基于內控視角下加強高校經濟合同管理策略探討

馮艷

摘要：經濟合同管理是高校精細化管理的重要環節，也是高校內部控制體系的重要組成部分，加強高校經濟合同管理對于高校的現代化管理、風險規避、合法權益維護有重要的意義。本文首先對當前高校經濟合同管理的現狀進行了總結，并剖析了出現問題的相關原因，最后基于內部控制視角下提出了加強高校經濟合同管理的幾點策略，以期為健全高校內部控制體系、規范高校內部管理、保障高校的合法經濟利益提供助益。

關鍵詞：內部控制；高校；經濟合同管理；現狀；策略

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0032-02

近年來，隨著高等教育事業的繁榮發展以及教育改革的不斷深入，高等院校在教育教學、科學研究及社會服務方面的重要價值也日益凸顯。而隨著市場經濟的快速發展，各校也逐漸參與到各類市場經濟活動中，對外合作和交流不斷加強，而作為參與市場經濟行為的重要載體——經濟合同的管理也在其中發揮著重要的作用。同時，隨著人們對于教育發展的理性認識，社會大眾對于教育的關注已經由傳統的“幫助教育發展，增加資金投入”轉向“關注教育經費的合法合規使用以及投入帶來的效益”。另外一個方面，高校作為行政事業單位，需全面落實財務部制定的《行政事業單位內部控制規范（試行）》。而高校經濟合同管理作為內部控制體系的重要組成部分，缺乏經濟合同風險管理意識，合同管理機制不健全，各種法律糾紛頻繁發生，不但造成經濟利益的損失，也給高校的名譽造成了一定的不良影響，影響高等教育事業的健康發展。因此，加強高校經濟合同管理，實現對經濟合同全過程的內部控制勢在必行。

一、高校經濟合同管理現狀

1.缺乏風險防范意識

目前，部分高校因對經濟合同存在的法律關系沒有一個清晰的認識，風險防范意識淡薄，將合同簡單的理解為“記錄經濟活動的書面文件”，不注意保管，或抱著一種“走過場”的態度進行經濟合同的簽訂，或是礙于人情或面子不簽訂相關經濟合同。合同的執行也因注重人情或習慣而忽視合同真正簽訂的內容，合同管理流于形式，高校經濟合同風險控制工作不到位，隱藏著較大的財務風險。

2.管理主體復雜，多頭管理

目前，部分高校對于合同的管理主體未明確，采用多頭管理的方式，這種管理模式下，高校無法實現對外經濟合作內容的全面掌握和匯總，坐收坐支問題時有發生。歸口管理部門分工不明確，同一類型的合同，或歸口科研部門進行審核，或歸口學校法律事務室審核，管理權限重疊，不利于合同管理的規范化實施。

3.合同管理流程不科學，管理制度不完善

部分高校合同管理制度不完善，各環節的實施細則沒有細化，合同審批流程不科學，或過于簡單，或過于繁瑣。過于簡單，流程管理將形同虛設，無法起到風險控制的作用；過于繁瑣，影響工作效率。同時，合同審計監督工作僅停留在宏觀制度層面，具體的管理細則沒有明確，難以實現對經濟合同管理的實質性把控。

4.合同預算控制工作落實不到位

部分高校缺乏對經濟合同預算編制的重視度，預算編制不科學，預算執行力度不強。如在簽訂采購合同時，預算編制工作實施不到位，沒有對采購項目進行充分的調研，預算編制與實際情況不符，加之后期執行力度不夠，無法實現“無預算不執行、有預算不超支”的目標。

5.合同歸檔管理不規范

目前，部分高校合同檔案管理制度尚未健全和完善，經濟合同檔案在各業務部門中留存，沒有實現集中和統一化管理。同時，合同管理信息化系統有待進一步完善，目前大多仍然沿用傳統手工作業合同檔案管理辦法，合同檔案信息的采集和維護手段較為滯后，合同檔案信息錄入和更新不及時或遺漏等問題時有發生，影響經濟合同的管理。

二、高校經濟合同管理存在問題原因剖析

1.授權審批制度落實不規范

校長負責制是中國特色現代大學制度的核心內容，也是高校進行對外經濟合作必須堅持的制度。合同的法定簽約人應為學校的法定代表人或其授權的委托代理人。但在經濟合同的實際簽訂過程中，因時效問題，合同的簽訂都是由二級業務部門完成，逐級授權審批制度落實不到位，合同管理隨意性大。

2.合同管理組織架構不合理，缺乏崗位牽制

由于部分高校尚未建立完善的合同管理組織架構，沒有成立專門的經濟合同管理部門和合同管理人員，歸口管理部門分工不明確，多頭管理的問題依然存在，各職能部門之間沒有明確相應的責任，可能出現互相推諉的情況，影響工作效率的提升。合同管理人員職責分工沒有明確，未設置互相牽制的崗位，經濟合同管理監督檢查機制不完善，合同管理的各個環節都無法實現規范和全過程管理，合同管理缺乏規范性。

3.未建立完善的監督體系

高校經濟合同涉及面廣、內容較為復雜，如果對經濟合同管理缺乏必要的監督，就難以真正實現規范化管理。即使前期依照相應規定合法合規的對經濟合同進行了審核和簽訂，但后期沒有充分履行其監督職責，缺乏合同執行情況的監督，也未根據預算對實時用款情況進行審計。同時由于沒有建立完善的合同管理考核獎懲機制和嚴格的責任追究制度，職工缺乏對合同管理的主動性和積極性，高校內部控制制度的有效運行難以得到保證。

4.合同管理信息化建設滯后

大多數高校對于經濟合同的檔案管理還停留在手工管理階段，工作效率低下，部分高校雖然引入了合同信息管理系統，但因還沒有與本校的財務系統相連接，無法實現對財務相關信息的知悉，對于合同所涉及的相應支出無法實時了解，這將導致合同執行過程中經濟風險的增加。同時，由于沒有建立共享信息系統，高校各職能部門也缺乏信息交流，無法實現對所有經濟合同履行情況的即時匯總，合同的跟蹤管理工作受到限制，影響日常工作的正常開展。

5.合同管理人才缺乏

高校經濟合同管理涉及的專業知識較為寬泛，對于人才的要求提出了非常嚴格的要求，要求經濟合同管理人員需具備會計、審計、法律、基建等多個方面的專業知識，但當前這一類人才較為匱乏，這是當前大部分高等院校合同管理工作面臨的主要問題。同時由于高校對現有合同管理人員缺乏必要的業務能力培訓、法制教育培訓、職業道德培訓等，經濟合同管理人員缺乏對合同風險管控重要性的認知，合同相關法律意識淡薄，工作隨意性較強，合同管理的規范化、制度化有待進一步的提升。

6.缺乏合同管理考核評價機制

由于傳統觀念的影響，部分高校對于合同管理缺乏績效管理理念，對于合同的各個環節的管理情況缺乏具體的可量化的考核指標，同時也缺乏對于合同項目執行過程的績效評價，影響經濟合同管理效果。

三、加強高校經濟合同管理策略

1.促進經濟合同管理體系的建立和健全

經濟合同管理是一個系統工程，其涉及部門多，工作量大，因此需建立明確和切實可行的經濟管理體系，設置專門的經濟合同管理部門，配備專業人員進行管理，實現對經濟合同談判、簽訂、執行、監督等全過程的管理，這是經濟合同管理的基礎性工作。具體而言，經濟合同管理體系的構建應包括以下幾個部門的通力協作，各個部門明確其在經濟合同管理工作中的具體職責。經濟合同管理決策機構在經濟合同管理中起統一領導作用，主要負責經濟合同簽訂的授權、合同專用章的管理和相關法律事務的辦理；經濟合同承辦部門即發生經濟活動的具體部門，其主要負責合同及相關事項具體手續的辦理工作；業務歸口管理部門如基建管理部分、資產管理部門、后勤管理部門等，其主要負責經濟合同主要條款的審核，合同的訂立事務等；合同監督管理部門則應該由財務部門、審計部門擔當，對于經濟合同所涉及的主要條款加以審核，并監督經濟合同后期執行情況，確保經濟合同可以合法合規進行，以避免合同糾紛的發生。如果有條件，可聘請專門的法律顧問審核高校經濟合同的合法性，將合同法律風險控制在最小范圍內。

2.建立和健全經濟合同管理內控制度

制度是實施管理工作的指導準則，只有加強經濟合同管理的內部控制制度建設，才能為高校經濟合同管理工作提供可遵循的準則。一方面，高校應結合國家相應法律法規和高校的實際情況，建立科學的、可操作性強的經濟合同管理制度，對于經濟合同的策劃、立項、編制、審查批準、簽訂、履行、歸檔、變更、解除、糾紛處理、合同執行的監督、合同管理績效考核等制定具體的制度，明確各部門的職責和分工，實行崗位分離制，以實現內部牽制的目標。另一方面，高校應制定經濟合同管理辦法配套制度，如授權審批制度、歸口管理制度、經濟合同檔案管理制度、合同管理考核追究制度等，確保合同運作的全過程都有據可依。另外，對于相關制度的執行力也應采取有效措施提高，以確保制度建設的效果。

3.加強對合同全過程的監督管理

經濟合同管理應提高其管理的動態性和全程性，實時監督合同的各個環節，對于重點重大經濟項目合同應加強監督力度，實現全過程的跟蹤管理，積極參與到項目資金的籌集、合同簽訂以及合同履行的全過程，嚴格審查補充合同、合同變更、合同解除等，重點密切監督合同重要條款的執行情況，確保按照合同的規定加以實施，同時嚴格審核合同支付金額，降低資金支出風險。嚴格杜絕部門及個人未經授權或不按照相應制度和程度擅自對外簽訂合同，禁止一切瀆職或損害高校經濟利益的行為。

4.加強財務預算控制

預算管理是高校內部控制的重要組成部分，在經濟合同管理工作中，合同預算管理工作也起著至關重要的作用。高校應不斷加強合同預算管理工作，采用科學的方法進行合同執行預算編制，前期進行全面的調研，保證預算編制的科學性和合理性。同時在后期的預算執行過程中，提高預算執行的嚴肅性，遵循專款專用的原則，如果遇到需進行預算變更的情況，應按照相關程序進行調整。對于當年已經完工的合同項目，如有余額，應及時收回，做好年度合同預算結余管理。如果合同項目屬于跨年度項目，也應按照相應規定進行年度間結轉。財務部門應實時對合同的預算執行情況進行跟蹤，并定期形成預算執行情況報告，提交給審計部門，審計部門對合同預算執行報告進行分析，如果發現問題，及時制訂調整策略，以確保經濟活動嚴格按照預算實施。

5.加強合同管理人才隊伍建設

合同管理人員素質是影響高校經濟合同管理的重要因素，經濟合同管理對于管理人員的專業性和技術性要求較高。因此，高校應重視對經濟合同管理人才的培養，加強合同管理人才隊伍建設，為經濟合同管理提供人才保障。一方面，做好人才引進工作，招聘專業性經濟合同管理高級人才；另一方面加強人才培訓和開發，定期組織專業培訓，提高合同管理人員的業務素質，同時加強道德教育和法制教育，使合同管理人員樹立勤政廉潔、遵紀守法的工作理念。同時，可通過邀請業內專家來校指導相關工作、組織與兄弟院校相互交流、實地考察經濟合同管理工作師范單位等方式，提升本校合同管理人員的綜合素質。

6.加強合同管理信息化建設

高校應不斷加強合同管理信息化建設，加強合同管理信息系統的開發、購置、運行、安全保障及維護，促進信息共享平臺的建立。將合同管理的簽訂直至履行完畢的整個過程都納入信息化管理系統，提高管理效率，實現合同管理和預算管理、財務報銷等數據信息的對接，促進全校范圍內合同管理信息共享，改變信息不對稱的情況，為合同管理決策提供重要的參考依據。歸口管理部門應設置專業人員系統整合分類歸檔合同檔案，建立和健全合同備案登記制度，對每一項經濟合同都做好備案和統一連續編號，使紙質合同檔案信息與系統信息相切合。同時對于經濟合同的履行情況也應建立詳細的登記簿，如合同有變更情況也應詳細記錄。另外，在進行財務報銷時可實現合同信息的自動調取，結合預算、招標采購結果、合同執行情況、各部門的驗收結果等進行財務結算，提高工作效率。

7.建立完善的合同管理績效考核評價機制

高校應大力完善合同管理績效考核評價機制，制定科學的業務考核指標體系，對于合同管理的各個環節都予以考評，將考核結果作為后期合同管理人員晉升的參考依據，以激勵合同管理人員提高合同管理的積極性和主動性。

總之，經濟合同管理是高校內部管理的重要組成部分，也是高校內部控制體系的重要內容，加強高校經濟合同管理具有重要的現實意義。高校經濟合同管理應注重系統性管理、動態化管理和全過程管理，始終將內部控制作為管理工作的核心指導思想，促進高校內部控制體系的完善，實現對經濟活動的全面控制，確保高校在經濟活動中獲得合法的權益，使風險控制在最低限度內。