加強住房公積金檔案管理探討

田濱濱

摘 要：住房公積金檔案作為記載住房公積金發展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考憑證作用。隨著住房建設的改革發展，住房公積金業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要，住房公積金檔案管理已成為住房公積金事業的重要組成部分，是實現廣大市民住房保障的重要手段。近幾年來，隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，做好住房公積金業務檔案管理工作，已成為住房公積金部門的一項重要任務。

關鍵詞：檔案；公積金；現狀；發展；設想

住房公積金檔案作為記載住房公積金發展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考憑證作用。隨著住房建設的改革發展，住房公積金業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要，住房公積金檔案管理已成為住房公積金事業的重要組成部分，是實現廣大市民住房保障的重要手段。近幾年來，隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，做好住房公積金業務檔案管理工作，已成為住房公積金部門的一項重要任務。筆者就如何做好住房公積金檔案工作管理工作談一些粗淺看法。

一、加強住房公積金業務檔案管理的必要性及重要意義

1、加強住房公積金的檔案管理是健全完善住房公積金事業發展的必然要求。隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位住房公積金繳納人員的繳費資料顯得尤為重要，比如：住房公積金登記表、繳存基數表、工資發放名冊、身份證、復印件、營業執照、機構代碼證等重要資料的妥善保管，有利于有效維護住房貸款秩序和個人利益。

2、強化住房公積金業務檔案管理，有利于改善民生，提高服務質量。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動、可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好住房公積金工作的前提條件。

二、住房公積金檔案的特點

1、住房公積金檔案作者形成廣泛。住房公積金檔案的形成是由住房公積金運營與管理的部門、經辦機構、辦理住房公積金業務的相關單位以及辦理貸款、繳存、提取業務的個人。

2、住房公積金檔案門類多、內容豐富。目前，住房公積金檔案主要分為歸集、提取、貸款三類檔案，但是這三類下又具體細分了很多個層次。比如貸款又分為樓盤、貸款以及抵押貸款三類，而貸款下又分為新房、二手房、組合以及以貸還貸檔案等等。應住房公積金業務類型的不同，其檔案的內容也存有一定差別。

3、住房公積金檔案的保存時間有不確定性。住房公積金檔案的保存時間都在15年以上，其中貸款檔案的保存時間可能更長。借款人的檔案從貸前的審查到審批、到的合同的簽訂、到資金的發放、到還清貸款最長的需要30年，一旦遇到還貸期間貸款變更或是提前結清貸款等現象，檔案都隨之發生變化。

4、住房公積金檔案整理立卷要及時。住房公積金檔案的形成是業務辦理前臺留存下來的業務資料，但是每個住房公積金所涉及的每個業務之中都有著十分密切的關系，但是由于每個業務環節辦理的數量有著不確定性，因此，需要隨時就形成的檔案進行整理、立卷以及復核等等，避免造成檔案材料的積壓，同時有效避免了給下一步業務的開展造成阻礙。

三、目前住房公積金檔案管理的現狀

1、住房公積金檔案管理有待進一步重視。由于住房公積金檔案工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對住房公積金檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有些部門沒有專門的檔案室，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。

2、檔案管理水平有待進一步提高。如今大部分住房公積金機構實施了檔案的微機化管理，但由于系統軟件的缺失和人才隊伍的短缺，因而不能發揮數字化檔案管理的需要。仍有部分住房公積金機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率低下，直接影響了工作的進展。

3、檔案管理標準有待規范。住房公積金檔案管理缺乏國家標準，造成住房公積金檔案的各地管理辦法不統一。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀，哪些資科需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。

四、加強住房公積金檔案管理的設想

1、提高住房公積金檔案管的認識程度。積極爭取各級黨委、政府對住房公積金檔案工作的重視與支持，加大資金及人力物力投入，切實解決住房公積金檔案管理工作中存在的實際困難。如：資金短缺，人員少，庫房緊張等現實問題，為建設和完善住房公積金檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2、盡快制定統一的住房公積金檔案管理辦法，將住房公積金檔案工作納入規范化管理。管理辦法應就住房公積金檔案存儲的內容及范圍、檔案室的配套設備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責 檔案管理軟件的開發與應用等作出較為詳實的規定，逐步形成上下管理一致的住房公積金檔案管理體系。

3、積極推進住房公積金檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享。將住房公積金檔案管理系統納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃之中，統籌安排、整體設計、同步實施，要把電子文件的管理納人各單位檔案管理的范疇，制定電子文件歸檔和管理辦法，電子文件要實行脫機備份；要與紙質文件建立相應的有機聯系，確保電子文件的齊全完整和信息安全；要加強對住房公積金檔案動態電子信息的管理，確保動態數據齊全、準確和安全；同時，加快社會保障檔案數字化和網絡化建設，逐步實現住房公積金檔案信息資源的科學整合和有效利用。

4、提高住房公積金檔案管理人員素質。住房公積金檔案工作是一項政策性、業務性很強'的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。為此，住房公積金部門應積極引進檔案管理人才，組織住房公積金檔案員進行培訓開展經驗交流，努力造就一支業務精湛的住房公積金檔案管理隊伍。

（作者單位：濰坊市住房公積金管理中心青州分中心）