大數據背景下的檔案管理模式變化探析

姜珊

摘 要：如今，大數據時代已經悄然來臨，其在改變人們傳統生活方式的同時也極大地影響了檔案管理工作。大數據時代檔案管理工作對檔案管理人員提出了新的要求。在大數據時背景下進行檔案管理工作模式研究，一方面可以很好地保護信息資源，另一方面還能對檔案事業的健康發展有著十分積極的意義。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；數據資源；檔案

大數據時代的發展對檔案管理提出了新的要求，在檔案管理工作中，必須要積極地突破傳統管理模式的束縛，只有這樣，才能更好地滿足時代發展對檔案管理工作的要求。此外，檔案信息本身就是一種非常重要的資源，也具有非常高的價值，因此必須做好檔案信息的管理工作。

1大數據時代下檔案管理模式的變化

1.1檔案管理理論的變化

隨著大數據時代的不斷發展，檔案的數量也有了十分顯著的提升。采用傳統的方法和技術已經不能很好地展示數據的重要內容，在檔案管理工作中一切數據都是有價值的數據，也就是說所有有用的數據都是檔案。這一定義也拓寬了檔案的范圍。傳統檔案觀念中認為只有陳設在檔案館當中的材料是檔案。而如今，互聯網技術和大數據技術在不斷地發展和革新，檔案信息數量越來越多，同時在人們的生活中發揮的作用越來越重。在檔案服務觀念上，大數據時代在一定程度上改變了人們的需要和認識，檔案用戶不僅僅關注檔案的利用，還對檔案工作提出了更為細致和全面的要求，若要獲得數據背后的知識和信息，就必須不斷完善檔案管理工作。在檔案平臺建設的過程中，由于傳統的檔案管理模式已經無法很好地滿足檔案管理的要求，所以檔案網絡平臺的建設成為了檔案管理工作中非常重要的一個內容。

1.2檔案信息資源管理方式的變化

在以往的檔案管理工作中主要接觸的是紙質檔案，而隨著大數據時代的發展，數字檔案和電子檔案的管理成為了重點內容。檔案管理對象發生了非常明顯的變化，而正是由于檔案管理對象的變化，檔案管理的方式也隨之發生了非常明顯的改變。檔案管理人員在管理的過程中無法將電子介質存儲在固定的位置，若將信息存儲于特定的位置，也就失去了大數據時代檔案管理工作的現實意義。所以檔案管理人員一定要為電子檔案信息安排一個安全可讀的存儲空間，對檔案信息進行有效的管理，創建一個科學的檔案管理系統，借助云系統來對檔案進行科學的管理，進而有效保證數據資源的利用效率，確保檔案工作的正常開展。

1.3檔案服務內容的變化

在以往的檔案服務管理工作中，其主要模式是人為進入到檔案館來查詢資料，檔案管理人員需要根據其提供的相關信息來查找檔案資料。若館內沒有用戶所需的資料，則其他的環節就不再歸屬于檔案館的職責范圍。這種管理方式下，檔案管理的作用受到了一定的限制。

而大數據背景下檔案管理的內容則發生了較為明顯的變化，館外的多種資源成為了檔案管理中的重要內容。檔案管理人員在工作中可以借助互聯網技術搜索各種有關資料，在對數據進行有效整合與科學處理的過程中可以更好地發現其中出現的主要問題，并提出針對性的解決對策。

2大數據時代下檔案管理模式存在的問題

2.1加大了檔案工作中的安全風險

當前，檔案管理工作中互聯網技術得到了普遍應用，檔案信息的安全性和可靠性也成為了人們關注的焦點問題。一些網絡黑客會采取一些技術來侵擾檔案管理系統，從而盜取或篡改重要信息，而這也對檔案管理工作的正常開展產生了非常明顯的消極影響。此外，我國政府也加大了網上工程的建設力度，多地的地方政府也可借助網絡建立站點和主頁，更好地與民眾建立緊密的聯系，增強政府工作的透明度。

但是我國政府檔案管理人員對網絡技術的了解與掌握還需要不斷完善，沒有專業的信息技術處理人員對其進行有效的管理。所以建立網絡政府平臺，檔案部門不能很好地發揮其自身的作用與價值。與此同時，檔案還有可能丟失或出現其他的安全隱患，這對于檔案管理工作的順利開展也會產生非常不利的影響。

2.2提高了歸檔和存儲的難度

檔案管理人員在工作中不但需要整合非常多的檔案信息，還要對其進行科學的分析和整理，進而明確檔案間的聯系，創建完善的檔案存儲規范，這也給檔案管理工作帶來了一定的障礙，工作量也明顯提升。而信息數據存儲的安全性也是管理工作中的一個非常重要的問題。網絡數據的存儲通常需要電子介質的輔助，當前我國的信息技術不斷發展，電子文件的復雜性也因此不斷提高，所以在檔案信息儲存的過程中，管理人員一定要將繁雜的信息進行科學有效的存儲。

2.3檔案掛案例標準不統一

以往的檔案信息管理工作中，管理人員依據檔案的性質完成檔案的分類工作，之后將其擺放在指定的位置。而大數據背景下，檔案信息的數量明顯增多，采用傳統的歸檔方式已經不能滿足當前檔案工作的具體需要。巨大的數據庫增強了檔案管理工作的盲目性，且管理方法的科學性及有效性也受到了較大的影響，檔案管理部門也沒有在日常工作中制定統一的檔案管理標準。所以，當前我國檔案管理工作處于無序狀態。雖然一些企業在檔案管理中使用了檔案管理系統，但是由于不同的系統有不同的管理標準，也會對管理效果造成嚴重影響。

3大數據時代背景下完善檔案管理工作的策略

3.1建設完善的檔案管理系統，有效控制安全風險

大數據背景下，若要更好地保證檔案管理的質量和效果，不斷拓寬檔案的應用領域，就務必需保證檔案信息的安全性。采取有效措施控制檔案管理中的安全風險。在檔案存儲時應科學設置加密程序，進而有效避免檔案信息被盜取或篡改。此外，檔案管理人員還應做好檔案信息的備份工作，避免電子介質出現故障，影響了檔案信息的完整性。檔案管理人員在日常工作中還應不斷提升自身的工作質量和技術水平，熟練應用信息技術，減少由于自身技術方面的不足對檔案管理工作的不利影響。檔案管理系統開發企業在日常生產和經營的過程中應該做好系統升級工作，同時提升風險防范意識，以此有效控制系統運行中的安全風險。

3.2創建大數據平臺，促進資源共享

檔案管理部門在日常工作中應積極建立大數據平臺，這樣可以更好地保證資源的有效共享，拓展資源的搜索范圍，確保檔案信息的精細度和全面性。并且還要在數據平臺當中創建一個網羅大量信息資源的資料庫，科學設置搜索項目，檔案查詢者可以根據自身的需要找到自己所需的檔案資料，避免了歸檔工作中的問題，省去了歸檔環節，也避免了存儲過程中出現的各種安全隱患。

3.3創建統一化的檔案管理標準

大數據背景下，信息數據的數量非常多，所以為了更好地保證管理質量，一定要創建科學統一的管理標準，這也是管理人員的重要工作規范。制定管理標準時，應保證格式統一、長期可續、數據規范等原則保證數據的有序性。除此之外，制定檔案管理標準時應積極學習和借鑒西方的先進管理經驗以及有效的方法，從而更好地推動檔案管理工作的發展與完善。同樣在檔案工作中，相關部門還應采取有效措施，積極引進檔案管理體系的國際化標準，這樣就可實現對檔案內容的定期檢查與整理工作。

4結語

大數據時代對社會的發展和人們的日常生活都產生了十分顯著的影響，同時檔案管理模式也在大數據時代的影響下發生了諸多的變化，傳統的檔案管理模式已經無法很好地順應當今檔案管理工作的需求。所以，在檔案管理工作中，必須積極轉變管理模式，不斷提高管理的質量和水平，推動我國檔案管理事業的健康發展。

參考文獻：

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