工作效率，而且推進智慧校園建設步伐。以下是資產管理工作的兩個轉變。

（一）由靜態轉向動態管理

之前的固定資產管理，往往只注重一個時間節點上的靜態管理，只能反應資產卡片的基本信息和屬性。而實際的固定資產管理工作是一個動態變化的過程，經常會發生設備的移動、調撥，通過新系統該設備的資產保管員就可以及時對其相關屬性進行修改，從而使資產管理部門實時掌握設備的最新狀態，實現設備從購置、變動和處置等全生命周期的動態管理。

（二）由分散轉向統籌管理

學校的固定資產數量多、情況復雜、涉及面廣，通過人工分散的管理模式無法達到固定資產的管理與監督要求。在利用了信息化手段，與實際情況相結合，設計開發一套適合的資產管理系統，實現信息集中、統一管理、流程規范的資產管理模式，最終完成資產管理由單方面管理向全過程管理的轉變。

五、CRP建設合理化的建議

上海出版印刷高等專科學校資產管理部門將努力建設資產管理系統，實現資產管理數據與CRP系統中資產管理數據實時共享共用，業務功能協調統一。以下是CRP建設合理化建議。

（一）CRP 建設業務推廣

多年來上海出版印刷高等專科學校使用的是傳統的單機版AIFI系統，教職工對該系統已經形成了習慣和依賴，新推廣的 CRP 系統對大家來說是一個嶄新的平臺，教職工需要有一個循序漸進地理解與接受 CRP 先進的信息化管理模式的過程。CRP推進辦應聯合其他職能部門加強CRP宣傳工作以及系統培訓工作。

（二）加強與第三方業務系統集成

第三方業務系統采用不同的數據標準和數據庫，容易形成了多個“信息孤島”，針對已建成的第三方業務系統進行接口對接工作，針對待建成的第三方業務系統，應要求第三方公司與CRP系統進行對接。

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（作者單位：上海出版印刷高等專科學校）