公安檔案信息化應用過程中的問題與對策

朱玉如

【摘要】公安檔案是國家檔案的重要組成部分，公安檔案管理的信息化應用在公安工作中發揮極大作用。針對應用過程中檔案庫房管理不規范化、檔案管理業務工作水平不高、檔案立卷歸檔意識不強、檔案人員業務素質不高等問題，應進一步加強對檔案工作的組織領導，加強檔案安全管理和業務工作，加強隊伍建設和檔案管理業務能力培養。

【關鍵詞】公安；檔案管理；信息化

信息化技術將公安檔案管理帶入了一個全新的時代，顛覆了傳統檔案管理模式。公安檔案管理信息化建設是適應現代化警務模式的一項基礎性、長期性工作，探究公安檔案管理信息化應用過程中的問題并提出相應的對策有助于公安檔案更好地為公安工作服務。

一、濮陽市公安檔案信息化建設現狀

公安檔案信息化是提升公安工作質態的助力器，繁榮公安文化的富礦沃土。濮陽市公安局對公安檔案信息建設高度重視，借鑒國內檔案信息化管理先進經驗，成立了檔案管理信息化領導小組，制定了“兩年三步”的建設規劃和具體的實施方案，明確警令部牽頭，后勤、通信等部門配合，在人力、財力、物力等方面加大投入，截至2016年底，全市公安檔案信息系統建設任務全面完成，市、縣、鄉檔案管理信息系統實現了三級聯網，走在了河南省前列。

（一）加大投入，切實加強檔案管理基礎建設。硬件方面，濮陽市公安局堅持加大檔案管理基礎設施投入，主動征求上級主管單位的意見建議，對照規范檔案室建設標準，大力推進檔案管理基礎設施規范化建設。市局檔案室在原有一庫房的基礎上，新建200余平方米的第二庫房，新裝標準檔案密集架265立方米，按照檔案管理規范化認證標準，配備各種管理設施。各縣局、各單位按照檔案保管“十防”要求，配備了防火、防潮、防消磁等設施，改善了檔案安全管理條件，確保了檔案安全。清豐縣、范縣公安局采用現代管理手段，為檔案庫房配備了智能化檔案密集架，管理水平進一步提高。軟件方面，堅持實用與設想、現在與未來綜合思維，組織技術力量與全省檔案信息化管理軟件開發商反復溝通，對系統軟件進行了調整升級，為公安檔案信息、數據納入全省公安大數據系統建設預留接口，為檔案信息管理系統深度運用奠定了基礎。

（二）健全制度，切實加強檔案工作正規化管理。一是建立健全檔案收集、保管、保密、查借閱、鑒定、檔案人員崗位責任等各項制度，做到制度上墻，強化監督檢查。二是調整充實檔案管理人員隊伍。全市按照年輕化、知識化、專業化標準，明確了市局、縣局專職檔案員20名，局直其它單位內勤19名為兼職檔案員，檔案員大專以上文化程度占89%。三是加強檔案管理人員素質和能力培養。舉辦全市公安機關檔案管理業務知識和信息化管理培訓班，對各縣局、分局、局直各單位檔案工作的分管領導和檔案員進行集中培訓，進一步更新信息化、現代化、科學化管理檔案理念，為全市公安檔案管理工作實現新跨越奠定了良好基礎。

（三）深化應用，切實發揮檔案工作職能。目前，濮陽市公安局檔案室庫存專業檔案82761卷，文書檔案20916卷，其中今年新增文書檔案1212卷，專業檔案7032卷，為公安檔案的開發利用和信息化管理奠定了基礎。各級檔案管理人員緊緊圍繞公安工作實際，加強對公安檔案信息的篩選、匯總、分析、提煉，為領導決策、打擊犯罪等公安業務工作提供優質高效的服務。匯總年度公安工作中大事要事，編寫公安大事記，報市政府史志辦，協助匯編全市史記材料公安篇。積極配合公安實戰單位開展業務工作，今年以來為業務單位查詢700余次，為打擊違法犯罪，維護社會治安提供了大量憑證和執法依據。

二、公安檔案管理信息化應用過程中問題

雖然濮陽市縣兩級公安機關檔案信息化管理進一步規范，檔案信息化建設任務已完成，但是由于部分單位對檔案工作重視不夠，受警力緊張等客觀因素制約，各縣局、城區各分局之間工作發展不平衡，檔案管理工作中還存在一些突出的問題亟待解決。

（一）檔案庫房管理欠規范化。縣局公安機關雖然庫房基礎建設較好，但內部管理不夠規范，如南樂縣、臺前縣公安局、衛都分局、治安支隊等單位檔案庫房都不同程度存在辦公用品擺放凌亂、堆放雜物，衛生條件不達標等問題。個別單位除濕、防火設備配備不到位，不能滿足檔案保管安全要求。

（二）檔案管理業務工作水平不高。部分單位檔案管理人員不熟悉、不掌握檔案規范化整理標準，檔案整理歸檔過程中在分類、整理、編號、裝訂、卷宗封面填寫等環節出現錯誤，部分單位未對歸檔文件進行篩選和分類，所有文件混雜一起。

（三）檔案立卷歸檔意識不強。城區公安分局此類問題突出。部分單位主要領導、分管領導不重視檔案管理工作，檔案沒有應收盡收，致使分局組建以來工作中形成的業務檔案卷宗散落在各業務大隊內勤或民警個人手中，及時立卷歸檔比例不高，沒有落實檔案管理工作要求，存在檔案管理安全隱患。分局由于辦公室人員少，缺少懂業務、有能力的人員從事檔案管理工作，致使檔案連續三年未收繳，檔案管理工作停滯，急需充實人員，使檔案管理工作恢復正常。

（四）檔案人員業務素質不高。從檢查情況看，多數單位普遍缺少專職檔案員，大部分為辦公室人員或內勤兼職，對檔案工作業務知識缺乏系統地學習研究。新配檔案員對基礎業務不熟悉，在檔案收集整理過程中文件材料收集不齊全、歸檔不及時，整理不規范現象時有發生。部分單位對檔案工作重視不夠，組織參加學習培訓的機會少，現代化管理知識更新慢，存在對配備的先進設備、信息化管理系統不會用、不敢用等問題，服務公安業務工作的能力水平欠缺。

三、公安檔案管理信息化

（一）進一步加強對檔案工作的組織領導。檔案管理是對歷史負責、服務公安業務工作的一項基礎性工作。實施檔案工作“分級管理”，有章可循，有法可依。各級公安機關要進一步深刻認識新形勢下加強和改進檔案工作的重要性、必要性，切實提高對檔案管理工作的重視程度，把檔案管理與其它公安業務工作同部署、同安排、同落實，發揮好公安檔案服務公安中心工作和現實斗爭的職能和作用。要按照“誰管理、誰負責、誰實施、誰擔責”的原則和要求，建立檔案工作領導組織，健全并落實檔案管理工作制度，強化主要領導、分管領導和具體責任人的工作責任，動員全體民警積極參與，構建“大檔案”工作格局，為公安檔案工作可持續發展提供有力組織保障。

（二）進一步加強檔案安全管理和業務工作。要在檔案管理工作中凸顯安全這一主題，注重和加強硬件投入和基礎建設。各縣公安局、市局各公安分局和局直有關單位要深入開展自查整改和鞏固提高，在檔案庫房建設上舍得花錢，確保各項安全管理實施上應有盡有，提升檔案庫房建設管理水平。要克服辦公用房緊張等實際困難，創造條件，建安全規范的檔案庫房。要強化檔案規范化管理意識，重點在檔案的收集、整理、移交、借閱、歸檔等業務環節抓好制度落實。城區各公安分局要緊密結合自身實際，以業務檔案歸檔為重點，組織開展業務檔案集中收集歸檔活動，補齊短板，把未立卷歸檔的檔案全部歸檔，徹底消除業務檔案卷宗可能丟失的安全隱患。

（三）進一步加強隊伍建設和檔案管理業務能力培養。搞好檔案工作，隊伍是關鍵。要高度重視檔案工作隊伍建設，配齊配強檔案工作人員，年齡偏大、知識結構不合理的人員要調整，兼職過重的要減負。要組織開展多種形式的檔案管理知識學習，注重和加強信息化管理技術培訓，強化檔案管理人員管檔、用檔意識，提高檔案人的業務素質能力。要組織編研開發檔案資源，把“死檔”變成“活檔”，提升檔案管理服務公安業務工作的能力和水平，推動全市公安檔案管理工作再上新臺階。

【參考文獻】

[1]張巍巍.公安檔案管理現狀分析[D].黑龍江大學，2016.

[2]張英龍.公安檔案建設困境與解決對策探究——以江蘇東海縣為例[J].江蘇警官學院，2017（4）：102-106.