整體管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中的應(yīng)用

彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書館信息管理系統(tǒng)集成項(xiàng)目開發(fā)為例，通過把握從制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目范圍說明書、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，指導(dǎo)和管理項(xiàng)目的實(shí)施、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作，整體變更控制等項(xiàng)目管理過程對(duì)信息系統(tǒng)的整體進(jìn)行管理，分析整理管理在項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起到的積極作用及其實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】整體管理；信息化建設(shè)；圖書館；數(shù)字化；

[中圖分類號(hào)]TP3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師》和PMBOK項(xiàng)目管理知識(shí)體系后，為了理論與實(shí)踐相結(jié)合，有幸作為某公司項(xiàng)目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書館項(xiàng)目建設(shè)為例，探討了項(xiàng)目整體管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要性，并分別論述了項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施，項(xiàng)目在實(shí)施過程中的指導(dǎo)和管理以及項(xiàng)目綜合變更控制等項(xiàng)目整體管理過程，在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。

二、項(xiàng)目背景、整體管理概況

2013年6月，我作為某公司的項(xiàng)目經(jīng)理助理參與某高校數(shù)字圖書館的項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目投資約500萬元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項(xiàng)目建設(shè)周期為3個(gè)月。該項(xiàng)目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲(chǔ)、應(yīng)用軟件二次開發(fā)等方面，該項(xiàng)目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目。

我作為項(xiàng)目經(jīng)理助理面對(duì)這樣一個(gè)項(xiàng)目，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目的整體管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法，做好項(xiàng)目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有人員、計(jì)劃和工作，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的順利成功。另外，我也考慮到，除了項(xiàng)目本身內(nèi)部的各組成要素之外，項(xiàng)目的相關(guān)利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔(dān)的一個(gè)對(duì)外項(xiàng)目，我們實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，具有一定意義上的獨(dú)立性，但同時(shí)也是公司整個(gè)組織日常持續(xù)運(yùn)作中的一部分，離不開公司的整個(gè)組織環(huán)境，而且公司也已決定將該項(xiàng)目作為業(yè)務(wù)延伸拓展的一個(gè)新的窗口，將其提升到了一個(gè)相當(dāng)重要的位置。另一方面，該項(xiàng)目是該高校信息化建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)重要組成部分，其實(shí)施的進(jìn)度、質(zhì)量和成本等，受到各級(jí)校領(lǐng)導(dǎo)的重視。此外，還會(huì)涉及到設(shè)備供應(yīng)商、軟件開發(fā)商等單位。所以，項(xiàng)目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及不周之處，都將會(huì)給項(xiàng)目的實(shí)施帶來很大的麻煩和影響。下面分別從制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作，以及實(shí)施項(xiàng)目整體變更控制等方面對(duì)項(xiàng)目的整體管理過程加以簡(jiǎn)要論述。

三、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢，信息系統(tǒng)項(xiàng)目尤其如此。我個(gè)人認(rèn)為只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，認(rèn)為項(xiàng)目中每一組成元素都不是孤立存在的，存在著對(duì)立統(tǒng)一的關(guān)系，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠?jì)劃，預(yù)先制定一個(gè)用來協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃、以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的文件，才能使項(xiàng)目得以順利實(shí)施并最終取得成功。項(xiàng)目管理計(jì)劃記錄了計(jì)劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個(gè)參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，同時(shí)還為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供了一個(gè)基線。

在該項(xiàng)目中，我們對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項(xiàng)目的各方面實(shí)際情況，主要包括項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、外包管理和項(xiàng)目整體變更控制等五個(gè)部分。在堅(jiān)持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，還針對(duì)某些具體的計(jì)劃條款，詳略得當(dāng)，但所有的計(jì)劃內(nèi)容都必須是可理解、可執(zhí)行、可控制、目的明確的，切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項(xiàng)目計(jì)劃描述。這就要求我們必須在制定計(jì)劃之前或在制定過程中，與甲方、設(shè)備供應(yīng)商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確并確定項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容，如項(xiàng)目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計(jì)劃等。

另外，因?yàn)轫?xiàng)目管理的最終目標(biāo)是滿足或超越各項(xiàng)目干系人的需求和期望，在項(xiàng)目計(jì)劃過程中考慮項(xiàng)目干系人分析也是非常重要的，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，花點(diǎn)時(shí)間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項(xiàng)目管理過程中的感覺是，在項(xiàng)目的日常實(shí)施過程中，尤其是在項(xiàng)目陷入某些困難的時(shí)候，這些分析結(jié)果常常會(huì)幫助我起到對(duì)癥下藥、藥到病除的作用。項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動(dòng)態(tài)性和靈活性，項(xiàng)目管理計(jì)劃制定后并非一勞永逸，它與項(xiàng)目實(shí)施過程相互滲透，有一個(gè)動(dòng)態(tài)的、靈活的修訂過程。

四、指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作

指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作是指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實(shí)施的過程。項(xiàng)目產(chǎn)品主要都在項(xiàng)目實(shí)施階段生產(chǎn)出來，所以項(xiàng)目的大部分時(shí)間和預(yù)算都花在這一階段。在該項(xiàng)目中，我們的工程師、與甲方有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、與有關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的具體交流、階段性調(diào)試，與軟件開發(fā)商之間的交流，軟件產(chǎn)品的初步驗(yàn)收等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項(xiàng)目產(chǎn)品，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了大量反復(fù)的學(xué)習(xí)、溝通、修改、安裝和調(diào)試工作。

如前所述，該項(xiàng)目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群技術(shù)、SAN存儲(chǔ)技術(shù)和應(yīng)用軟件二次開發(fā)技術(shù)等等，各子系統(tǒng)之間關(guān)聯(lián)性存在較大差異，但是依賴性很強(qiáng)。作為項(xiàng)目經(jīng)理，在此階段主要的工作是要按照預(yù)先制定的項(xiàng)目計(jì)劃，利用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開展各項(xiàng)工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項(xiàng)目計(jì)劃投入實(shí)施。

項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施是相互滲透、不可分割的活動(dòng)。在該項(xiàng)目的實(shí)施中，我們對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃編制和實(shí)施之間的協(xié)調(diào)改進(jìn)工作主要采取誰實(shí)施誰計(jì)劃的原則。雖然項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項(xiàng)目計(jì)劃，但編制該計(jì)劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實(shí)證明，按照這一原則，項(xiàng)目計(jì)劃的編制更加合理、可行，實(shí)施起來更加順利。

五、關(guān)于綜合變更控制

綜合變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作，這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要工作。如前所述，該項(xiàng)目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實(shí)施周期長(zhǎng)，所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時(shí)候，作為項(xiàng)目經(jīng)理，我都會(huì)召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。重點(diǎn)控制以下內(nèi)容：

A、對(duì)變更因素加以影響：通過在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項(xiàng)目尺度的權(quán)衡，對(duì)促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對(duì)策，確保變更對(duì)項(xiàng)目有利；

B、確定變更是否發(fā)生：在最終確定變更發(fā)生前，項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目幾個(gè)關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更，項(xiàng)目經(jīng)理必須與公司高管層，以及其他利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。

C、對(duì)變更加以管理：項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理過程中必須嚴(yán)格行事，盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時(shí)，更重要的是對(duì)變更進(jìn)行管理。在變更控制上為了盡量減少變更的數(shù)量，采用的需求變更申請(qǐng)表的形式，讓甲方人員填寫用戶需求變更申請(qǐng)表，并簽字確認(rèn)。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對(duì)明確了各方的責(zé)任，也為實(shí)施人員提供了方便。

按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法，我們?cè)谧兏l(fā)生時(shí)，要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、變更申請(qǐng)和績(jī)效報(bào)告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施和經(jīng)驗(yàn)性教訓(xùn)記錄等。通過這些做法，使我們的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

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