論大型信息系統項目范圍管理

摘要：本文結合項目實踐，以某高校數字化校園建設項目為例，討論了信息系統項目的范圍管理，主要通過專家判斷法明確項目范圍和制定范圍管理計劃，以分解技術制定詳細的WBS結構明確了項目的范圍基準，以偏差分析方法有效的控制項目的范圍管理，最終使項目按期保質完成。

關鍵詞：數字化校園； 范圍管理；信息系統

隨著大數據時代的到來，我國的教育受到了前所未有的沖擊。從教育模式、教育環境到教育目標和教育理念都在發生著變革。高校近年來對數字化校園的建設投入了大量的人力和物力。2016年10月，我司承建了“某高校數字化校園建設項目”，合同金額為980萬，建設工期為1年。整個項目實施 “三步走”戰略。第一步：首先為學校搭建一個“校園私有云”，在“私有云”上我們部署了統一的數據中心、統一的身份認證中心、統一的門戶網站。第二步：在“私有云”上新建數字化校園辦公系統、教務管理系統、學工系統、招生就業系統、固定資產管理系統、數字化遠程教育系統、移動校園平臺、數據分析與決策系統、即時信息服務平臺等新系統。第三步：通過評估將無法改造又無法替換的系統，整體遷移至“私有云”上，但從數據安全的角度出發我們將數據庫與應用系統進行了分離，將數據庫遷移到獨立的數據中心上，平臺與系統之間通過新建數據服務接口進行交互。實施完成后的項目始終圍繞著學校的核心工作“教學、服務、管理” ，通過建設標準規范的數字化校園，完善數字化校園基礎平臺，實現教學、辦公、服務、管理的信息化和資源的高度共享。

該系統以“私有云”為基礎平臺，應用虛擬化技術，將所有的應用系統部署到“私有云”上，不但可以提升硬件的合理化使用，更可以保障所有應用系統的運行安全。系統投入運行后完全滿足該校師生的使用要求，大大提高了教學、辦公、遠程教育、數據分析的效率。

為了按照既定的進度、成本和質量，完成項目目標，在該項目中，我十分重視項目的范圍管理。通過專家判斷法明確項目范圍和制定范圍管理計劃，以分解技術制定詳細的WBS結構明確了項目的范圍基準，以偏差分析方法有效的控制項目的范圍管理，并結合已有最佳實踐，有條不紊地完成了該項目。具體來說，我著重從以下幾個方面進行項目范圍管理的。

1、制定項目范圍管理計劃。

結合明確的項目目標，以專家判斷為依據，制定項目范圍管理計劃。因為定義和管理項目范圍對整個項目的成功影響極大，建設項目過程中需要在工具、數據來源、方法論、過程和流程以及一些其他因素間進行平衡，以確保在項目范圍管理活動上所做的努力與項目的規模、復雜性和重要性相吻合，因此制定一個合理、科學的項目范圍管理計劃尤其重要。該項目中要整合的子系統較多，涉及的項目干系人多，使得項目能否正確、合理制定范圍管理計劃增加了難度。為解決這個問題，我通過采取專家判斷方法，向具有專業性知識的專家咨詢，獲得制定該項目的范圍管理計劃的分析方法和依據，再通過向公司內部具有類似項目經驗的員工尋求一些細節性的技術幫助，對所獲得的方法和建議，進行篩選分類整理，根據本項目復雜性特點，制定出了符合項目特點的項目范圍管理計劃。為項目后序工作如：范圍定義、創建工作分解結構、及范圍確認和范圍控制明確了目標和標準。

2、明確項目范圍定義。

合理使用專家判斷法和項目干系人分析法明確項目范圍定義，提供項目管理工作實施依據。詳細的項目范圍定義對項目成功是至關重要的，其主要是基于項目的主要的可交付物、假設條件、限制條件等形成的。該項目中涉及的各個廠家多，涉及到該公司應用部門多、應用人員多，因此項目的干系人多，這些干系人的需求多樣，甚至互相矛盾，如不能明確定義項目的范圍，形成一份有效的項目范圍說明書，則在以后的項目施工中因這樣那樣的需求變更而形成難以控制的局面，且會增加項目的風險和成本。如何協調統一管理，是保證項目能夠順利完成預期的目標是項目成功的至關因素。基于此，我對這些項目干系人的要求和期望進行了篩選、排序、量化整理，結合對該項目的最終目標進行的充分分解，融合、統一考慮，使用專家判斷方法定義出詳細的項目范圍說明書，并在所有項目干系人之間建立了一個對項目范圍的共識，明確了項目的目標，使項目團隊成員在項目實施期間的工作有章可循。

3、創建項目工作分解結構。

使用分解技術創建項目工作分解結構，形成明確的項目范圍基準。工作分解結構是組織管理工作的主要依據，是定義工作范圍、項目組織、廟宇項目產品的質量和規格，估算和控制項目費用，估算項目周期和安排進度的基礎。因此，為了項目干系人對項目的組成有明確、清晰和具體的了解，為了保證項目結構的完整性，為了對項目以后的實施過程中能夠更好的管理，我依據項目章程、合同及項目范圍說明書等文件資料為依據，召集了項目團隊成員參加，項目的工作分解結構為主題的會議，會議中使用分解技術對項目的可交付成果和項目工作進行逐層分解細化，通過全面的分解，將項目的范圍分解為一個個更易管理的工作包，針對該項目的特點，形成分級的樹形工作結構，使項目組成員對項目一目了然。

4、范圍確認。

范圍確認是項目干系人正式接受已完成的項目范圍的過程。在完成項目工作分解結構之后，我又通過與該公司相關領導人及項目干系人就項目的范圍再次核對確認，最終使項目工作分解結構在項目干系人中通過一致認可，形成了該項目的范圍基準，為之后的項目工作奠定了基礎。

5、實施有效范圍控制。

利用偏差分析等技術及時對項目范圍實施有效控制。在項目實施過程中，雖然我通過采取一系列的措施保障項目范圍說明書、項目章程、項目工作分解結構等文件在項目干系人中取得一致簽字認可，但在項目工程具體實施過程中仍難以避免因各種原因提出的變更，因此，為了在項目工程具體實施中對各種變更進行有效控制，

我首先成立了變更控制委員會，讓項目干系人在思想上形成一個統一認識。具體是對項目組全體成員進行了變更控制流程及相關知識的培訓；對公司客戶方面介紹和解釋項目變更可能引起的一些影響等，以保證具體工作中變更嚴格按流程執行。而具體工作中，我采用項目績效測量系統對團隊成員績效報告進行偏差分析，以度量是否有偏差產生，如有，則分析產生偏差原因，采取相應糾正措施。而對干系人提出的變更首先進行評估，合理的變更請求則通過，并對項目管理計劃、WBS、WBS字典、范圍說明書進行重新規劃，以保證后序團隊的工作是在明確的目標指導下進行。

經過項目組全體成員的共同努力，該系統于2017年10月成功按進度計劃完成，并一次性通過了甲方驗收，圓滿完成了某高校數字化校園建設任務。回顧整個項目過程，此信息系統項目的成功得益于我們在早期就引入了范圍管理的理念，對項目進行了科學合理的范圍規劃和管理。當然，在項目中也存在一些不足，比如：在項目組內部溝通、及與上層領導的溝通有所缺乏，導致項目團隊內部交流不暢，影響了項目團隊整體水平的提高等等。在以后的工作和學習中，我將不斷用理論聯系實際，提升自己的業務和管理水平，為我國的信息化建設做出自己的貢獻。

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作者簡介：

張秀芬，女，漢族，1980年8月出生，2002年畢業于南昌大學信息管理與信息系統專業，館員，現就職于贛南師范大學圖書館。