行政事業單位檔案質量的因素及對策初探

王維思

【摘要】檔案管理對行政事業單位的有序發展提供了科學的保障，檔案管理的水平直接影響檔案質量，行政單位想協調有序發展，需要提升檔案管理能力，保證單位檔案質量。本文就影響行政單位檔案質量的因素進行了分析，并針對這些因素提出了改進對策，從而提高行政檔案的管理質量。

【關鍵詞】行政事業單位；檔案質量；對策初探

科學規范的管理模式能夠使行政事業單位的檔案質量不斷提升，現代化的管理模式逐漸深入行政事業單位，建立高效的管理系統，強化檔案管理制度，從根本上保障行政事業單位的檔案質量，從更深層次對行政事業單位進行有效的監督和評價。

一、行政事業單位檔案質量的影響因素

（一）管理人員素質。在行政事業單位檔案管理工作中，需要相關工作人員具有很強的專業技術能力，這是由于檔案管理的政策性所決定的，對事業單位的工作人員提出了很高的要求，既要擁有良好的思想政治修養，又需要擁有檔案管理的職業修養。但在事業單位檔案管理工作開展的過程中，大量員工忙于日常事務，在檔案管理工作上花費時間過少，自身的實際能力欠缺，導致檔案的質量受到嚴重影響。管理人員業務能力不均衡，使歸檔的文件出現整理分類不及時，保管時間不準確等問題的出現，思想上對檔案管理工作重要性的認識不到位，責任意識不強，管理過于隨意。

（二）管理設備陳舊。我國目前仍有大量行政事業單位，未結合自身情況安裝現代化管理所需的硬件設施，許多老化陳舊的設備沒有及時更新，這對檔案管理的質量產生了嚴重的影響，檔案管理辦公室的安全預防設施不到位，許多檔案因保存不當，出現破損，字跡不清的現象，這對檔案的質量造成了無法估計的后果。

（三）管理思想落后。行政事業管理人員的誤區，使檔案管理一直沒有受到重視，因其不能帶來經濟效益，就疏于管理，僅僅將管理水平停留在被動應付的狀態，能夠滿足日常的查閱，確保檔案不丟失。即使有些單位在管理過程中，落實了管理負責人，但在本質上缺乏科學有效的管理機制，檔案的管理質量仍未得到提高。

二、改善行政事業單位檔案質量的科學對策

（一）提升管理人員素質。在日常檔案管理工作中，因其需要具有很強業務能力的工作人員進行管理，使得檔案管理的團隊合作尤為重要，在人員選撥過程中，要注重考量管理人員的工作態度和工作能力，對具有良好政治素養和責任心的工作人員應積極進行培訓，在日常工作中，通過多種方法調動人員的積極主動性，注意將自己所學技能與實際檔案管理需求相結合，強化自身的責任意識，定期可以開展交流活動，增進管理人員之間的溝通，進而提升檔案的管理質量。

（二）完善管理信息化。在信息化技術快速發展的今天，行政事業單位也開始提升管理的信息化水平，檔案作為事業單位的重要組成部分，急需在工作過程中提高信息化水平，使其更好地滿足管理服務需求，更便捷地為行政事業單位的發展服務，從根本上使得檔案的使用壽命得到提高。信息化系統的應用，可以使檔案提取的速度加快，通過網絡使檔案以數據的形式進行傳輸，彌補紙質檔案在傳遞過程的不足，使檔案管理更具有實效性。檔案可以通過一些先進的科技設備，轉化成電子資料，存儲在計算機中，實現檔案的紙質與電子版相結合的管理模式，更好地避免因紙質的破損導致的內容丟失。現代的信息處理技術不僅可以將文字、圖片轉化為數據，更可以將聲音、影像進行保存，使檔案保存的水平提升，質量滿足單位的需求。檔案管理應不斷順應時代發展趨勢，在行政事業單位的信息共享平臺不斷完善的同時，將不涉及單位機密的檔案發布至互聯網上，創新檔案管理模式，以更加便捷的方式滿足社會需求，更好地服務于檔案使用人員，實現資源的有益共享，為檔案管理的發展創造了條件，在工作效率提升的基礎之上，將檔案的質量帶入了一個新高度，豐富了檔案資源的使用渠道。

（三）重視檔案管理。行政事業單位的管理人員應注重將檔案管理列入工作日程中，建立一些具有針對性的管理措施，從人員分配、監督考核等方面，開展具體規范的檔案管理工作。在人員分配過程中，要注重樹立檔案管理人員的保密意識，適當進行保密教育活動，做好檔案的解密劃控與保管期限的明確工作，對文件進行銷毀的過程中，要嚴格進行鑒定監督。在制定考核機制時，應結合行政單位的實際特點，通過升降級來對工作人員進行動態管理。參考國家檔案質量的相關標準體系，積極實施符合自身檔案管理需求的評價體系，明確檔案工作的基本框架，為檔案管理質量提供有力保障。

三、結論

總而言之，正是因為實際管理中這些問題的存在，才使得行政事業單位檔案的質量得不到提高，影響檔案管理在單位運轉中重要作用的發揮。這就需要行政事業單位緊跟管理發展趨勢，優化自身結構，創新檔案管理模式，使檔案的質量進一步得到提升，滿足行政事業單位的發展需求。

【參考文獻】

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