電子檔案管理在高職院校檔案管理中的應用

王靜

【摘要】：信息技術的進一步拓展使得在各種行業中使用電子歸檔成為可能。與傳統信息歸檔相比，電子歸檔具有諸多優點，但與此同時，也存在安全等各方面的隱患，電子操作系統在高職院校檔案管理中的應用方法有待完善。

【關鍵詞】：電子檔案 檔案管理 高職院校

引言：

檔案管理對于高職院校了解學術詳情，統籌人員信息等各方面有著不可或缺的作用。互聯網和電子信息技術的快速發展，使得以計算機為載體的線上交流日益頻繁，由此形成許多電子檔案，使得電子信息的妥善管理成為社會發展要解決的疑問。對于高職院校來說，文件管理對于確保學校高效，完整地運作非常重要。高等院校應運用好電子檔案管理的優點，正視其存在的各種風險并采取措施加以解決，以實現電子檔案管理的體系化專業化。

一、電子檔案管理應用的合理性

（一）高職院校電子檔案操作中涉及的對象

對于高職院校來說，實現電子檔案管理很有必要。完整的體系應涉及以下：第一是教學教育文件類檔案;第二是專業方面的學術研究檔案;更為重要的是有關學生學籍、教師人員信息等各方面統計類的電子檔案，這類的檔案牽扯學校人員統計等問題。總之，縱觀電子檔案管理所涉及的領域，都是非常重要的。而高效地系統地統籌歸納這些方面的內容，是電子檔案的優勢所在。

（二）高職電子檔案管理應用的優秀部分

1.電子歸檔的應用可以實現信息文件管理的高效化

高職院校大量的教師學生信息檔案，增添了管理歸納的難度，傳統的檔案管理方式可能導致一些檔案本身諸如人員身份信息的丟失和遺忘，造成了諸多不便。電子文件管理增效增速，提高了歸檔速度，使文件資源完整，系統化。

2.電子歸檔文件的應用有利于實現各種文件的集成。

計算機技術的快速發展，使檔案管理從中受益，在信息資料處理時，電子統計數據和信息記錄歸納實現了一體化，從而提高了歸檔質量，有益于工作順利開展，有益于信息及時記錄整理，減少了類似教職工及學生信息歸檔程序的復雜性。

3.電子檔案管理節約了人力財力

傳統的檔案歸納方法對人手要求較高，而電子化的檔案管理，使得職員數量成為了非必要性條件，更多的是對電子技術信息技術提出了相應的條件。這極大降低了檔案管理的操作強度，提高了人事工作的積極性和有效性。只需要根據電子信息提供的索引號便可很容易的找到所需人員信息檔案，這有利于工作質量的提高。

二、高職院校電子檔案管理的弊端

雖然電子信息管理方法為文件歸納帶來了便利，但它也存在威脅其發展的缺點和缺點。

（一）對電子信息技術和電子設備的高要求

電子檔案管理方式對高技術和高端設備的需求較大，必須有大量的電子設備作為工作運行的必須載體。為了使電子歸檔體系順利的實現，高職院校必須及時購進相關電子設備，必要的時候還需要更新換代，或者購買高價格的防盜體系以維護管理。這為學校的財政資源提出了更深的要求，在某一層面上也給高職院校的發展造成了壓力。

（二）電子檔案的保密性不高

例如，電子產品中，安全性已成為電子檔案管理的開發和應用必須面對的難題。正因為高職院校要歸檔管理的文件檔案有些涉及學校機密，涉及學校教職人員和學生的私人信息安全，電子檔案管理必須確保安全運轉，計算機網絡技術是開放的，必然存在隱患。

（三）電子設備的保存要求較高

電子檔案管理所需的設備都是高科技的電子產品，且不說價格，但凡要保存得當就需要將其放置在專門的地方，且做到通風、適宜溫度濕度調試等。地點的選擇條件要求高，灰塵有害氣體等各方面也要考慮進去，任何失誤都有可能帶來檔案工作的損失。

三，高職院校電子歸檔操作的應用對策

（一）國家和高職院校重視支持

這種歸檔有著不可替代的優點，國家和高職院校都應認識到其發展應用的巨大作用。一方面，國家需給予高職院校政策支持，經濟資助，幫助越來越多的高職院校普及這一檔案歸納管理體系的建立與完善。另一方面，各類高職院校也應積極了解發展這種優質體系，促進檔案管理方面的現代化專業化，為學術的發展創造更為良好的條件。

（二）加強管理體制建設和管理人才培養

作為社會活動的主體，人們應該盡力發揮自己的主觀能動性，制定總體規劃。電子歸檔系統越來越完善，對科技人才的需要也越來越大。為此高職院校應發展教育事業，引進優質的信息科技教育資源，努力培養更多的掌握電子管理核心技術的優秀人才，制定完善的人才激勵制度，進一步提升電子檔案管理的專業化水平。

（三）加強電子文件管理的安全性

對存儲設備、網絡運行體系等方面加強治理，增加保密性能。定期對電子高效設備檢查更新，發現問題及時維修等，同時配備相關安全技術人員管理設備、購進一些安全性高的防火墻等保護軟件也是有必要的，通過這些不能措施盡量保證教職工個人信息和學生學籍等相關電子檔案的安全性。

四、結束語

電子管理檔案是現如今不斷發展的時代中的必要產物，其在我們的生活中有了越來越廣泛的應用，電子檔案管理技術優缺點并存。社會在發展，信息技術面向全球得以普及，電子檔案管理是隨著時代應用而生的，是符合時代發展潮流和現實需要的技術體系。只要國家和高職院校對此給予高度的重視，技術就會不斷進步，電子檔案管理的應用必將使所有主要職業學院受益。

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