淺談數字檔案建設的意義

王欣

摘要：檔案承載著歷史，反映著現實，啟迪著未來，它在社會和經濟發(fā)展中具有獨特的作用，這是由檔案工作自身的特性所決定的，它是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面，隨著現代化網絡技術的飛速發(fā)展和廣泛運用，傳統(tǒng)檔案管理工作正面臨著巨大的變革，人們對檔案數字化建設工作越來越重視，數字檔案建設順應了檔案管理發(fā)展的潮流，滿足了社會的發(fā)展需求。

關鍵詞：數字；檔案；建設；意義

一、數字檔案建設的內容

（一）基礎設施建設

主要指檔案信息網絡系統(tǒng)和檔案數字化設備建設，基礎設施建設是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化建設的整體效益。

（二）檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期建設工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，是衡量檔案信息化水平的重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化成果和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄數據庫建設以及各門類檔案全文及專門數據庫建設。

（三）應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

（四）標準規(guī)范建設

是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（五）人才隊伍建設

檔案信息化建設，人才是關鍵，專業(yè)檔案人才是檔案數字化建設中最寶貴的資源。人才隊伍涵蓋檔案專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，做復合型的專業(yè)檔案人才既需要懂檔案業(yè)務，又需要熟悉信息技術的人才。

二、數字檔案建設的意義

1.從檔案原件的角度出發(fā)，數字檔案建設是保護檔案原件的重要手段；檔案是歷史的見證，具有原始憑證性和唯一性的特點，價值珍貴，一旦檔案原件保存不當則極大造成檔案損壞，甚至造成檔案毀壞、永久散軼。傳統(tǒng)檔案利用工作主要依賴于實體檔案原件的查閱利用，不僅檢索效率低，而且經常性翻閱動作對于檔案原件的耗損久也是肉眼可見的。檔案數字化建設將檔案資源進行數字化轉化，利用網絡技術在線查閱電子檔案，在推進檔案工作信息化、智能化的同時，也極大程度上保護了檔案原件。

2.從傳統(tǒng)檔案工作的角度出發(fā)，數字檔案建設是對傳統(tǒng)檔案工作的一次變革；傳統(tǒng)載體檔案在數字化的過程中對檔案原件進行系列流程化的整理、編目、裝訂、裝盒、統(tǒng)計、修復裱糊等各項工作，把原始檔案通過技術手段再重新修整，在完成數字化以后，對原始檔案進行封存管理，從而減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數，保障檔案的安全，開展檔案數字化工作，實質上是向數字化要安全、要效率，用數字化保安全。

3.從現代網絡技術發(fā)展的角度出發(fā)，數字檔案建設順應了檔案管理發(fā)展的潮流；時代在發(fā)展，科技在進步，技術在不斷創(chuàng)新，檔案工作不能停滯不前，止步于傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式，而應當不斷學習先進技術，與時俱進，不斷創(chuàng)新升級。緊跟現代化網絡技術的發(fā)展的潮流，檔案數字化建設的優(yōu)勢正在逐步顯現，越來越多的人開始重視將現代化技術手段運用在傳統(tǒng)檔案工作總結，雖然在這個技術糅合的階段遇到了諸多問題和挑戰(zhàn)，但是就目前檔案數字化建設的成果而言，成果是可喜的，運用先進網絡技術強化收集工作、簡化檔案整理、優(yōu)化檔案保管、深化檔案利用，使傳統(tǒng)檔案基礎工作得到了飛速的提升和優(yōu)化。

4.從檔案提供利用的角度出發(fā)，數字檔案建設是展現檔案價值的重要依據；提供利用是檔案價值的體現，也是檔案基礎工作的最終目的，它是檔案的靈魂所在。傳統(tǒng)檔案利用工作主要有三個特征：檔案工作不受重視、利用率低、利用效果差。

三、總結

數字檔案建設不僅是檔案工作的意向巨大革新，也是一項利國利民的建設內容，數字檔案管理較之于傳統(tǒng)檔案管理有著不可替代的優(yōu)越性。檔案工作的數字化建設順應潮流，適應時代發(fā)展。作為一種原生信息資源，檔案的重要性正日益凸顯，掌握信息技術為服務檔案工作，做好檔案工作為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

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