信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題及對策

摘要：近些年，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來越廣泛，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，信息時(shí)代檔案管理工作更多的是依靠網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的應(yīng)用大大降低了檔案管理工作的難度，減少了人力成本的投入，提高了檔案管理工作效率，使檔案管理工作更加高效、便捷。但信息時(shí)代檔案管理工作也存在著一些問題和不足，本文深刻的分析了信息時(shí)代檔案管理工作中的一些問題和不足，并針對這些問題提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問題；對策

檔案管理是指利用科學(xué)合理的方法和手段對檔資料案進(jìn)行收集整理、保管鑒定、檢索、編目、分析和研究等工作。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)水平的不斷提高和發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)越來越多的應(yīng)用在檔案管理工作中，信息時(shí)代檔案管理工作的形式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大的變化，與傳統(tǒng)檔案管理不同，信息時(shí)代檔案管理不再單純的依賴人工，而更多的是依賴網(wǎng)絡(luò)信息化和數(shù)字化，信息時(shí)代檔案管理工作更加高效、快捷。但當(dāng)前，我國檔案管理工作在發(fā)展過程中也存在著一些問題和不足，這些問題嚴(yán)重的制約著檔案管理工作的發(fā)展，這就要求我們要敢于正視問題和不足，不斷的進(jìn)行探索和研究，積極尋找解決問題的方案和對策，保證信息時(shí)代檔案管理工作的健康發(fā)展。

一、信息時(shí)代我國檔案管理工作存在的問題和不足

1、檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)還有待提高。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的存儲(chǔ)和歸檔主要是紙質(zhì)方式，檔案的檢索也主要是人工，這就造成了檔案資料收集整理的周期過長，檔案管理工作難度大，工作耗時(shí)耗力，工作效率低，檔案檢索數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。信息時(shí)代的檔案管理工作主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完成，工作效率更高，檢索更加精確。這就要求檔案管理工作人員除了具備專業(yè)的檔案管理知識外，還要具備一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識和技能，既能熟練操作計(jì)算機(jī)，又能熟練使用檔案管理系統(tǒng)軟件，當(dāng)計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，檔案管理工作人員能快速的找出問題并排除故障，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。但在實(shí)際工作中，由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，部分檔案管理工作人員的實(shí)際操作能力還不夠高，對軟的使用情況不熟悉，遇到問題不能及時(shí)有效的解決和處理。

2、檔案管理工作的安全性和保密性不達(dá)標(biāo)。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行管理，極大程度的提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減輕了檔案管理人員的工作量，但網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的不穩(wěn)定性，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在著巨大的安全隱患，各種病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和破壞往往會(huì)造成檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，迫使工作中斷，使檔案的鑒別、檢索和分析等一些列工作無法再繼續(xù)進(jìn)行，此時(shí)，檔案管理工作人員就需要花費(fèi)很大的精力去重新建立和啟動(dòng)系統(tǒng)，清理病毒，恢復(fù)數(shù)據(jù)和資料，但有時(shí)候一些數(shù)據(jù)很難再恢復(fù)，更嚴(yán)重的情況會(huì)造成重要檔案資料的丟失，發(fā)生泄密事件，給檔案管理工作帶來不可估量的損失。不加以安全防護(hù)的網(wǎng)絡(luò)給了不法分子可乘之機(jī)，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取我國重要的檔案資源。

3、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度還不夠高，檔案管理軟件通用性能差。目前，我國各地區(qū)的檔案管理在內(nèi)部系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)還沒有一個(gè)統(tǒng)一的參考標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，每個(gè)地區(qū)的檔案管理工作差異也都很大，想要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理難度還很高，而且不同的檔案部門使用的檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)型號配置等也都各不相同，由于不同檔案管理軟件之間的不兼容導(dǎo)致檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享，優(yōu)質(zhì)的檔案資源無法被充分利用，各檔案部門之間也很難做到有效的溝通和交流。這些情況都嚴(yán)重的制約了我國檔案管理的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，阻礙了檔案管理工作的快速發(fā)展。

4、檔案管理硬件設(shè)備資源配備不足。由于一些地區(qū)對檔案管理工作的不重視，對檔案管理建設(shè)資金投入不足，一些地區(qū)的檔案管理工作發(fā)展仍然比較緩慢、落后，檔案管理環(huán)境簡陋，設(shè)備陳舊，本該淘汰的計(jì)算機(jī)和其他相關(guān)設(shè)備仍然在繼續(xù)使用，計(jì)算機(jī)和設(shè)備的更新滿足不了檔案管理工作發(fā)展的需要，檔案管理信息化發(fā)展更是滯后。

二、信息時(shí)代下，針對我國檔案管理工作中問題的對策

1、全面提高檔案管理工作人員的綜合能力和素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)力度。由于檔案管理是一項(xiàng)長期、復(fù)雜、涉及數(shù)據(jù)龐大的工作，工作人員能力和素質(zhì)的高低直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這項(xiàng)工作對檔案管理工作人員的要求極高，因此，檔案管理部門要不斷的提高工作人員的能力和素質(zhì)，定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)讓工作人員掌握檔案管理工作相關(guān)的職業(yè)技能，加強(qiáng)專業(yè)知識的鞏固，努力建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，綜合能力高的隊(duì)伍，保證信息時(shí)代檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，檔案管理工作人員還應(yīng)該主動(dòng)利用業(yè)余時(shí)間去充電和學(xué)習(xí)，不斷提高自己的技能，以適應(yīng)快速發(fā)展的工作需要。

2、加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全指數(shù)。為了保證檔案管理工作的安全性和保密性，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。檔案管理研發(fā)技術(shù)人員在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)一定要做好網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)措施，防止病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵。定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級和改造，保證檔案信息資源存儲(chǔ)安全，檔案信息不泄漏。對檔案管理人員使用的系統(tǒng)軟件進(jìn)行權(quán)限控制，實(shí)行實(shí)名登錄，保證我國檔案資源不泄漏。

3、建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依。提高設(shè)計(jì)軟件的通用性，使各地區(qū)檔案管理部門可以更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，保證各檔案部門通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的交流和溝通。加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的資金投入，不斷淘汰掉陳舊落后的設(shè)備，采用新技術(shù)和新設(shè)備。

信息時(shí)代檔案管理工作還有很長的路要走，這就需要我們不斷的進(jìn)行探索和研究，發(fā)現(xiàn)問題和不足及時(shí)解決和改正，保證我國檔案管理工作健康有序發(fā)展，不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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作者簡歷：

姜冬梅，女，（1973-），漢族，山東省煙臺市，大學(xué)本科，煙臺市萊山區(qū)政務(wù)服務(wù)管理辦公室，科長，館員，研究方向：檔案管理。