現代企業檔案管理工作的信息化建設淺談

韓繼紅

【摘要】本文對現代企業檔案管理工作信息化建設的意義進行闡述，分析目前建設中突顯的問題，并提出加強信息化建設的措施。希望能拓寬企業檔案的服務領域，為企業經濟的可持續性發展提供基礎保障。

【關鍵詞】現代企業；檔案管理；信息化建設；措施

一、現代企業檔案管理實現信息化的意義

信息化的手段作為當前時期企業檔案管理工作的主要實現途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩定性，將傳統的紙質檔案經過處理轉化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網絡傳輸數據，也避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強度，改變傳統人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數據檔案錄入，就可以重復查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統的紙質檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運用科學的處理方式，大大提高了工作的效率。

二、當前信息化建設中存在的問題分析

（一）信息化意識薄弱，不重視推廣實踐。現代化的企業發展迅速，檔案信息內容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員，只是停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統的信息化檔案管理理念。因為缺乏重視，導致企業用于檔案信息化建設的資金分配較少，進而影響檔案信息化在企業管理中的應用推廣，檔案信息化建設不能發揮應有的價值，也就影響著為企業發展提供完善的服務功能。

（二）制度建設欠完善，管理行為不規范。一直以來，企業并沒有形成長效的運行機制，成為檔案管理信息化的嚴重阻力。由于我國信息化建設起步較晚，應用于企業檔案管理中的信息化建設模式也不夠成熟。在實際工作中，又缺乏行之有效的信息化落實保障制度，對企業檔案的管理沒有統一規范的標準，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業都沒有專門檔案信息化管理的運營維護機構，資金、規劃、監管都不能有力保障進行，導致信息化發展緩慢，且秩序混亂。

（三）軟硬件設施落后，檔案存儲效果差。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設施落實不到位，數量不足且配置較低，亟待替換和升級。硬件設施一般功能不足，識別度較低，應用到檔案管理中的存儲等軟件和技術，水平落后技術含量低，不僅存儲安全性能差，存儲量與占用量大，跟不上現代企業檔案信息化高密度處理的步伐。

（四）專業人才缺乏，管理水平較差。現代企業檔案管理人員信息化水平不足，管理團隊中大量缺乏專業技術人員，不能以科學、先進的思想指導工作開展。管理團隊中，不具備信息化管理素質的人員卻占絕大多數。對于檔案管理軟件不懂、不問、不學習，只能完成簡單的操作，無法將先進設備和軟件的作用發揮出來，也不能上升到科學管理的高度，嚴重地影響著信息化檔案管理在現代企業的應用程度。

三、加強現代企業檔案管理工作信息化建設的措施

（一）革新管理理念，提高信息化意識。現代企業必須著力扭轉檔案管理信息化的尷尬處境，通過廣泛宣傳信息化建設的必要性，促使管理人員轉變觀念意識，提高對信息化建設的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能，還要重視信息化管理模式。通過全系統內檔案管理信息化的宣傳力度，營造企業檔案信息化建設的氛圍，調動參與管理的積極性。從思想上深入革新，從意識上端正認識，從操作上落實效果。

（二）完善信息化制度，建設機構部門。現代企業必須根據實際情況，結合科學理論建立長效的運行機制。制定完善的信息化管理制度，成立專業運營維護機構，監督和落實相關工作的進行。要做到有計劃的信息化建設，通過管理實況調查，制定詳細細則和規劃，用以指導信息化工作的開展；同時，要鋪設性能較高的網絡系統，來提高我國檔案信息化管理的質量，實現資源的互助共享，避免閑置浪費。

（三）加強信息化硬件建設，創新信息化技術。現代企業要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設施的資本投入。配備齊全、先進的硬件設施，為工作的開展提供基礎性能服務。還要大力引進行業內外的先進軟件技術，以科學理念為指導，不斷創新實踐。進一步劃分處理有效信息，保護機密文檔，提高檔案的安全穩定性，將資源共享開放到最大程度。

（四）組建專業管理隊伍，搞好軟件開發利用。在企業檔案信息化建設工作中，要實行人才戰略。引進專業有素質的復合型管理人才，提高整體檔案管理隊伍的水平。并對其進行定期培訓，傳遞先進的管理理念，教授信息化技術手段。通過在崗繼續教育和業務素質考核，不斷提升信息化管理的能力和工作責任心、使命感。同時，鼓勵管理人員創新應用實踐，開發適合本單位實際的信息化管理軟件，提高現有軟件的利用水平。

四、結語

現代企業管理突出科學性與時效性，進而給檔案管理工作提出了革新的強烈要求，對其開展信息化建設無疑成為最佳的變革途徑。現代企業必須以科學發展觀為出發點，以科技為依托，以人才為突破，來實現檔案管理信息化的最大服務價值。

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