分析目前建筑施工企業文書檔案管理工作現狀與對策

劉軍

【摘 要】企業的檔案可分為科技檔案、人事檔案和文書檔案，企業的檔案信息不僅能夠為企業調整自身產業結構和組織、清算資產、對外經濟擴張等提供依據信息，也能夠為企業進入市場成為具有獨立法人權利競爭者提供依據。目前，檔案管理工作雖然已經受到了我國建筑施工企業的重視，但在文書檔案的管理方面，仍存在著企業員工認識不到位、檔案管理制度不健全等問題。因此，難以真正發揮檔案管理工作在企業中的作用。對此，本文將從目前檔案建筑施工企業文書檔案管理工作的現狀及存在的問題出發，分析加強建筑施工企業文書檔案管理工作的對策，以期為相關建筑施工企業進行檔案管理工作提供參考與借鑒。

【關鍵詞】建筑施工企業；文書檔案管理工作；現狀和對策

一、目前建筑施工企業文書檔案管理工作現狀

據相關文獻報道，目前，雖然在北京市及廣州市的大中型企業均為承擔工業與民用建筑、市政工程、地下鐵道、市政基礎施工、機械運輸、設備安裝的多元綜合性企業，這些企業大多為信譽一等且資質一級的建筑施工企業，企業內部既設立專門的檔案管理科室，又設有專門的管理人員，公司的檔案管理部門實施對科技、文書、實物、會計等檔案統一管理，且積極貫徹《企業文書檔案工作管理辦法》，并通過了企業檔案管理工作目標的認定。但是在總體上，受部分企業檔案管理意識淡薄的影響，我國建筑施工企業檔案管理工作在整體上仍舊呈現著發展失衡、工作意識薄弱的狀態。

二、目前建筑施工企業文書檔案管理工作存在的問題

（一）企業員工對檔案的企業資產認識不足。無形資產也是企業資產的重要組成部分。企業文書檔案雖然記錄的是企業活動，但其是企業無形資產的有形載體，公司在施工、經營和生產過程中形成的會議記錄、協議、專利等檔案資料是對企業寶貴財富的積累，在一定條件下這些檔案資料會轉變成有形資產，為公司帶來相應的經濟效益。然而，目前大部分企業在檔案管理工作中受傳統思想的影響，僅對固定、債權和流動資產等有形資產的整理給予一定的重視，而忽略了文書檔案這一無形資產，這無疑為企業文書檔案發揮經濟效益造成了阻礙。

（二）檔案管理制度不健全。目前，大部分企業的檔案管理制度是依據企業舊的經營模式而建立。因此，難以與企業內新的業務制度相適應。

（三）對檔案管理資產投入不足。近年來，施工企業受資金周轉、企業債務等方面的影響，在檔案管理方面的資金投入逐漸減少，這無疑會對企業內部文書檔案的管理產生負面影響。

三、加強建筑施工企業文書檔案管理的對策

（一）企業檔案管理制度法制化。我國的第一部檔案法典《檔案法》的制定和頒布，標志著我國檔案管理工作由行政手段向法治管理的轉變。對此，首先，企業內部應健全檔案管理工作。企業內部可建立專門的檔案管理小組實施對文書檔案的管理。小組內可由企業法人擔任組長、總工程師和辦公室主任擔任副組長，小組成員由各個機關的主要人員擔任。小組可每年組織一到兩次會議，在對整個企業的檔案管理工作進行檢查的同時，也能夠解決當中可能存在的問題。其次，建立企業檔案管理網絡，企業內部在建立專門的檔案管理小組之外，也應組織企業內部的各個職能部門和基層單位設立兼職檔案員，并設立相應的分管領導，以強化對檔案管理工作的縱向管理。檔案管理部門也可每年召開兩到三次檔案管理工作會議，以便對檔案管理工作進行經驗交流和總結表彰等。最后，完善企業檔案管理規章制度，形成科學管理體系。

（二）加強宣傳工作，增強員工檔案管理意識。打破企業員工的傳統思想，加強企業員工對文書檔案管理工作的重視，也是改善企業內部檔案管理工作的重要方面。對此，企業領導在認真執行相關法律法規的同時，也應進一步對文書檔案的重要性加強宣傳，讓員工充分認識到文書檔案管理工作的重要性，并明確各個員工在檔案管理工作中的責任和使命，增強員工的檔案管理意識，只有這樣，才能夠從真正意義上確保歸檔文件的完整與齊全。

（三）強化人員培訓，重視建筑施工企業文書檔案管理工作。檔案管理工作是一項業務性和政治性很強的工作，在管理工作中，不僅需要管理人員有較強的專業能力也要求管理人員在工作中具有較強的工作責任感。目前，受企業檔案管理人員更換頻繁以及管理人員缺乏專業素養的影響，大部分企業的檔案管理工作都處于收集、整理、保管工作水平不高和效率偏低的狀態。對此，企業必須建立相應的業務培訓制度對檔案管理人員進行定期培訓，以提高檔案管理人員的水平，同時也能夠使檔案管理人員意識到自身工作的重要性，并明確自身的職責范圍。由此，在提高檔案管理人員業務指導和專業技能水平的同時，也能夠有效促進企業檔案管理工作的有效開展。

（四）積極開展與文書處理人員的溝通交流，做好文書檔案收集整理的指導工作。目前，各個企業內部的文書檔案處理工作大部分都是由兼職人員完成的，工作人員的意識較差。因此，在工作中存在對文書檔案收集不及時、整理不夠規范等問題，嚴重影響了建筑企業檔案管理工作的效率和質量。而文書檔案管理工作與文書的處理是密切相關的。因此，在收集整理文書檔案的過程中，檔案管理人員應做好與文書處理人員的交流溝通工作，在文書材料歸檔移交前，做好對文書處理人員的材料歸檔工作的集中培訓。此外，檔案管理人員也應對文書處理人員收集、裝訂、編號、分類、排列等環節的業務給予相應的指導，以便及時發現并解決文件整理過程中可能遇到的問題。

三、結語

建筑施工企業的文書檔案是企業在經營、生產等活動中形成的，檔案中所記錄的企業內部所發布的計劃、報告、簡報、會議記錄等內容，不僅反映了企業的經營活動，也展示著企業的形象和管理水平。對此，各個建筑施工企業在發展過程中應健全自身檔案管理制度，優化自身管理環節工作，以提高自身的檔案管理水平和綜合競爭能力。只有這樣，企業才能夠在日趨激烈的競爭環境中尋得發展機會。

參考文獻：

[1]王殿英.建筑施工企業檔案管理[J].科技展望，2015.

[2]王旸.議施工企業文書檔案的收集整理工作[J].門窗，2015.