石油企業檔案管理中存在的問題及解決措施

韓瀅

【摘要】在石油企業管理中，必須要加強對檔案的管理，才能為石油的發展歷程提供證明，還可以方便管理者對企業的歷史、經濟等方面的了解，便于進行深層次的管理。本文分析了石油企業檔案管理存在的問題，并且提出了相應的解決措施，希望能對相關從業者提供幫助。

【關鍵詞】石油企業；檔案管理；問題

不論是哪個企業都需要規范化的管理，才能保證企業的正常運行。同樣，在石油企業檔案管理當中尤其要注意。作為企業歷史的見證，檔案管理的重要性應該受到重視。為了提高企業健康運行，促進企業管理的發展，需要對檔案管理進行充分的認識。

一、石油企業檔案管理存在的問題

（一）企業的重視程度不夠。在石油企業中，有不少領導無法正確認識檔案管理工作對于企業的重要性，甚至有部分領導完全忽視了檔案管理這份工作。有些檔案管理工作人員認為這個工作只是收集每年的企業資料，其他的不管不顧。有些人員則是覺得檔案管理是一份需要投入大量人員、資金的工作，無法給企業帶來經濟效益，反倒是加劇了企業開支。此外，部分工作人員沒有清楚明白檔案和業務之間的聯系，導致兩者出現了分裂。對于檔案信息安全也沒有充分的認知，比如，在石油企業檔案管理部門剛開始建立的時候，缺少了檔案的保密意識，忽視了對檔案的管理和檢查，有些工作人員甚至是對于借閱記錄持有不重要的心態，檔案借出之后沒有及時歸還，這些都不利于檔案的安全性。還有，目前不少企業的檔案管理工作完全占據了被動，沒有真正主動去進行檔案管理，單純為了應付上級的考察。

（二）檔案管理人員綜合素質不高。首先，當前處于信息時代，數據資料每時每刻都在增加。但是在這個時代中，企業的檔案管理人員無法做到正確的處理，甚至不少企業缺少具備高層次技術的人才，對于計算機技術和檔案管理工作無法做到深層次的掌握。其次，在不少企業的管理方式中，存在各種不足的情況。比如，現在有些企業雖然引進了數據化管理，但是還存在手工管理的模式，也沒有專業的人才將現代化技術的作用充分發揮出來，導致電子化檔案的處理很慢。

（三）檔案管理不夠標準和規范。在石油企業中，只有做到檔案管理的制度化和規范化，才能夠更好地實現電子化檔案管理。但是因為受到傳統的觀念影響，不少石油企業的檔案存在案卷、檔案號等無法統一的狀況，給電子化檔案帶來了很大的影響。甚至出現了管理混亂的問題，阻礙了企業檔案管理的進步。

二、加強對石油企業檔案管理工作的措施

（一）提高對檔案管理工作的認識。想要從根本上加強對檔案管理的工作，需要提高企業領導者對檔案的重視程度。只有領導層次明確檔案管理對于企業的作用，并且制定相應的制度，列入企業的綱領當中，促進檔案管理工作的展開。并且對專業人員、資金技術進行補貼，滿足工作人員的需求，才能夠提高檔案管理的完成度。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理人員是管理工作的忠實執行者，想要促進檔案管理的進步，需要做到以下幾點：首先，在企業進行招聘的時候，選擇專業性、技術性較高的人才，自身綜合素質較強、熱愛檔案管理工作的人更是優先考慮。只有有了充足的工作人員，才能夠保證檔案管理工作的正常進行。其次，對于檔案管理工作者自身的素質需要進一步加強，實現工作人員的再教育。尤其是在當前經濟、技術高速發展的時代，對于檔案管理人員有著更高的要求，需要他們緊隨時代步伐，提升自身能力。在企業方面，進行定期培訓，通過企業檔案基礎知識和業務方面提高工作人員的能力，幫助他們熟練工作流程，提高對企業的認可。同時，還能夠提高工作人員對計算機技術的了解，促進企業檔案朝著電子化方向發展。

（三）實現規范化和標準化的管理。對檔案材料的收集和歸檔，應該做到規范化有效性，這樣才能夠提高檔案管理的基礎水平。所以，企業需要制定相關的規章制度，對檔案收集進行嚴格規定，做到檔案材料收集的完整性、及時性。還可以創新收集的方法，比如說對某個資料進行重點收集等。工作人員還要重視時間的變化，對于不同種類型、不同時間的檔案進行劃分，確保檔案不會出現重復、延遲、丟失的問題。此外，對于借閱問題應該高度重視起來，需要建立借閱的保障制度，確保檔案借出是通過正規渠道，保證檔案的安全性。對工作人員需要獎罰分明，按照規定，若是出現檔案丟失的狀況，應該加大對失職者的處罰。

三、結語

總而言之，檔案管理在石油企業管理當中有著重要的作用，能夠幫助企業更好地發展。但是現在檔案管理存在不少的問題，這就需要企業制定相關制度，加強對檔案的管理，同時，還要定期培訓管理人員，提升他們的綜合能力。只有如此，才能幫助企業更好地發展。

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