事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

鄭惠中

【摘要】在我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革過程中，事業(yè)單位檔案數(shù)量越來越多，對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。信息化是事業(yè)單位檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，是提升檔案管理水平、保證檔案價(jià)值充分體現(xiàn)的關(guān)鍵。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)高度重視信息化建設(shè)，為檔案管理工作創(chuàng)造更加有利的條件。本文將簡(jiǎn)述事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并探討了檔案管理信息化建設(shè)的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在信息時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度日益加快，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都提升了信息化建設(shè)速度。檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也要提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，充分發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的作用，確保檔案開發(fā)利用工作順利進(jìn)行。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作提供可靠依據(jù)。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

在全球信息化快速發(fā)展過程中，很多事業(yè)單位都在加速推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，但是在此過程中也遇到了很多問題。第一，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，隨著事業(yè)單位的運(yùn)行，檔案管理的作用越來越明顯，通過做到檔案的收集、整理、保存和利用工作，能夠使事業(yè)單位工作更為清晰，讓資源得以共享。而當(dāng)前事業(yè)單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)未意識(shí)到檔案管理工作的重要性，忽視了檔案管理信息化建設(shè)，投入的資金較少，無法有效提升檔案管理軟硬件水平，且檔案管理人員綜合素質(zhì)也不高。第二，我國檔案信息資源開發(fā)不到位，缺乏有效的供給，在采集、加工信息資源時(shí)，經(jīng)常發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)的情況。尤其是現(xiàn)階段我國檔案開放比例不高，數(shù)據(jù)庫容量不大，大量信息資源未獲得有效利用。第三，當(dāng)前事業(yè)單位每天都會(huì)產(chǎn)生很多有價(jià)值的信息資源，但是軟硬件設(shè)備更新緩慢，不能滿足實(shí)際檔案管理工作要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）不斷完善檔案管理制度。完善的制度是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，對(duì)此要將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員職責(zé)明確下來，形成事業(yè)單位檔案管理信息化合力，促使檔案管理效率不斷提升。第一，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，科學(xué)合理制定相應(yīng)的檔案管理信息化制度，并保證其具備較強(qiáng)的安全性、實(shí)踐性和可操作性。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化制度落實(shí)狀況的監(jiān)督與管理，確保在嚴(yán)格執(zhí)行制度的基礎(chǔ)上，與檔案管理信息化需求相結(jié)合，有針對(duì)性地作出整改，讓制度的作用真正得以體現(xiàn)。第三，堅(jiān)持“一崗雙責(zé)”的原則，將檔案管理人員具體工作職責(zé)確定下來，督促其認(rèn)真工作，減少失誤，為檔案信息的完整性、可靠性提供保障。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化軟件建設(shè)。在事業(yè)單位檔案管理過程中，要結(jié)合其需求與行業(yè)發(fā)展總體進(jìn)程，開發(fā)相應(yīng)的答案管理軟件系統(tǒng)，這是檔案管理信息化建設(shè)中的關(guān)鍵內(nèi)容，關(guān)系著事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升。第一，結(jié)合事業(yè)單位各項(xiàng)工作實(shí)際需求，打造具備互聯(lián)互通、共享信息服務(wù)和無障礙數(shù)據(jù)傳播的信息系統(tǒng)。第二，事業(yè)單位要加快綜合性服務(wù)網(wǎng)站建設(shè)步伐，促使檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)水平進(jìn)一步提升，從有效綜合性平臺(tái)出發(fā)，逐步對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)行拓展。第三，事業(yè)單位要狠抓數(shù)據(jù)信息保護(hù)系統(tǒng)開發(fā)與升級(jí)，逐步增強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案抵抗病毒的能力，防止其受到惡意攻擊，讓檔案數(shù)據(jù)資料在網(wǎng)絡(luò)中的傳遞更加安全。同時(shí)還要重視對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行備份，提升檔案數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上，保證檔案信息服務(wù)工作順利開展。

（三）提升檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要注重提升規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，這能夠?qū)n案管理工作現(xiàn)代化水平反映出來。事業(yè)單位開展檔案管理信息化工作過程中，要根據(jù)國家規(guī)定的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求與特點(diǎn)，形成適宜自身的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并在實(shí)踐時(shí)予以完善。對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫來說，除了要與國家標(biāo)準(zhǔn)相符以外，還要保證具備較強(qiáng)的可操作性。對(duì)各立檔單位文件和檔案內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及格式等，需要制定統(tǒng)一的規(guī)定，并提升檔案數(shù)據(jù)庫管理軟硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等規(guī)范性。這樣今后電子目錄進(jìn)入檔案館時(shí)可以讓數(shù)據(jù)得以共享，解決因?yàn)檐浖灰粯釉斐刹荒苻D(zhuǎn)換、讀取數(shù)據(jù)等情況。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。在事業(yè)單位檔案管理信息化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程中，要想進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)成效，需要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的思想意識(shí)，提升其文化程度與專業(yè)素養(yǎng)。第一，檔案管理人員要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，逐步形成較強(qiáng)的社會(huì)意識(shí)。第二，事業(yè)單位要定期開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，掌握更多的專業(yè)技能，能夠熟練運(yùn)用各種計(jì)算機(jī)軟件，從而真正滿足時(shí)代發(fā)展需求。第三，事業(yè)單位應(yīng)該為檔案管理人員提供更多業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，從他們的實(shí)際工作狀況出發(fā)，科學(xué)合理進(jìn)行定崗定位，充分發(fā)揮出其在工作中的優(yōu)勢(shì)，促使檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

總之，信息化是事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這既是檔案管理工作的需求，也是新時(shí)期對(duì)檔案工作的要求。對(duì)此事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在思想上引起高度重視，做好檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃工作，將各種先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備利用起來，確保檔案管理工作效率不斷提升，為事業(yè)單位的快速發(fā)展保駕護(hù)航。

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