事業單位檔案管理信息化建設探討

鄭惠中

【摘要】在我國市場經濟體制改革過程中，事業單位檔案數量越來越多，對檔案管理工作提出了更高要求。信息化是事業單位檔案管理的必然發展趨勢，是提升檔案管理水平、保證檔案價值充分體現的關鍵。對此，事業單位應高度重視信息化建設，為檔案管理工作創造更加有利的條件。本文將簡述事業單位檔案管理的現狀，并探討了檔案管理信息化建設的策略。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化建設

在信息時代背景下，科學技術發展速度日益加快，社會各個領域都提升了信息化建設速度。檔案管理作為事業單位管理工作中的一項重要內容，也要提高對信息化建設的重視程度，充分發揮出信息技術在檔案管理中的作用，確保檔案開發利用工作順利進行。這樣才能實現檔案信息的共享，最大限度發揮檔案的價值，為事業單位各項工作提供可靠依據。

一、事業單位檔案管理的現狀

在全球信息化快速發展過程中，很多事業單位都在加速推進檔案管理信息化建設，但是在此過程中也遇到了很多問題。第一，事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，隨著事業單位的運行，檔案管理的作用越來越明顯，通過做到檔案的收集、整理、保存和利用工作，能夠使事業單位工作更為清晰，讓資源得以共享。而當前事業單位個別領導未意識到檔案管理工作的重要性，忽視了檔案管理信息化建設，投入的資金較少，無法有效提升檔案管理軟硬件水平，且檔案管理人員綜合素質也不高。第二，我國檔案信息資源開發不到位，缺乏有效的供給，在采集、加工信息資源時，經常發生重復勞動的情況。尤其是現階段我國檔案開放比例不高，數據庫容量不大，大量信息資源未獲得有效利用。第三，當前事業單位每天都會產生很多有價值的信息資源，但是軟硬件設備更新緩慢，不能滿足實際檔案管理工作要求。

二、事業單位檔案管理信息化建設策略

（一）不斷完善檔案管理制度。完善的制度是推進事業單位檔案管理信息化建設的關鍵，對此要將相關領導和檔案管理人員職責明確下來，形成事業單位檔案管理信息化合力，促使檔案管理效率不斷提升。第一，結合事業單位檔案管理工作現狀，科學合理制定相應的檔案管理信息化制度，并保證其具備較強的安全性、實踐性和可操作性。第二，加強對檔案管理信息化制度落實狀況的監督與管理，確保在嚴格執行制度的基礎上，與檔案管理信息化需求相結合，有針對性地作出整改，讓制度的作用真正得以體現。第三，堅持“一崗雙責”的原則，將檔案管理人員具體工作職責確定下來，督促其認真工作，減少失誤，為檔案信息的完整性、可靠性提供保障。

（二）加強檔案管理信息化軟件建設。在事業單位檔案管理過程中，要結合其需求與行業發展總體進程，開發相應的答案管理軟件系統，這是檔案管理信息化建設中的關鍵內容，關系著事業單位檔案管理工作效率的提升。第一，結合事業單位各項工作實際需求，打造具備互聯互通、共享信息服務和無障礙數據傳播的信息系統。第二，事業單位要加快綜合性服務網站建設步伐，促使檔案管理信息化建設服務水平進一步提升，從有效綜合性平臺出發，逐步對事業單位檔案管理信息化網站建設進行拓展。第三，事業單位要狠抓數據信息保護系統開發與升級，逐步增強數據檔案抵抗病毒的能力，防止其受到惡意攻擊，讓檔案數據資料在網絡中的傳遞更加安全。同時還要重視對檔案數據資料進行備份，提升檔案數據安全性的基礎上，保證檔案信息服務工作順利開展。

（三）提升檔案信息化、標準化和規范化水平。在事業單位檔案管理信息化建設中，需要注重提升規范化和標準化水平，這能夠將檔案管理工作現代化水平反映出來。事業單位開展檔案管理信息化工作過程中，要根據國家規定的信息化管理標準，同時結合實際發展需求與特點，形成適宜自身的內部管理標準體系，并在實踐時予以完善。對檔案目錄數據庫來說，除了要與國家標準相符以外，還要保證具備較強的可操作性。對各立檔單位文件和檔案內容、著錄項目、數據庫結構及格式等，需要制定統一的規定，并提升檔案數據庫管理軟硬件文檔格式、數據指標等規范性。這樣今后電子目錄進入檔案館時可以讓數據得以共享，解決因為軟件不一樣造成不能轉換、讀取數據等情況。

（四）提升檔案管理人員專業素質。在事業單位檔案管理信息化、電子化和網絡化發展過程中，要想進一步提升檔案管理信息化建設成效，需要切實增強檔案管理人員的思想意識，提升其文化程度與專業素養。第一，檔案管理人員要盡快轉變思想觀念，逐步形成較強的社會意識。第二，事業單位要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習信息化知識，掌握更多的專業技能，能夠熟練運用各種計算機軟件，從而真正滿足時代發展需求。第三，事業單位應該為檔案管理人員提供更多業務學習機會，從他們的實際工作狀況出發，科學合理進行定崗定位，充分發揮出其在工作中的優勢，促使檔案管理信息化建設順利進行。

三、結語

總之，信息化是事業單位檔案事業發展的必然趨勢，這既是檔案管理工作的需求，也是新時期對檔案工作的要求。對此事業單位相關領導要在思想上引起高度重視，做好檔案管理信息化建設規劃工作，將各種先進的技術與設備利用起來，確保檔案管理工作效率不斷提升，為事業單位的快速發展保駕護航。

【參考文獻】

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