事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設探析

燕瑛 張宏偉

摘要：隨著當今時代計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展與普及推廣，對圖書資料及檔案管理進行信息化建設的條件已經(jīng)成熟，是發(fā)展檔案事業(yè)的必然趨勢。下面將從事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設的優(yōu)勢入手，探討幾點策略，提升事業(yè)單位資源共享服務水平。

關鍵詞：事業(yè)單位；圖書資料；檔案管理；信息化建設

圖書資料及檔案是事業(yè)單位非常重要的資源，其管理工作也是事業(yè)單位的基礎性工作之一，是事業(yè)單位打造公共服務平臺、實現(xiàn)資源共享服務的關鍵。在網(wǎng)絡信息化的大環(huán)境下，事業(yè)單位圖書資料及檔案逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，方便使用者獲取資源，且圖書資料管理部門也從被動收藏圖書資料及檔案變成信息生產(chǎn)者，使得傳統(tǒng)管理面臨巨大挑戰(zhàn)，必須適應時代需求加強信息化建設。那么事業(yè)單位應如何加強圖書資料及檔案管理信息化建設呢？接下來就對此進行探討。

一、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

對于事業(yè)單位的圖書資料及檔案管理工作而言，信息化建設的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三個方面：一是大大節(jié)約事業(yè)單位有限的人力，把圖書資料及檔案管理人員從繁瑣的、重復的勞動中解放出來，用計算機與網(wǎng)絡開展工作，改動信息時只需輸入指令就能自動完成，減少手工操作錯誤，用有限的人力做好更多工作，提高效率。二是使圖書資料及檔案的檢索、使用更便捷化，通過電子目錄與電子文件歸檔的形式形成快捷信息查詢系統(tǒng)，信息使用者只需輸入圖書資料及檔案的關鍵詞，就能獲取所需資料信息[1]。三是激發(fā)并提高圖書資料及檔案的社會效益，通過信息化建設為事業(yè)單位集成管理圖書資料及檔案奠定基礎，通過網(wǎng)絡平臺把圖書資料與檔案文件等集成電子信息，跨越時空障礙自由流通信息，提高整體管理水平和社會效益。正因為圖書資料及檔案管理信息化建設有這一系列的優(yōu)勢，所以事業(yè)單位加強落實該項工作勢在必行。

二、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設的策略建議

（一）引進先進設備，奠定基礎條件

為實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的圖書資料及檔案管理，事業(yè)單位就需要積極引進先進設備，奠定信息化建設的基礎條件。一是引進計算機、掃描儀等硬件設備，完成對圖書資料及檔案的數(shù)字化存儲、管理，實現(xiàn)信息化建設。不過在引進設備時要注意提高其兼容性，保證信息傳遞效率，保障圖書資料及檔案的信息化傳遞。二是如果條件允許應引進自動化管理設備，提升圖書資料及檔案的自動化管理水平，借助自動化設備充分利用有限人力資源，科學分配管理工作。三是基于事業(yè)單位管理圖書資料及檔案的實際情況開發(fā)相應的軟件，提高管理效率，同時加強軟件的安全維護，為圖書資料及檔案管理信息化建設提供安全保證。尤其要注意使用安全管理技術，嚴格控制訪問，做好圖書資料及檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作、恢復工作，降低發(fā)生系統(tǒng)故障的損失。

（二）建立實用網(wǎng)站，強化信息管理

檔案網(wǎng)站是檔案管理部門在網(wǎng)絡上所建設的事業(yè)單位信息站點，通常是以網(wǎng)頁的形式將圖書資料及檔案信息、服務等提供給人們，方便其從網(wǎng)上查找、查詢信息，實時歸檔電子文件，直接獲取利用服務，這是信息化建設的主要目的。所以事業(yè)單位應將檔案管理系統(tǒng)納入管理信息系統(tǒng)，形成一體化系統(tǒng)，統(tǒng)籌考慮本單位各部門信息，共享資源，提升圖書資料及檔案管理的系統(tǒng)效益、綜合效益。事業(yè)單位還應使用具備開發(fā)與升級能力的答案信息管理系統(tǒng)，促使軟件滿足網(wǎng)絡管理需求，增強檢索功能，最大限度發(fā)揮計算機與網(wǎng)絡的優(yōu)勢。在建設事業(yè)單位的檔案信息網(wǎng)站時還應基于國家標準選擇標準化的設備，獲取實力雄厚的軟硬件公司的支持，確保設備與系統(tǒng)升級換代，節(jié)省重新開發(fā)的費用，提高網(wǎng)站實用性[2]。

（三）完善工作制度，規(guī)范信息建設

當前國家正處于社會主義建設初級階段，大部制改革形勢使得事業(yè)單位變得獨樹一幟，其檔案管理部門反而被置于非主流境地，要想使圖書資料及檔案管理信息化建設有法可依、有章可循，就必須依賴法律法規(guī)的保護、制約，規(guī)范信息化建設。所以事業(yè)單位不僅要制定符合自身實際情況的圖書資料及檔案管理制度，還要加強人員內(nèi)部約束，完善并執(zhí)行圖書資料及檔案信息專項監(jiān)督制度。完整的監(jiān)督制度不但能確保圖書資料及檔案信息的安全性，還能激發(fā)人員工作熱情，保證信息化建設過程得到限制與規(guī)范，構(gòu)建安全的、高效的圖書資料及檔案管理信息化系統(tǒng)，準確及時地發(fā)現(xiàn)信息化建設中的隱患，調(diào)動監(jiān)督力量推動圖書資料及檔案管理信息化建設進程的不斷加快。

（四）堅持終身學習，提高人員素質(zhì)

信息化建設是事業(yè)單位檔案管理部門在網(wǎng)絡信息時代面臨的圖書資料及檔案管理新要求，作為館員則必須建立終身學習理念，不斷提升能力與素質(zhì)，才能更好地滿足新要求，為信息化建設貢獻更大的力量[3]。事業(yè)單位圖書資料館員不但要堅持更新自身知識結(jié)構(gòu)，還要不斷拓展專業(yè)面，熟練掌握計算機、網(wǎng)絡等信息處理技術，變成有技術、懂業(yè)務、能力強的復合型人才；廣泛閱讀和本單位、本職工作聯(lián)系密切的文獻資料，及時掌握最新知識與信息，加大開發(fā)相關文獻資料的力度，為事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設提供助力；作為館員還應積極定期參加事業(yè)單位組織的常規(guī)培訓、集中培訓等活動，樹立優(yōu)良職業(yè)道德觀念，及時更新圖書資料及檔案管理信息服務理念，掌握數(shù)字化、信息化操作技能；把握一切在職學習機會，不斷提升業(yè)務技能、增強服務意識、提高專業(yè)水平，同時爭取外出進修的機會，不斷拓展視野，掌握更多關于圖書資料及檔案管理信息化建設的知識，積累更多經(jīng)驗，做事業(yè)單位合格的、優(yōu)秀的新時代館員。

三、結(jié)語

時代在不斷發(fā)展，人們越來越習慣于用便捷的網(wǎng)絡查找所需資料與信息，對圖書資料及檔案的信息化需求也日益增加，作為有公益性質(zhì)的事業(yè)單位更應順應時代發(fā)展，在圖書資料及檔案管理工作中引入先進設備，建立實用網(wǎng)站，同時完善工作機制，強化信息管理，規(guī)范圖書資料及檔案管理信息化建設，館員則要堅持終身學習，不斷提高自身素質(zhì)，滿足信息化建設需要，為人們提供優(yōu)質(zhì)的圖書資料及檔案信息服務。

參考文獻：

[1]王達.新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.

[2]戴遠霞.網(wǎng)絡信息化背景下加強圖書資料管理研究[J].中國管理信息化，2016（02）：177-178.

[3]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理，2016（02）：23.