交通檔案管理信息化建設的重要性與途徑研究

黃杰瑤

摘要：在信息化時代，檔案管理信息化建設工作對于交通部門是至關重要的。它的真實性、全面性、科學性直接的反映了交通運輸事業的管理水平和工作人員的業務能力，但在社會轉型和改革的大環境下，很多制度并不完善，傳統理念也無法在短時間內被新的管理理念所取代，致使檔案信息化管理過程中還有很多的問題需要重視。文章就此話題展開討論。

關鍵詞：信息化建設；問題；重要性；途徑

一、引言

在整個交通事業管理活動中，檔案管理是其中最核心、最關鍵的部分，它能夠為交通管理提供真實可靠的資源信息，確保道路交通的安全及單位內部的穩定發展。而從大局上來看，檔案管理的科學性也直接的反映了交通事業管理水平的高低。尤其是在信息化時代，檔案管理也已經實現了信息化建設，體現了檔案服務的高質量、高價值，也增強了管理人員的服務意識和責任心，真正落實了為人民服務的原則，讓檔案資料的價值更加充分地體現出來。

二、交通檔案管理存在的問題

（一）管理不到位

檔案管理機制還在沿襲傳統的觀念進行管理，一方面在人員和設備無法做到合理的配置，沒有專門部門、人員進行專項管理，另外，目前而言大部分檔案都是分散管理，不集中，辦公與管理“共處一室”，影響各自工作效率，也容易發生工作混亂，不利于檔案的保存、銜接和保密，也為后期的開發利用增添了困難。

（二）資源浪費嚴重

部分員工由于自身能力有限、素質不高、對交通知識、管理知識以及信息技術的掌握不全面、不熟練，不僅無法全面的理解檔案資源的使用價值，也對于在管理中出現的一些管理問題、技術問題束手無策；加之受到傳統管理方式的影響，管理工作大多是人為操作，降低了工作效率。其次，信息技術更新快速，而交通檔案管理在基本的硬件使用和相應的管理軟件的研發方面跟不上技術的更新速度，甚至一套設備、一個軟件能使用多年，導致信息在網絡輸入、輸出和存儲等方面有一定的困難。

三、交通檔案管理信息化建設的重要性

（一）利于單位提高經濟效益

相對于傳統的管理模式，檔案的信息化建設讓檔案信息的管理和儲存更加有序、規范，不僅有效的縮減檔案的占地和存儲空間，節省了資源，減輕了工作壓力和單位的經營負擔，也減少了檔案管理的失誤發生率。整體上對于單位的經濟效益起到了推動和保障作用。

（二）利于提高檔案的利用率

檔案信息化管理有效的銜接起了單位管理活動中的各個環節、各個部門，實現了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結合基本信息進行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，省時、省力，也提高了工作效率和檔案的利用率，由此更好的服務單位、服務群眾、服務社會。

四、交通檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）合理利用網絡平臺

建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享。通過各類媒體終端，創造全方位的服務工作，單位也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播及本單位信息的被盜外流現象。其次，從全局出發，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設

加大對檔案工作的支持力，加強對從業人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業人員的思想。另外對人員的培訓也要從不同角度來進行。定期進行專業的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時培養一批科技人員，設置安全保密系統，嚴格監管計算機發布的內容，從而能夠有效地避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

（三）提高數字化管理

在管理工作中利用網絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數字化檔案管理的系統性，同時增加系統內部的儲存量。其次，對磁盤陣列產品的結構和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數字化檔案管理提供了系統保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統的維護功能，使得數字化檔案的管理可以實現在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

五、結語

當前檔案管理工作已經基本實現了信息化的管理模式，這不僅提高了管理工作效率和檔案資源的利用率，也催化了檔案工作的完善進度和程度，對交通事業的發展有著積極的作用。

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