如何做好檔案管理工作

楊玉江

[摘 要]隨著我國人事制度改革的逐步深入，如何針對人事檔案管理現狀，做好人事檔案管理工作，充分發揮其在優化配置人力資源等方面的作用，成為單位管理者必須重點關心的問題。基于此，本文分析了單位日常進行檔案管理中存在的問題，并針對這一系列問題提出改善策略，從而能夠有效提升單位檔案管理水平。

[關鍵詞]檔案；管理；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.079

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

檔案管理對企業管理而言是一項最基礎的工作，其具有服務性、政治性及管理性等特點，而檔案也集合單位全體員工及其工作信息，只有做好檔案管理，才能為單位挑選優秀人才打下堅實的基礎。隨著現代化技術的發展，計算機網絡也以非常快的速度融入大眾日常生活中，過去的檔案管理方式已難以滿足新時期單位的實際發展需求，這些單位要想獲得更好的發展就必須慢慢改變傳統的管理方法。新形勢下，單位必須逐步規范檔案管理各項工作，逐漸提高檔案管理的質量及效率。雖然利用現代化管理手段，會在不同程度上改善檔案管理效果，但依然存在一系列有待解決的問題，會對檔案管理工作更好地發展帶來不良影響。因此，單位必須綜合分析檔案管理中出現的問題，并提出一系列優化策略，才能提高檔案管理的效率及服務能力。

1 單位開展檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

單位的檔案管理者，包含領導人員對檔案工作不夠重視，認為這項工作僅僅是簡單的抄寫或記錄信息，不需要多高的技術含量，也無法為本單位創造經濟效益，只要將檔案保管好即可。同時，傳統的檔案管理理念會隱匿人事檔案管理的優勢，導致檔案資料不能在單位發展中發揮自身的特殊優勢，從而無法適應新時代單位的發展需要。加之，單位部分員工沒有意識到人事檔案的重要性，導致各單位一直存在雖有人事檔案，但卻無人管理等情況，從而會使員工轉正等重要信息丟失，他們并未意識到做好檔案管理對員工產生的影響。

由于受傳統檔案管理思想的影響，領導在進行檔案管理的時候，其普遍認為檔案管理工作只是形式，因此在進行檔案管理的時候，在很大程度上存在很多問題，并且其職位設定也是相對比較少的，導致檔案管理工作在實施的過程中存在人手緊缺的問題。檔案管理人員在具體管理的時候，也會出現對本職工作認識不足的情況，并且工作人員在進行檔案管理的時候，其態度也不夠認真，對檔案管理質量會有直接影響。

1.2 檔案管理機制不完善

隨著現代化技術、網絡技術的迅速發展，各單位在進行檔案管理時，由于并未制定統一的標準和參考模式，只是依據自身理解及長期的經驗進行管理，導致檔案管理工作并不全面。除此以外，部分單位為留住人才，存在扣留員工檔案的情況，導致入庫的檔案資料不夠完善，從而會給新錄入檔案審批工作帶來相應的問題。加之，單位沒有制定健全的人事檔案管理制度，在實際工作中檔案管理制度各項條例沒有落實到位，也沒有設置相應的獎懲、考核機制，從而會在一定程度上降低人事檔案管理的效率。

1.3 檔案管理者的素質有待提升

檔案管理工作人員是檔案管理工作的負責人，其素質水平及工作能力會對檔案管理效率和質量產生直接的影響。根據當前我國單位檔案管理的現狀可知，單位在檔案管理工作中會出現工作人員素質較低、內部職責不明確等問題，部分單位內部工作者因并未重視檔案管理工作，對于檔案管理的專業性認識也不夠深入。加之，檔案管理人員調動較為頻繁，在職責分工上也較為模糊，往往造成內部管理人員分工不均、職責不明確、工作效率低等問題。除此以外，部分單位并未充分重視檔案管理工作，再加上環境條件因素的制約，對檔案管理工作人員的專業水平往往要求不高，一些工作人員多是從其他崗位借調到檔案管理工作崗位上的。總體來說，檔案管理工作人員的整體素質偏低。

1.4 檔案管理數字化水平低

在現代信息化發展的條件下，單位檔案管理工作也逐漸融入現代信息化發展元素，而多數單位在數字化建設上還處于相對落后的狀態。即使檔案信息管理系統已經在單位檔案管理中得到廣泛的使用，計算信息處理技術的應用也不斷提升，但在具體實踐中，一些技術在具體的工作應用中還有極大的挖掘及利用價值。此外，單位在相關的數字化設備配置上還存在一定的不足，多數單位在檔案管理過程中存在設備落后、檔案管理信息化工作效率偏低等問題，這些都反映出當前單位在數字化建設方面的問題，多數單位在檔案管理數字化硬件方面并未跟上日常管理工作的需求，更無法規范、科學地開展檔案管理工作。

2 單位檔案管理工作的改善策略

2.1 提高對檔案管理的重視度

在現代社會快速發展的背景下，單位檔案管理工作過程中也將不斷面臨新的挑戰，檔案管理如果還停留在原先發展水平，則會與時代發展中檔案管理工作不斷增長的需求不相適應，在傳統檔案管理工作已難以滿足新時代檔案管理的實際需求的背景下，對單位進行檔案管理改革勢在必行。因此，單位應提高對檔案管理的重視度，進一步普及深化檔案管理在單位乃至社會發展中的重要性，使單位工作人員進一步深入認識到檔案管理的重要意義。此外，要做好檔案管理的相關宣傳工作，單位要從相關法律法規的宣傳方面不斷拓展檔案管理的宣傳范疇，強化單位內部工作人員對檔案管理工作的理解和認同，使檔案管理者樹立良好的檔案管理態度，從而不斷提升單位檔案管理工作水平。

2.2 逐步完善檔案管理機制

檔案管理作為比較煩瑣的工作，單位必須根據社會現實和本單位具體狀況，逐步完善檔案管理機制，從而不斷提升檔案管理水平。在此基礎上，單位需要制定或者健全相應的檔案管理制度，主要包括檔案收集、檔案保密等制度，不僅要根據各項規章制度辦事，也應嚴格執行檔案管理各項制度的具體要求，使單位檔案管理工作向更加規范的方向發展。與此同時，單位每一位職員均不可私自存儲自己或者他人的檔案，嚴格根據國家制定的檔案保密制度，按照分級管理的原則做好各項管理工作。單位要特別注意創建必備的安全保障體系，主要內容如下：①檔案室不可保存容易燃燒的材料，檔案需要避光保存，并合理控制室內溫度；②制定計算機輔助檔案管理各項制度，注意規范檔案管理中的收集、歸檔等環節。除此以外，單位要組建相應的領導小組，重視做好檔案管理分工，并明確不同級別的責任，促進單位檔案管理工作更好地發展。

2.3 加大檔案工作人員培訓

檔案管理工作不是簡單的信息資料整理和歸檔，而要推動檔案管理工作科學化、規范化發展，首先要認識檔案管理工作專業性、技術性、系統性等工作要求，檔案管理工作人員作為其中的主體，其業務水平和綜合素質水平直接影響著檔案管理效率。因此，單位要想方設法做好工作人員的培訓工作，不斷提高這些人員的素質水平。在檔案管理工作人員的培訓過程中，單位應使檔案管理工作人員認識到自身工作的重要性，對自身工作職責有更為清晰明確的認識，對檔案管理工作有更為專業、科學化、深入的認識，樹立正確的檔案管理態度。同時，單位還必須對檔案管理者開展專業化的培訓，使檔案管理者的素養水平與社會發展相適應，從而不斷提高檔案管理工作的效率，推動單位檔案管理工作實現可持續發展。

2.4 加強檔案管理數字化建設

在科學技術飛速發展的背景下，不斷有新的技術被應用到管理工作中，在單位改革進程中，檔案管理工作的工作量較大，單靠檔案管理工作人員的力量是不夠的，也需要有新的技術元素融入其中，并得到不斷深入的應用。單位要借助現代化的數字化手段逐步優化檔案管理系統，對于提升檔案管理效率和質量具有重要的意義。也可以說，在當前社會信息化建設的大背景下，單位加強檔案管理數字化建設也是新時期發展的必然趨勢，在檔案管理數字化建設的過程中，應增加相關的資金投入，進一步改善檔案管理工作中的硬件、軟件設施建設條件。在當前檔案管理的過程中，單位應當重視檔案的庫房管理，重視其安全性。同時，單位需要積極增設諸多現代化的基礎保障管理設備，比如：為庫房放置專用的檔案管理柜，最大限度地確保檔案管理庫房的獨立性，從而更好地實現庫房檔案管理。此外，單位要加大檔案管理信息資源的開發力度，在相關條件允許的情況下，加大檔案資源保護設備的投入，使檔案管理更加規范、細化，逐步提高單位開展檔案管理工作的服務質量和服務水平。

3 結 語

社會經濟的發展推動著我國單位的改革進程，這也為單位開展檔案管理工作帶來了一定的挑戰。目前，國內單位檔案管理工作還存在較多有待完善的地方，設法解決檔案管理中存在的問題，對提升檔案管理人員素質水平、檔案管理效果發揮著積極的作用。本文從單位檔案管理中存在的問題入手，提出了針對性的解決對策，以期促進事業檔案管理工作效率和工作質量的不斷提升，實現檔案管理科學化、規范化發展。

主要參考文獻

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