對人事檔案管理工作改進的一點思考

王雅男

摘 要：近年來，我國企業對于認識檔案管理越愛越重視。人事檔案真實地記錄了干部的工作經歷、思想歷程、品德作風以及業務能力，是單位黨組織考察干部的重要依據。因此，規范和加強檔案管理工作的意義重大，單位需重視并加強對人事檔案管理工作的督導，切實培養和提高檔案管理人員的素質，并積極向先進單位學習，不斷改進和創新管理模式，更科學、高效地管理檔案，真正發揮人事檔案的意義和作用。

關鍵詞：人事檔案管理 意義 現狀

引 言

人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個人成長的真實寫照，也是考察能力的重要依據。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。近年來，不斷深化的人事制度改革，對人事檔案工作產生了深遠的影響，同時也暴露出目前我國人事檔案管理工作存在的諸多問題。

1人事檔案管理存在的主要問題

1.1人事檔案管理不嚴謹

摒棄了古代統治階級對信息的壟斷方式，依靠現代網絡的便利，檔案很容易被泄露。首先是檔案管理關系混亂。主要是在編人員與非在編人員的問題。在編人員的檔案主要在機關、事業單位、國企單位等的人事部門。而非在編人員的檔案則分布在不同部門，有的在人事部門的人才交流中心，有的在單位主管部門，有的在社會保險部門，有的在個人手中，致使這部分人群的檔案得不到嚴謹的管理，更嚴重的會造成檔案流失，使一些不法分子使用這部分資料謀不義之財。除了檔案的存儲，檔案的交接轉移中也存在一些問題，人員流動中，除了在編人員的檔案，其他非在編人員的檔案得不到及時有效的轉移，造成人事檔案不連續、環節脫檔，致使后來單位無法及時對人員的檔案進行補充，造成棄檔、空檔。也有不少企業單位在招聘人才時，沒有把人事檔案交由職能部門保存，很容易出現管理盲區。

1.2檔案管理人員專業水平不高，缺乏先進的管理方法

長期以來，大多單位的檔案管理以紙質資料為主，檔案管理人員的技術能力不受重視，許多檔案管理人員都是零培訓上崗，極不熟悉業務，也缺乏檔案材料基本的業務整理能力，在歸檔、收集、整理時不免會出現紕漏。同時，大多檔案管理人員對新興的規范化、現代化的管理無從下手，有些老的檔案管理員甚至不會使用計算機，所以，導致管檔人員工作頻繁變動，精力更是無法集中在檔案管理之上。

1.3檔案材料缺乏收集力度

許多單位在檔案管理時只存不收，歸檔制度不健全，即便發現材料不全，亦不能及時收集材料，而是依舊不完整入檔，甚至有些職工臨時借出的檔案長久沒有歸檔，后期管理員亦不知從何查找。調查中，我們還發現有的單位的檔案材料存在明顯的拼湊痕跡，致使檔案材料的價值大打折扣。

2對人事檔案管理的幾點建議

2.1加大宣傳培訓力度，重視人事檔案管理工作

領導干部要重視檔案管理工作。要對檔案管理人員進行專業、系統培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》《保密法》《人事檔案管理工作細則》《檔案工作條例》《任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作，并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業素質。同時，要向廣大企事業單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續性。

2.2探索人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結合的方式

人事檔案管理權上，應明確所有社會組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權力和義務。在此基礎上探索和建立人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結合的管理模式。機關人事檔案由組織部門統一管理；企事業單位和非公社會組織負責本組織內職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權益和各單位的知識產權，在職工調離或退休后，其人事檔案由原單位保留若干年后再統一送交人才交流服務機構統一保管。職工個人就職或服務新單位后，再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續性，同時不同單位間的人事檔案可以相互鑒證，也有利于維護人事檔案的真實性和權威性。

2.3培養專業的管理人員

配備專人專職負責人事檔案管理工作，不再使用兼職或臨時人員。專業化從業人員入崗流程，嚴格篩查從業人員能力。到崗后，切實做好人員的專業培訓工作。使工作人員樹立牢固的責任意識，從講政治的高度，認識檔案管理工作的重要性，養成對事業高度負責的良好習慣，堅守職業道德，嚴格守住檔案信息真實、可靠關，嚴格把住檔案信息管理的安全關。

2.4拓寬檔案的開放對象

對于未就業人員尤其是應往屆大學畢業生的人事檔案，留存在不同部門，人才信息沒有得到充分的利用，千里馬遇不到伯樂，而伯樂也找不到千里馬。因此擴寬檔案開放對象勢在必行。例如：未就業人員人事檔案適當對具備資質的“獵頭公司”開放，通過“獵頭公司”為用人單位尋找人才，讓人才找到適合自己的崗位，帶動人才流動和就業，為地方經濟社會發展提供人才支持。

2.5規范檔案的轉移，更新流程

隨著人員的調動，個人檔案也需要及時轉移，避免出現空檔、缺檔現象。人員到崗后，其個人檔案也應當隨之轉移到新的工作單位，交由相關人事部門管理。借助于現代化的網絡系統，及時更新政府主管部門的備份文件，做到兩方面齊頭并進，確保信息的準確、有效。

結 語

隨著信息化時代的發展，個人信息肯定會得到更合理的存儲，信息的價值肯定也會得到更加合理的應用。建立健全人事檔案管理制度，不斷完善檔案信息管理體系，就能為優化人力資源配置、提高事業發展水平起到積極的推動作用。總的來說，人事檔案管理體系的日益完善，對于社會各階層人員來說，都是有益無害的，使個人信息安全得到了保障，適度的信息公開能為人才就業提供適合的崗位，讓人才發揮專業技能價值，為社會主義的建設提供強大動力。

參考文獻：

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