英語在檔案管理中的角色定位

朱廣偉

摘 要： 在經濟全球化發展迅速的今天，英語作為適用性范圍廣泛的一種國際性交際語言，對培養國際化人才、提高國家的國際競爭力發揮著極其重要的作用。對于檔案現代化管理有著積極作用，是檔案管理參與國際交流、涉外服務與提高自身素質的重要工具，正確認識英語對檔案管理具有積極的意義。

關鍵詞： 英語教育 檔案管理 角色定位

隨著世界經濟、科技全球化進程的不斷加快，檔案作為一種重要的信息資源日益引起世界各國的高度重視，各國均將其作為社會活動及經濟活動的戰略資源。檔案管理工作主要是對檔案中存在的零亂無規律、大量的材料進行整理、辨別、收集、保管及統計等工作，在不同時期，對于檔案需求也是不同的，新型檔案管理更注重以人為本，真正實現檔案服務的科學化、人性化，從而為檔案管理實現數字化、信息化奠定基礎[1]。同時，信息技術發展加強了我國對外交往，英語作為目前世界比較通用的語言，掌握英語作為各國培養人才一項基本要求，其重要性不言而喻。在我國“一路一帶”倡議下，國際合作、貿易交流日益頻繁，英語作為世界通用語言的作用至關重要。

一、作為網絡識讀的語言工具

檔案數字化建設進程依賴信息技術的日益發展，現今隨著人們對各種信息需求的不斷提升，凸顯了檔案數字化的重要性和必要性。檔案數字化將時代信息、文獻資料、歷史事實通過信息的新途徑進行整理、儲存[2]。數字化檔案相比傳統檔案具有更快捷、更方便、儲存多等優點，加強更舒適的用戶體驗，這些是傳統檔案無法做到的。在信息化檔案的建設和管理對檔案管理人才提出更高的要求，在新形勢下要求檔案管理人員具有良好的職業素質的同時還需要掌握必備的計算機知識、外語及通信技術方面的知識和技能。當前，檔案管理存在計算機機讀語言格式轉換頻率快，檔案管理人員因沒有較強的英語能力，難以掌握計算機轉換內容的問題，從而在網絡信息迅速發展的今天，難以掌握計算機網絡語言，難以更好地滿足做好檔案信息化工作的要求。在信息化形勢下，英語作為與電腦聯系最密切的語言，更是檔案工作的網絡識讀的語言工具，只有具備良好英語基礎的檔案管理人員才能做好檔案管理工作。

二、作為新時代檔案工作的基礎

含有豐富的信息資源的檔案是人類偉大的記憶工程，新時代需要檔案工作者更新觀念，強化檔案工作的服務意識，檔案工作人員應加快熟悉計算機在檔案管理工作的應用，通過計算機進行檔案整理、分析、鑒定及統計等工作，實現檔案一體化管理。隨著檔案信息化網絡管理的建設，需要檔案工作人員具備英語能力，因目前計算機編程代碼均是以英文編寫為主，檔案管理人員通過編輯英語代碼實現數字化的檔案信息、提升檔案的網絡化水平。目前，國外很多檔案已開始檔案建立聯網工作，實現內外檔案信息網絡，實現檔案信息資源的共享，滿足不同人員對檔案信息的需求。因檔案工作是專業性很強的工作，需要具備扎實基礎檔案管理知識及具備良好英語能力的人，不斷開闊視野，積極了解國內外的工作動態，實現單一型向綜合復合型人才轉變。檔案部門在信息管理方面的地位越來越重要，在如今知識日益創新中，檔案管理人員應進一步充分利用英語的平臺加強學習，熟悉了解國檔案管理動態，進一步規范完善檔案管理，做好檔案管理工作。

英語同時可以幫助檔案管理人員學習國外先進的檔案管理經驗，掌握發達國家檔案管理的發展趨勢。如美國目前已經建立非常健全的人事檔案管理，對人事檔案內包含個人的專業機構對公民的財產收入情況、信譽情況及健康情況等十分詳盡的檔案資料。同時，美國也十分重視公民的誠信檔案及社會保障檔案等這些獨具特色的檔案管理方式，為我國建設新型檔案提供很好的參考，并為解決我國檔案管理工作存在的可信度不足等方面提供借鑒。

三、作為中外留學交流的服務者

在經濟全球化發展迅速的當下，我國十分重視全球國際化教育的趨勢，并加快我國高等教育的國際化進程，培養具有國際意識、國際競爭能力的具有國際視野的人才。人才的國際化有利于我國國際貿易的進行，能更好地發揮人才優勢。培養的國際化人才為了解掌握國外先進的檔案管理經驗，改善和幫助我國改善檔案管理工作。近些年，我國每年優秀出國留學人員不斷增加，出國留學及交流的頻率逐漸增大。同時，中國的高等學府吸引越來越多的外國留學生到中國求學和深造，我國一些高校招錄一些優秀的外國留學生在中國高校攻讀碩士、博士學位。因此，無論國外的留學人員還是出國深造的留學人員在學習期間的檔案都是必須和不可或缺的，因為檔案是留學人員不可缺少、唯一可依賴的材料，而英語作為世界通用語言，為資料進行解釋翻譯，在檔案資料中發揮極為重要的作用，掌握跨國學生的學習狀況，國內外教學機構要對學生的學習能力、創新能力等方面進行評估，需要學生提供在校時取得的成績，包括各學科的學習成績、獎勵證書、教師的推薦信、學校對學生的客觀評價等材料，這些材料均需要英語翻譯，因此不具備良好英語基礎能力的，無法完成為出國留學人員服務的工作不僅影響學生更好地深造更無法體現學校的辦學水平。

隨著改革開放，中國對外國留學生的吸引力進一步增強，越來越多的外國留學生選擇到中國留學深造，我國在為外國留學生提供接受學生檔案及辦理入學手續等方面均需要具有良好英語基礎的檔案管理人員進行翻譯審核。在辦理過程中，檔案管理人員需要認真地仔細地審核入學申請者的資料，認真細致地指導留學人員填寫各類表格及資料。來華學習的學生來自西方不同的國家，語言不盡相同，國際通用語言——英語起到極為重要的作用。這對檔案管理人員是有一定考驗的，對留學人員的檔案的歸檔、收集及整理有一定的挑戰的，能及時、準確地處理各種情況，對留學人員提供必要的身份證明、學習及繼續求學等提供必需的證明和依據。不僅有利于做好留學人員的檔案資料，更好地總結檔案管理工作并更好地發展檔案管理事業，而且有利于我國進一步推進高等教育國際化及吸引國外人才到中國就業。

四、作為國際檔案工作溝通的橋梁

隨著經濟全球化趨勢的發展，國際貿易合作等不斷加強，英語在檔案管理中發揮的作用越來越重要，應用越來越廣泛。具有良好英語基礎能力能夠滿足檔案信息化的要求，并能夠促進國際檔案信息的交流，強化國際合作，共同為檔案事業的良好發展奠定基礎[3]。我國最近幾年始終參與國際檔案事業交流，目前主要是討論國際檔案事業在新的語境下對檔案工作及工作人員的挑戰。如何對檔案工作及工作者進行新的定位，提出新的要求？同時，國際檔案大會一直倡導各國要順應時代發展，加強建立新型檔案，形成收集、保護、開發和利用的方式，并積極推動國際合作與交流，注重檔案管理的公眾服務功能等，國際應不斷加強和完善，在檔案信息開發利用及檔案信息化等方面加大投入力度，為國際檔案工作動態等方面加強溝通合作。在國際合作交流中，重視英語在國際檔案工作中的溝通橋梁作用。不具備良好英語能力，就無法熟悉和了解國際檔案工作的新趨勢，無法適應新時代的檔案事業的發展。

我國在與國際檔案事業的合作交流中，不斷學習借鑒國外的先進管理理念和成功經驗，積極推動我國檔案管理的改革，并不斷完善了我國的檔案，使我國的檔案管理逐漸規范化、科學化。如國外對人事檔案管理較為規范和嚴格，根據國家體制制定適合的人事管理檔案管理制度，形成人事部門與檔案管理部門的合作，較好地實行人事檔案的集中統一管理。在吸收借鑒國外先進經驗的同時，應充分考慮中國的具體國情，制定符合中國人事檔案管理的特色。同時，企業應注重檔案管理，隨著國際子公司的企業越來越多，制定切實可行的可依據的檔案十分必要，擇業需要檔案的管理者熟練掌握英語，并在溝通中起到橋梁作用，不斷發展我國檔案事業健康發展。

五、結語

檔案作為人類一種特殊形式的記憶方式，真實地反映經濟、政治、社會各方面實踐的內容，檔案管理制度是檔案規范化過程中必不可少的一種形式。新環境下，隨著我國國際化進程的加快，英語作為檔案管理工作中網絡識讀的語言工具、中外交流學習的服務者、國際檔案工作溝通的橋梁，在檔案管理工作發揮的作用越來越重要。充分認識到英語在國際檔案工作中的作用，進一步豐富我國檔案管理的內容，對促進我國檔案現代化管理具有積極的意義。

參考文獻：

[1]袁歌.檔案部門英語學習之我見[J].檔案管理，2003（6）：37.

[2]鄭美虹.美國人事檔案的管理及啟示[J].中國檔案，2005（6）：28-29.

[3]肖紅薇.論知識經濟時代檔案信息人才需求[J].安徽冶金科技職業學院學報，2006（3）：119-121.